ГК «Пивзавоз Group» создал электронный архив документов на базе «Скан-Архива»

Документооборот
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

«Гэндальф» объявила о завершении проекта по внедрению «Скан-Архива» в группе компаний «Пивзавоз Group» для быстрого доступа к документам бухгалтерии. После внедрения программы был налажен быстрый доступ к копиям документов: теперь они синхронизированы с базой «1С». Также на предприятии сократилось время на подготовку к налоговым проверкам. Ежедневная через программу проходит около 1500 документов.

«Пивзавоз Group» - один из крупнейших дистрибьютор разливных напитков в России. В группу компаний входит завод по производству напитков и снэков, логистический центр для поставок продукции, а также сеть из 50 магазинов в Свердловской области.

Компания сотрудничает с большим числом контрагентов: 15 заводов-производителей пива, сотни покупателей, партнеров и франчайзи. Это обуславливает документооборот в 300-350 тыс. документов в год. Каждый день бухгалтерии «Пивзавоз Group» необходимо обрабатывает до 1500 новых бумаг, поэтому бухгалтерская служба сделала запрос на автоматизацию ввода документов и обеспечение быстрого доступа к их копиям в электронном виде.

Для решения этой задачи специалисты ИТ-службы «Пивзавоза» выбрали программу «Скан-Архив» авторства компании «Гэндальф», которая позволяет создавать базу документов в «1С».

Специалисты ИТ-службы «Пивзавоз Group» самостоятельно внедрили программу: установили ПО и потоковый сканер, необходимый для обработки документов, настроили обработку печатных форм и синхронизировали программу с «1С:Управление торговлей 8», в которой хранится база контрагентов. Затем в программу были добавлены необходимые документы из бумажного архива, что решило изначальную проблему отсутствия быстрого доступа.

«Скан-Архив» позволил уменьшить время поиска документов: найти нужный документ в программе теперь можно за несколько секунд. Это полезно при подготовке к налоговым проверкам, когда требуется подготовить пакет из нескольких тысяч документов для ФНС. Ранее для этого требовалось несколько рабочих дней, теперь бухгалтеры тратят на поиск документов в программе несколько часов. Также сотрудники «Пивзавоз Group» использует функцию контроля возврата документов: «Скан-Архив» позволяет проверить, прислал ли контрагент необходимый документ или нет.

Начальник отдела программно-технического обеспечения «Пивзавоз Group» Вадим Хамитович Хаматнуров сказал, что ИТ-служба в скором времени начнет внедрение программы «1С:ERP» в холдинге. «Скан-Архив» также будет переустановлен и настроен для работы с базой контрагентов в 1С:ERP.