Разделы

Интеграция Документооборот ИТ в госсекторе Внедрения

СЭД «Дело» внедрено в администрации Янаульского района Республики Башкортостан

В 2014 г. сразу несколько муниципальных администраций Республики Башкортостан приняли решение о внедрении системы электронного документооборота на базе СЭД «Дело». В их числе – администрация муниципального района Янаульский район. С октября текущего года в СЭД администрации Янаульского района работают ее подразделения, а также руководство муниципалитета. Проект реализует компания «Медиалюкс», региональный партнер ЭОС.

Автоматизация документооборота в администрации МР Янаульский район проходила в два этапа. До начала проекта процедуры обработки документов в организации осуществлялись без использования специализированного программного обеспечения. Целью внедрения СЭД заказчик обозначил постепенный переход от «бумажных» технологий работы с документами к электронному документообороту. Старт проекту был дан в январе 2014 г., а внедрение системы началось с автоматизации регистрации документов.

На первом этапе были решены следующие задачи:

  • автоматизация регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию (как в бумажном виде, так и по электронной почте);
  • переход от бумажной формы регистрационных журналов к электронной;
  • повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированной системы контроля, предусматривающей регистрацию в СЭД всех поручений высшего руководства;
  • автоматизация формирования отчетных форм по документообороту (для обеспечения руководства необходимой для принятия управленческих решений информацией);
  • снижение временных затрат на рутинные процедуры регистрации и поиска документов и поручений.

Для решения данных задач и определения последовательности внедрения СЭД первоначально был проведен анализ структуры и объема документооборота администрации, обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота.

Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Доступ в систему получили глава администрации и его заместители. Первый этап проекта был завершен в течение января 2014 г.

Второй этап проекта стартовал в октябре. Он предусматривал распространение СЭД на подразделения администрации, подведомственные организации и более полное освоение функционала системы «Дело». В рамках этой стадии проекта требовалось решить следующие задачи:

    дальнейшее развитие системы контроля исполнения через автоматизацию передачи поручений в подразделения и получения отчетов об исполнении;
  • переход на безбумажное взаимодействие между подразделениями – отказ от передачи бумажных документов;
  • сокращение времени на прохождение и исполнение документов;
  • оптимизация работы с удаленными подразделениями.

На данном этапе к СЭД были подключены отделы администрации и обособленные подведомственные подразделения, а руководителям (глава и первый заместитель главы администрации) установлены и настроены мобильные клиенты Electrodocs (разработка «Медиалюкс») для планшетов iPad.

Российские компании предлагают техподдержку третьего уровня по цене базовой
Инфраструктура

В обособленных подразделениях была организована собственная регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Отделам администрации были настроены учетные записи для получения поручений и ввода отчетов об исполнении. Пользователи прошли групповое обучение, а также получили индивидуальные консультации по актуальным для них вопросам.

В дальнейшем планируется расширение использования системы внутри администрации и подключение к ней других организаций, связанных в рамках работы с документами и оказания муниципальных услуг.

Напомним, что муниципальные структуры Республики Башкортостан начали внедрение системы электронного документооборота «Дело» в 2007-2008 гг. и продолжают развивать ее. Проекты реализованы более чем в 30 органах местного самоуправления региона – в администрациях муниципальных районов, городских округов, поселений.

Михаил Иванов

Подписаться на новости Короткая ссылка