«Алроса» перешла на новейшую версию Docsvision

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Горнорудная компания «Алроса» завершила масштабный проект перевода системы электронного документооборота на базе Docsvision на новейшую версию платформы. Об этом CNews сообщили в компании «ДоксВижн».

Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 г., когда компанией «Алроса» было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт» в двух аппаратах управления компании в Москве и Мирном с общим количеством пользователей до 500 человек. СЭД была призвана решить задачи базового делопроизводства: автоматизировать «канцелярию» и работу с организационно-распорядительной документацией, усилить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить межфилиальное взаимодействие. В 2010 г. компания приняла решение о смене платформы для СЭД и выбрала программу от российского разработчика — Docsvision 4.5, а в 2011 г. выполнила внедрение и переход на новую программу. В 2016 г. система электронного документооборота компании была переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4 и принята в промышленную эксплуатацию. Docsvision в предыдущей версии останется доступной для использования до конца 2016 г., а далее будет выведена из эксплуатации, указали в «ДоксВижн». Систему сегодня используют в распределённой среде около 500 сотрудников в Москве и 4500 в Якутии.

Как отмечается, перевод системы на версию Docsvision 5 в 2016 г. стал важной вехой проекта, вызванной необходимостью применить передовые функциональные наработки, объединить системой электронного документооборота более двух «площадок», уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, перейти от кастомных карточек на штатный настраиваемый функционал и не отставать от развития платформы.

«Нежелание сильно кастомизировать решение — это принципиальная установка заказчика с целью обеспечения бесперебойной промышленной эксплуатации при развитии платформы. Возможности Docsvision 5 в этом отношении шире: за счёт более гибких базовых объектов и средств конструирования она позволяет создавать прикладные функциональные решения с меньшим объемом проектного кода, а это делает решение более надёжным и более доступным по совокупной стоимости владения», — подчеркнули в компании.

Сегодня СЭД «Алроса» переведена на новую версию в полном объеме. Для синхронизации данных двух площадок управляющей компании — Москва и Мирный — используется модуль межфилиального обмена Docsvision.

Внедрение ведется командой заказчика, сформированной для целей бизнес-проектирования и технического сопровождения, с привлечением подрядчиков-сотрудников компании «Тимлис-Консалтинг» (партнёра Docsvision). Работы по проекту проходят при поддержке компании-вендора. Заключенный договор авторского надзора обеспечивает дополнительную поддержку от специалистов Docsvision: выделен персональный консультант-куратор, представители вендора участвуют в еженедельных и внеплановых совещаниях, техподдержка оказывается в приоритетном режиме. Важная составляющая авторского надзора — ревью всех проектных решений с точки зрения оптимального использования возможностей платформы, консультации, заключения и рекомендации по этим вопросам. Кроме того, это даёт возможность включения заранее запрошенного заказчиком функционала в плановое развитие платформы, отметили в «ДоксВижн».

Масштаб проекта и его текущее состояние подтверждают готовность платформы Docsvision к повышенным нагрузкам и реализации ключевых требований, предъявляемых к СЭД со стороны крупного современного холдинга. За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время — 1200 одновременных. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий, а через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 объектов системы.

В самых ближайших планах по развитию СЭД у «Алроса» — работа по обеспечению мобильного доступа к СЭД руководителей всех функциональных уровней на базе продуктов «Лёгкий клиент» и «Почтовый клиент» Docsvision, применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего ЭДО компании и обмена с внешними организациями, разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов компании. В текущем году начато полномасштабное внедрение СЭД с тиражированием решения в 4 дочерних и зависимых обществах компании, с 2017 г. планируется включение в единый контур СЭД группы компаний «Алроса» более 10 дочерних обществ.