Поделиться
Контур помог компании Tom Tailor перевести кассовые документы в электронный вид
Объем кассового документооборота компании Tom Tailor только с собственной розничной сетью составляет свыше 230 тыс. документов ежегодно. Чтобы автоматизировать работу, компания решила перевести кассовый документооборот в электронный формат. Также важно было достичь других целей: сократить финансовые затраты, ускорить обработку и доставку документов.
В результате перевода кассовых документов в электронный вид цели компании были достигнуты. Так, ежегодные затраты на документооборот уменьшились на 2,7 млн руб. Теперь документы – кассовая книга, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер – автоматически формируются в базе магазина и отправляются в головное подразделение. Ускорилась обработка документов: бухгалтер проверяет только их наличие, а не заполненные поля. Также было оптимизировано управление значительным объемом документооборота. В ближайших планах компании – перевести на ЭДО большую часть контрагентов и организовать электронный архив.
«Для розничных компаний особенно важно упростить работу с кассовыми документами, ведь на них приходится около 60 % от общего объема документооборота. Поэтому мы решили сосредоточиться на повышении эффективности процессов в рознице. Так, были поставлены задачи: упростить работу с кассовыми документами для сотрудников магазинов, ускорить обработку, хранение и поиск документации для бухгалтеров. С модулем для 1С мы оптимизировали свои процессы, создали шаблоны для всех кассовых документов и организовали передачу в Диадок. Сейчас кассовая документация полностью переведена в электронный формат, а мы планируем искать новые возможности для упрощения труда», – сказала Татьяна Куцевалова, главный бухгалтер Tom Tailor.
«Перед официальным запуском кассовых документов в «Диадоке» для Tom Tailor мы протестировали ЭДО на двух подразделениях. Это помогло определить сроки запуска проекта и подготовиться к полноценному переводу на ЭДО других подразделений. Быстрого результата удалось достичь благодаря поддержке коллег из Tom Tailor. Они самостоятельно подготовили для сотрудников обучающие видео и инструкции. Совместные усилия помогли достичь цели. Теперь в конце рабочего дня достаточно загрузить в «Диадок» все необходимые документы, подписать и отправить», – отметила Ольга Кулагина, менеджер по развитию корпоративных клиентов «Контур.Диадока».
В дальнейшем компания Tom Tailor планирует перевести на ЭДО большую часть контрагентов. 99% покупателей уже работают с электронными документами, теперь идет активное подключение поставщиков. Также планируется организация электронного архива для внутренних и внешних документов.
Короткая ссылка
