«Сев. Р. Девелопмент» перешла на EOS for SharePoint

Интеграция Внедрения Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

С декабря 2015 г. компания «Сев. Р. Девелопмент» (г. Москва) перешла на новую систему управления корпоративным контентом — EOS for SharePoint. В компании автоматизирован управленческий документооборот, работа с проектами документов, задачами, управление совещаниями, а также ряд сопутствующих бизнес-процессов. Как сообщили CNews в «Электронных офисных системах» (ЭОС), исполнителем всего комплекса работ и поставщиком программного обеспечения является партнер ЭОС — компания «Юниксофт» (г. Мытищи).

«Сев. Р. Девелопмент» (Severin Development) входит в группу компаний Severin Group, специализирующуюся на проектировании и контроле за строительством общественных и производственных зданий. «Сев. Р. Девелопмент» выполняет функции технического заказчика, осуществляет строительный контроль (технический надзор) и строительный аудит на объектах промышленного и гражданского строительства. В портфолио Severin — более 200 проектов, реализованных в 48 городах России.

У «Сев. Р. Девелопмент» разветвленная структура — кроме 6 департаментов центрального офиса, в документообороте также участвуют 13 удаленных подразделений. На момент проведения обследования бизнес-процессов общий объем электронных версий документов по актуальным проектам достигал 1,5 ТБ. По оценке специалистов заказчика, в процессе деятельности компании в год создавалось до 900 ГБ различных документов. Каждый департамент формировал из них тематические папки. На момент обследования было создано более 90 тыс. папок, в которых хранилось порядка 800 тыс. файлов, рассказали в ЭОС.

При выборе новой автоматизированной системы для управления корпоративным контентом, которая заменила бы использовавшиеся ранее решения, рассматривалось множество представленных на рынке ECM-систем. Учитывались в комплексе три фактора: цена программного продукта; стоимость услуг внедрения; готовность функционала (минимум доработок под специфику бизнес-процессов).

Наилучшим образом совокупности этих критериев соответствовала ECM-система EOS for SharePoint, разработанное ЭОС портальное решение. В качестве исполнителя проекта была выбрана компания «Юниксофт», с которой в середине августа 2015 г. заказчик заключил договор на поставку ПО и внедрение.

На стадии подготовки к внедрению проектная команда «Юниксфот» проанализировала исходные данные: объем документооборота, бизнес-процессы и состав групп документов, работу с которыми предполагалось автоматизировать. По итогам анализа и обследования были выданы рекомендации по адаптации существующего документооборота под технологическую схему (возможности платформы и EOS for SharePoint), по архитектуре и аппаратному обеспечению для развертывания и по оптимизации расходов на внедрение.

В целом развертывание системы, ее настройка, обучение сотрудников, тестирование настроенного решения и устранение замечаний заняли около 4 месяцев. За период внедрения со стороны заказчика сформулировано около 140 вопросов и пожеланий, большинство из которых было реализовано в EOS for SharePoint. В промышленную эксплуатацию система запущена 15 декабря 2015 г.

В результате внедрения ECM-системы EOS for SharePoint в «Сев. Р. Девелопмент» автоматизированы процессы согласования большинства документов, унифицированы справочники (организаций, видов документов, и т.д.) и документально ориентированные бизнес-процессы (в том числе управление совещаниями), а также организован удобный доступ для внешних пользователей (удаленных подразделений), отметили в ЭОС.