Поделиться
Электронный архив в Орловском государственном институте культуры
Специалисты Орловского государственного института культуры выполнили настройку и внедрение системы электронного архива «Этлас». Об этом CNews сообщили представители компании «Этлас-Софт».
«Орловский государственный институт культуры» — образовательное учреждение, осуществляющее подготовку специалистов в области хореографического, инструментального, театрального искусства, а также библиотечного и музейного дела. Осуществляется реализация государственных программ, ведется взаимодействие с профильными учреждениями, студентами и их родителями. Все это приводит к формированию потребности в работе с большим количеством документации. Чтобы ускорить процесс поиска, а также систематизации хранения и учета документов руководство института культуры приняло решение о внедрении системы электронного архива.
В ходе проведения анализа систем, которые присутствуют на рынке «Орловский государственный институт культуры» выбрал электронный архив, созданный российским разработчиком систем электронного документооборота и архива «Этлас-Софт», по следующим причинам: система может применяться в рамках осуществления импортозамещения – она создана российским разработчиком, что защищает от внезапного ухода компании с рынка России, позволяет рассчитывать на своевременное и регулярные обновления, предоставление поддержки; процесс установки максимально упрощен – специалисты института культуры смогли справиться с процессом внедрения и настройки системы самостоятельно; система совместима с большинством программ, используемых в рамках импортозамещения, что упрощает процесс ее внедрения и позволяет не отказываться от привычного софта; удастся значительно ускорить процесс работы с документами, автоматизировав выполнение целого комплекса обязательных операций; присутствуют инструменты, позволяющие вести учет существующего бумажного архива.
Электронный архив «Этлас» позволяет хранить как электронные документы, так и сканы бумажных оригиналов. Он поддерживает практически все типы файлов, что значительно упрощает процесс выполнения операций. Комплектация «Про» дает клиенту дополнительные возможности, позволяя быстрее проводить стандартные процессы и делая обработку документации, ее поиск максимально удобными.
Особое внимание уделено безопасности. Система оснащена дополнительными функциями, предотвращающими взлом и несанкционированный доступ. Клиент может указать, кто имеет право ознакомиться с тем или иным документом. Дополнительно обеспечивается полная конфиденциальность.
Система постоянно развивается и периодически дополняется новыми функциями с учетом потребностей клиента. Обновление рабочих мест пользователей не требует от них никаких действий и происходит в автоматическом режиме.
Ожидается, что внедрение системы электронного архива «Этлас» в «Орловском государственном институте культуры» ускорит процесс выполнения рутинных операций с документацией, систематизирует ее хранение, позволит быстро находить нужные файлы. В результате возрастет общая продуктивность административных подразделений образовательного учреждения.
Короткая ссылка
