Поделиться
Как построить юридически значимый ЭДО
В современных реалиях перевод компании на электронный документооборот (ЭДО) – необходимое условие для развития бизнеса: позволяет отказаться от "бумажного" делопроизводства, повышает оперативность обмена документами между филиалами и сторонними организациями, снижает операционные издержки и т.д. Но, к сожалению, данное техническое нововведение может усложнить жизнь не только работникам ИТ-службы, но и рядовым сотрудникам – участникам документооборота, так как изначально были неверно сформулированы цели внедрения ЭДО. Как же правильно сделать это и организовать работу так, чтобы система работала на компанию, а не против нее?Традиционными сферами применения электронного документооборота являются автоматизация делопроизводства, внутрикорпоративный документооборот, коммерческий и бухгалтерский документооборот между организациями, межведомственное информационное взаимодействие. Если для первых двух сфер - решаемые задачи направлены на контроль жизненного цикла документа: от создания и согласования проекта до его архивного хранения. То в том случае, когда задачи электронного документооборота сводятся к обмену электронными документами между организациями или ведомствами, приоритетное значение должно уделяться приданию юридической силы передаваемых документов, защите целостности и авторства при передаче, а также квитированию фактов отправки и доставки документов. В системах обмена документы, как правило, оформляются в виде файлов, выгружаемых из финансово-учетных программ и систем электронного документооборота.
СЭД или система обмена документами?
Для удобства принятия решения можно составить сравнительную таблицу. Сначала необходимо определить для каждого вида документа следующие параметры: количество оформляемых документов в месяц; тип документа (передаваемый контрагенту или внутренний); возможность оформления подлинника в электронной форме, с учетом законных ограничений и мнения ответственных сотрудников; срок хранения документа и затраты на оформление в бумажной форме и передачу. Затем исключить из таблицы те документы, которые не могут быть оформлены в электронной форме по закону, в отношении которых видится наибольшее отторжение ответственных сотрудников или у которых срок хранения свыше 15 лет.
После чего надо отсортировать таблицу с учетом количества оформляемых документов в месяц, затрат на оформление их в бумажном виде и расходов на передачу. Разделить таблицу на две части: первая – приоритетная задача, вторая – та, что можно отложить на некоторое время.
В чем разница?
Системы электронного документооборота широко представлены на рынке. Большинство из них отличаются значительными функциональными возможностями, позволяющими в полной мере автоматизировать процесс внутрикорпоративного документооборота в организации. Однако для целей межкорпоративного и межведомственного обмена традиционные СЭД не всегда подходят, тому есть несколько причин: это и технологическое различие, и стоимость внедрения, и особенности эксплуатации СЭД. На помощь тут приходят "облегченные" версии – системы обмена документами.
Cравнение по затратам на проекты по внедрению типовой СЭД и системы обмена документами на базе "КриптоТри"
| Затраты | Система электронного документооборота | Система обмена электронными документами на основе "КриптоТри" |
| Стоимость лицензии на одно рабочее место, включая средства ЭЦП | от 6000 рублей | 3400 рублей за комплект |
| Необходимость дополнительных программных компонент или их модернизация | СУБД, серверные операционные системы | не требуется |
| Необходимость дополнительных технических компонент или их модернизация | сервера, телекоммуникационное оборудование | не требуется |
| Внедрение | от 600 рублей за чел/час и от 320 чел/час | не требуется, в комплекте организационно-распорядительные документы |
| Обучение | от 500 рублей за чел/час | не требуется, исключительная простота использования |
| Доработка при внедрении | чаще всего требуется, от 700 рублей за чел/час | не требуется |
Источник: "Крипто-Про", 2010
Система обмена документами на базе комплекта "КриптоТри" позволяет обеспечить защищенный обмен документами с приданием им юридической значимости.
О решении "КриптоТри"
"КриптоТри" - это комплексный продукт, позволяющий обеспечить защищенный обмен электронными документами с приданием ему юридической значимости. В состав решения входит криптопровайдер СКЗИ "КриптоПро CSP" (продукт компании "Крипто-Про"), ключевой носитель "Рутокен" (программно-аппаратное средство компании "Актив") и клиентское приложение "КриптоАРМ Стандарт" (решение компании "Цифровые технологии").
Короткая ссылка
