Поделиться
«Ай-Теко» оптимизировала работу с документами в торговой сети «Мир»
Компания «Ай-Теко» выполнила пилотный проект по автоматизации работы с документами в компании «Мир». Проект, реализованный на основе технологий Microsoft, позволил повысить эффективность и прозрачность документооборота в компании, говорится в сообщении «Ай-Теко».
Особенности документооборота в торговой сети «Мир» заключаются в использовании документов разных типов, а также в том, что маршруты согласования документов заранее не определены. В связи с этим возникла необходимость автоматизации процесса утверждения документов. Основным требованием к пилотному решению было наличие функции формирования произвольного маршрута движения документов на этапе инициации процесса согласования.
В рамках пилотного проекта «Ай-Теко» разработала рабочий процесс автоматизации согласования документов для корпоративного портала на платформе Microsoft Office SharePoint 2007. Это решение предоставило сотрудникам сети «Мир» широкие возможности для выбора оптимальных вариантов работы с документами в процессе их согласования. Так, сотрудник может не только самостоятельно формировать маршрут прохождения документов, но и выбирать специалистов, ответственных за согласование, задавать сроки рассмотрения документов и при необходимости делегировать задачу утверждения другим коллегам.
В функции системы входит информирование заинтересованных сотрудников о ходе процесса утверждения документов, в частности, о задержках на любом из этапов согласования, об отклонении документа одним из ответственных сотрудников и др.
Эксплуатация системы позволяет менеджменту компании «Мир» полностью контролировать процесс утверждения документов, обеспечивает централизованное хранение документации и управление ею, предоставляет возможности быстрого и удобного поиска документов. Кроме того, снижены риски потери документов и сокращены объемы бумажной документации, отметили в «Ай-Теко».
«Поставленная заказчиком задача могла быть решена и на основе системы электронного документооборота. Однако с учетом перспектив дальнейшего развития единого информационного пространства в компании «Мир» мы предложили разработать для существующего корпоративного портала рабочий процесс. Microsoft Office SharePoint 2007 обладает функциональностью, удовлетворяющей требованиям систем документооборота. А такие качества, как прозрачность и простота при использовании, увеличивают эффективность работы сотрудников и повышают уровень взаимодействия между подразделениями торговой сети», — рассказал Алексей Лямин, директор департамента решений Microsoft «Ай-Теко».
«Благодаря разработанному процессу работа с документами стала более быстрой и прозрачной. Ожидаемым результатом стало повышение продуктивности работы сотрудников. Расширение возможностей корпоративного портала позволило нам сделать информационное взаимодействие внутри компании еще более эффективным», — заявил Алексей Лымарь, директор управления информационных технологий компании «Мир».
Короткая ссылка
