Поделиться
«Первый бит» и РТУ МИРЭА разработали единое цифровое пространство для документооборота
Московский офис ИТ-интегратора «Первый бит» вместе с МИРЭА — Российским технологическим университетом завершили проект по созданию единой системы управления документооборотом, финансовой деятельностью и кадровым учетом. Это решение автоматизировало множество процессов в вузе, усилив интеграцию его подразделений и многократно увеличив их КПД. Проект длился один год. В результате более 600 рабочих мест полностью перешли на цифровой обмен информацией.
До проекта бухгалтерский, кадровый и финансовый учет в университете уже были автоматизированы, но часть данных пользователи все еще вносили вручную.
Следующим шагом стал переход остального документооборота: писем, служебных записок, приказов, распоряжений и других внутренних документов в электронный формат в системе «1С:Документооборот государственного учреждения» («1С:ДГУ»).
Выстроена сложная архитектура процессов работы с документами: от регистрации до согласования, доработки, подписания и контроля исполнения документа. В системе можно быстро найти любой файл и увидеть всю историю документа в удобном формате с комментариями исполнителей и постановщиков задач с временем исполнения.
Задачи, стоящие перед университетом, и изменяющееся законодательство требовали создания современной единой информационной системы. В результате проекта была налажена интеграция «1С:ДГУ» с «1С:Бухгалтерией государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Это позволило обновлять данные о пользователях системы по уволенным и принятым сотрудникам в режиме реального времени. Система стала адаптирована к сложной структуре университета, где значительная часть сотрудников является совместителями.
Сдача регламентированной отчетности ускорилась в несколько раз, используются механизмы автозаполнения форм, процесс сбора данных стал прозрачным и быстрым.
Система позволила сократить время на беготню по кабинетам, уменьшив риск потерять нужные бумаги. Теперь все данные хранятся в одном месте в определенных папках под контролем ответственных исполнителей.
Повышен уровень дисциплины, стало прозрачным, какие поручения выполнены, а какие нет и по какой причине. Также стало проще отслеживать трудозатраты сотрудников в результате настройки учета рабочего времени.
В ходе проекта были настроены электронные подписи сотрудникам, что в том числе привело РТУ МИРЭА к отказу от избыточного бумажного документооборота. Благодаря этому вуз стал более экологичным.
Короткая ссылка
