НИИМА «Прогресс» создал электронный архив документов на платформе «Этлас»

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Исследовательский институт микроэлектронной аппаратуры (НИИМА) «Прогресс» создал электронный архив документов организации на платформе «Этлас». Об этом CNews сообщили в компании «Этлас-Софт».

Реализация проекта по созданию электронного архива документов на платформе «Этлас» началась в «Прогрессе» в конце 2015 г. НИИМА «Прогресс» — это дизайн-центр РФ по разработке специализированной микроэлектронной элементной базы, участник и головной исполнитель по ряду государственных программ, межотраслевой центр проектирования СБИС типа «Система на Кристалле», разработчик и производитель ГЛОНАСС/GPS-навигационных приемников, микроэлектронной аппаратуры. «Прогресс» также является головной организацией по микроэлектронике в госкорпорации «Ростехнологии».

Летом 2015 г. руководство отдела информационных технологий, в ходе изучения вопроса по систематизации хранения документов, рассмотрело различные предложения участников рынка электронных архивов.

Основными требованиями к системе были: возможность создания произвольной структуры хранения документов; поддержка любых типов документов; высокая надежность хранения данных с наличием дополнительных инструментов шифрования документов; защита программного комплекса от различного вида сетевых атак; наличие инструментов по самостоятельной настройке и модификации системы; возможность в рамках одной системы создать ряд электронных архивов; быстрый и безболезненный переход от стадии тестирования системы к стадии эксплуатации; наличие квалифицированной технической поддержки от производителя системы.

В результате тестирования различных систем руководство института сделало свой выбор в пользу платформы «Этлас», так как она, по отзыву заказчика, полностью удовлетворяла поставленным требованиям. Специалисты «Этлас-Софт» в кооперации со специалистами института на стадии тестирования смогли быстро настроить систему под решаемые задачи.

Поскольку за время тестирования системы сотрудники института сформировали структуру архива, зарегистрировали пользователей и разбили их на группы, а также настроили карточки документов, справочники, нумераторы, механизмы автоматического именования и размещения документов, то возник вопрос перехода от тестового режима к рабочему. Так как данная проблема в ходе выбора системы возникает довольно часто, то специалисты «Этлас-Софт» создали механизм, позволяющий за несколько минут перейти от тестового режима к режиму промышленной эксплуатации с сохранением всех наработок на стадии ознакомления с системой. Для удобства работы с данными были настроены различные отчеты в виде журналов регистрации входящих и исходящих документов.

В результате совместной реализации данного проекта специалисты института создали организационно-распорядительный архив, который включает в себя хранение: входящих, исходящих и внутренних документов организации (договоры, письма, приказы, распоряжения и т.д.). Также был создан электронный архив конструкторской документации и результатов инвентаризации научно-технической деятельности института.