Разделы

Документооборот

Кто главный по документообороту: бюрократия или бизнес?

В любом проекте важно правильно определить спонсора: найти в организации заказчика человека, который занимает достаточно высокий пост и понимает, какую пользу можно получить от внедрения новой технологии. Это применимо и к автоматизации документооборота. Индустрия СЭД сегодня пробует переориентироваться с традиционной автоматизации делопроизводства на более широкий спектр задач. Процесс объяснимый: деньги там, где центр прибыли. Обычный документооборот всегда считался центром затрат – а финансирование затратных проектов вызывает меньше энтузиазма у руководства. Исторически внедрение СЭД шло через управление делами. Сегодня этот ресурс близок к истощению, как угольные пласты в Донбассе. Регистрация документов и контроль исполнения в электронном виде есть практически у всех. Последнее ралли на этом рынке пройдет под флагом развертывания СМЭВ и МЭДО – и внедрения электронных госуслуг. Однако это уже не острие технического прогресса, а подтягивание отстающих хотя бы до среднего уровня.

Управление делами или канцелярия – наш главный оплот?

Для бизнеса (если это реальный бизнес, а не полугосударственная бюрократическая структура) классическая СЭД не слишком интересна. Конечно, все поставщики СЭД могут предъявить весьма внушительные списки клиентов из бизнеса, но масштаб проектов СЭД все-таки несопоставим с расходами на внедрение ERP. Если в бизнесе классическая СЭД и используется, то в основном для автоматизации аппарата руководителя и работы делопроизводителей в подразделениях. Это объясняется тем, что управление делами имеет ограниченный взгляд на бизнес-процессы своей организации и поэтому не может поставить достаточно амбициозные цели проекта, увязанные со стратегией компании.


Поставщикам СЭД стоит пересмотреть свою ориентацию на управление делами

Наверное, поставщикам СЭД стоит пересмотреть свою ориентацию на управление делами как на основного функционального заказчика, если они намерены выйти на более широкий рынок. Пора честно признать: автоматизация корпоративной бюрократии имеет мало общего с автоматизацией реальных бизнес-процессов.

Кому выгодно?

Согласно латинской поговорке qui prodest (кому выгодно?), всегда надо искать того, кому это выгодно. Внедрение СЭД тоже может быть полезно, если позволит бизнесу сократить издержки и (или) уменьшить риски. Нужно только правильно идентифицировать людей в компании, которые заинтересованы в улучшении работы с документами. К сожалению, это не всегда легко сделать, потому что бизнес относится к СЭД шаблонно и часто не видит других применений данной технологии, кроме как для решения общих задач документооборота. А на самом деле потенциал СЭД/ECM гораздо мощнее.

Огромный пласт документов, которые требуют самого пристального учета и внимания, связан с проведением различных бизнес-транзакций, как то выставление и оплата счетов, отгрузка товаров и прочее – так называемая первичка. Обычно эти документы сразу попадают в линейные подразделения, а затем в бухгалтерию и там обрабатываются, причем чаще всего вручную, без всяких ECM. По количеству документов поток финансовой "первички" значительно превосходит "входящие-исходящие" в любой бизнес-структуре, но до сих пор эта задача была вне поля зрения поставщиков СЭД.

Бизнес-процессы, построенные на использовании бумажных документов, катастрофически тормозят движение денег и товаров, и следовательно – уменьшают прибыль. К тому же с "исходников" снимается большое число копий – часто просто на всякий случай, чтобы были под рукой, а вовсе не исходя из требований законодательства. Это еще больше удорожает сам процесс.

Чем заменить иностранные ECM
Импортонезависимость

Казалось бы, ответ на вопрос, кому выгодно автоматизировать обработку финансовых документов, очевиден: это акционеры и топ-менеджеры, чей доход зависит от общих результатов хозяйственной деятельности компании. Но пока мы не видим массового внедрения технологий СЭД в интересах бизнеса, а не бюрократии.

"Для успешного проекта нужен внятный бизнес-заказчик с понятными целями, и СЭД/ECM – не исключение", – размышляет Александр Ольхов, менеджер по развитию бизнеса продуктовой линейки SAP ECM Suite в САП СНГ. Следует оптимизировать процессы бизнеса предприятия в целом, а не отдельных его участков, уточняет эксперт.

Что мешает проникновению СЭД в бизнес?

Как всегда, основная проблема – коммуникации. Разработчики СЭД все еще говорят языком бюрократии, а не бизнеса. Бизнес же привык общаться с консультантами и специалистами по BPM, которые многие вещи делают правильно. За одним исключением: обычно у них, по сравнению со специалистами в СЭД/ECM, мало практики работы с большими потоками документов.

С чего начать импортозамещение в ИБ?
Импортонезависимость

Ведь если подходить к задаче комплексно, нужно решать не только оперативные вопросы оптимизации бизнес-процессов, но и задумываться о политиках доступа, организации хранилища документов, а также о своевременном их уничтожении.