Поделиться
Реалии рынка СЭД: профессионалы поспорили
В последние годы российский рынок электронного документооборота демонстрирует стабильный рост: увеличивается число организаций, где внедрена система электронного документооборота, растет количество автоматизированных рабочих мест. Причем, если ранее сферой применения СЭД был крупный и средний бизнес, то теперь дело дошло и до малого. О состоянии российского рынка СЭД и путях его дальнейшего развития говорилось на круглом столе "Системы электронного документооборота и хранения данных", организованного CNews Conferences.Андрей Гриб: Сегодня все больше распространяется практика выноса в СЭД процессов согласования и подписания договоров
На вопросы CNews ответил Андрей Гриб, руководитель Центра компетенций "Автоматизация электронного документооборота и заказная разработка на платформе IBM Lotus", компания "Аплана".
CNews: Каково место СЭД в корпоративной информационной системе компании? Какие функции должны быть возложены на СЭД, с какими системами она должна быть связана и как?
Андрей Гриб: СЭД – инструмент управления. Управление организацией затрагивает все функциональные аспекты ее деятельности – финансы, операции, маркетинг, управление человеческими ресурсами. Это и определяет место СЭД как связующего компонента информационной системы компании.
Решение становится действием, когда оно принимает форму подписанного документа. Благодаря интеграции СЭД получает из специализированных систем фактические данные, автоматически включает их в тексты типовых документов, организовывает их доставку сотрудникам для согласования, подписания, утверждения, регистрации, направляет ответственному исполнителю, т. е. лицу, отвечающему за подготовку документа, всю информацию о ходе работы с ним.
В МТС, в частности, использование интеграционных механизмов существенно уменьшило время, которое затрачивают юристы, маркетологи, специалисты по поддержке внутренних пользователей на подготовку разрешительных документов по своей деятельности.
Другой пример. Сейчас уже широко распространена практика выноса процессов согласования и подписания договоров в СЭД. Это второе направление использования интеграции. Договор инициируется в ERP, его согласование происходит в СЭД. После подписания договора автоматически изменяется его статус в ERP. Причем возможна такая реализация интеграции, когда ответственный исполнитель непосредственно в СЭД отслеживает не только получение и отправку документов по договорам, подтверждающих выполнение работ, но и контролирует поступления и выплаты денежных сумм по договорам.
CNews: Как оценить масштаб внедрения проекта? Какой проект можно считать большим?
Андрей Гриб: В нашей системе мы сделали большой акцент на документационную поддержку принятия решений. Многие управленческие решения носят типовой повторяющийся характер. Они принимаются путем подготовки и согласования типовых документов – договоров, заявок, приказов и т. д. Каждый такой документ имеет свой маршрут обработки, который охватывает полный жизненный цикл и может включать создание документа, согласование, подписание, утверждение, регистрацию, формирование по нему поручения и т. д. вплоть до отправки его в архив. Поэтому в последнее время для оценки размеров проекта, его трудоемкости и цены мы все чаще используем такой признак, как число типовых документов, для которых нужно автоматизировать процессы их создания, принятия по ним решений и выполнения этих решений. С этой точки зрения мы считаем проект большим, если в нем реализованы правила работы более чем с 20 видами типовых документов. Например, СЭД МТС сегодня поддерживает регламенты работы для 130 видов типовых документов, в "Северсталь-Ресурс" было выделено 50 видов типовых договоров, для каждого из которых был реализован свой регламент прохождения в организации.
Второй важный показатель размеров проекта связан с его распределенностью. Здесь на цену и трудоемкость проекта начинают влиять и число филиалов, которое охватит решение, и число сотрудников, которых нужно обучить. 500 клиентских мест – так мы для себя определили большой проект с этой точки зрения.
Короткая ссылка
