РКИТ автоматизировала делопроизводство и совещания в «Алансе»

Интеграция Внедрения
мобильная версия

Специалисты РКИТ создали для «Аланса» решение по автоматизации процессов делопроизводства и совещаний. Решение отвечает особенностям организации делопроизводства в группе компаний, автоматизирует рутинные операции, снижает нагрузку на руководителей и делопроизводителей при работе с документами; сокращает ошибки в данных документов при заполнении карточек; помогает контролировать исполнение поручений.

«Аланс» выполняет инженерные изыскания, топографо-геодезические, кадастровые, оценочные и другие виды работ на территории Западной и Восточной Сибири, Дальнего Востока. Для контроля исполнения поручений руководства, управления делопроизводством, организации совещаний «Аланс» требовалась единая система документооборота. Поскольку «Аланс» входит в группу компаний, система должна играть роль диспетчера: автоматически маршрутизировать потоки информации в зависимости от юридического лица.

Руководство компании принимало непосредственное участие в разработке ТЗ будущей системы, поэтому она изначально была нацелена не только на автоматизацию документооборота, но в первую очередь на решение управленческих задач.

В ходе рабочих встреч заказчик и РКИТ согласовали объем работ, сформировали план проекта на 4 месяца. Еженедельно заказчику предоставлялась очередная итерация решения с учетом доработок под требования компании. В итоге были подготовлены: документ «Согласование конфигурации информационной системы» и прототип системы. В ходе опытной эксплуатации прототипа специалисты «Аланса» протестировали заложенные в систему сценарии бизнес-процессов, работоспособность прикладного решения, готовность к промышленной эксплуатации. Сформировали дополнительные требования по удобству эксплуатации и развитию функциональности системы.

В «Аланс» автоматизированы процессы: работа с входящей корреспонденцией, резолюциями, поручениями, проектами исходящих документов. Помимо стандартных функций делопроизводства (регистрация, отправка на рассмотрение, подготовка резолюций и поручений, проектов ответа, контроль исполнения поручений), предусмотрена связь с договорами по шифру договора. Таким образом, вся переписка, имеющая отношения к договорным обязательствам, должна автоматически прикрепляться к карточке договора; работа с внутренними документами и ОРД (служебными записками, приказами, распоряжениями).

Система сохраняет проекты внутренних документов, позволяет отследить историю по изменениям и утрате силы приказов. Настроен контроль исполнения поручений, устных распоряжений руководства через систему. Лист ознакомления с организационно-распорядительными документами формируется автоматически. В ходе доработок были подготовлены шаблоны для всех видов внутренних документов и юридических лиц, входящих в состав группы компаний. При использовании шаблона реквизиты юр. лица заполняются из карточки.

Система автоматизирует комплекс процедур по управлению совещаниями: от формирования повестки и предварительного обсуждения отдельных вопросов до контроля исполнения поручений, зафиксированных в протоколе. Кроме того, в ресурс «Совещания» в ходе проекта был добавлен этап согласования повестки и протокола, множественный выбор участников совещания, возможность копирования повестки по кнопке.

Автоматически все поручения поступают в папку делопроизводителя «На контроле». Вопросы, которые, по мнению руководителя, требуют особого внимания, он ставит на личный контроль при помощи специальной кнопки. В папку «Просроченные на рассмотрении» делопроизводителю поступают документы, с которыми руководитель не успел вовремя ознакомиться. Таким образом, ни один документ не остается без внимания.

Руководители освобождаются от рутинной работы по подготовке резолюций и поручений по входящим документам. Делопроизводитель создает проекты поручений по шаблонам и направляет руководству. Руководителю требуется только утвердить направленный ему проект резолюции.

В системе учтены особенности организации делопроизводства «Аланса». Документы привязаны к определенному юридическому лицу; файлы формируются по шаблонам в зависимости от вида документа и организации; список подписантов ограничен юридическим лицом; настроена отдельная нумерация документов для каждой организации.