Поделиться
Внедрение KPI: стоит ли овчинка выделки?
С каждым годом все чаще и громче звучит термин KPI, за аббревиатурой которого кроется набор показателей, характеризующих степень достижения поставленных целей. Но внедрение систем контроля KPI, позволяющих улучшать уже существующие бизнес-процессы – чрезвычайно сложная задача, за которую стоит браться далеко не всем.Контроль – превыше всего
На любом этапе деятельности компания нуждается в информации, которая позволяла бы своевременно замечать и исправлять ошибки: сперва при создании планов, а затем при их осуществлении. За предоставление такого рода информации и отвечает контроль. Его осуществление является частью ежедневной работы руководителя вне зависимости от объекта управления. Подобно любому проекту, внедрение KPI требует от менеджера инициативной группы постоянно мониторинга деятельности подчиненных и достигнутых результатов с целью их дальнейшего анализа и своевременного внесения корректив. Часто на практике контроль принимает форму совещаний. Регулярность встреч всех участников проекта зависит от руководителя, однако практический опыт показывает, что добиться эффективности можно при совещаниях, проводимых не реже, чем раз в две недели.
Полезно добиться сохранения регулярности таких встреч и после внедрения системы показателей. Это необходимо для регулярного мониторинга целей и задач с целью проверки их актуальности, анализа соответствия им KPI. Кроме того, регулярный мониторинг контрольных точек (определенных планом) помогает снизить вероятность запоздалой реакции на какие-либо факторы (внешней или внутренней среды) и, как следствие, служит определенным гарантом достижения поставленной цели.
Люди и KPI – секрет во взаимодействии.
Разработка KPI для конкретных сотрудников представляет собой трудную задачу. Но, по мнению руководителей, имеющих практический опыт внедрения BSC, главная трудность состоит в том, чтобы донести каждому человеку критерии выбора оценок, связь его целей и целей компании, изменения в механизме поощрения.
Чтобы избежать активного сопротивления переменам со стороны сотрудников, шокового состояния, вызванного мыслью, что их работу сейчас будут измерять, надо максимально тесно взаимодействовать с ними не только в процессе разработки показателей, но и в определении путей достижения установленных значений KPI. Совместно также надо сформулировать цель работы, конкретизировать задачи, провести их декомпозицию. Покажите сотруднику (а лучше - выберите вместе с ним) точку опоры и дайте рычаг, и появится реальный шанс на положительный результат. Выберите показатели "близкие" сотруднику, такие, чтобы он своей работой мог повлиять на их изменение, т.к. отвечать человек может только за то, на решение чего он способен повлиять.
Очень редко сегодня на практике можно встретить бизнес-процесс с участием единственного сотрудника. Все больше растет важность слаженной коллективной работы. Грамотно используемая система KPI на предприятии может служить хорошим мотиватором как для команды, так и для отдельно взятого человека. Если поставленная задача выполнима, и учитывается не только ее выполнение, но и степень приближения к результату, это положительно сказывается на отношении сотрудника к работе.
Использование показателей эффективности – способ помочь сотрудникам добиваться поставленных целей, а не убедить их в том, что они плохие работники. Несмотря на то, что внедрение системы KPI поможет выявить в компании «лентяев» и "тружеников", нужно всегда помнить и понимать, что не каждая работа может быть параметризована и не всякий вклад сотрудника может быть измерен однозначно.
Внедрение KPI. Несомненно, отразится на корпоративной культуре. Их грамотное внедрение и первые результаты могут значительно преобразить образ компании как в глазах ее сотрудников, так и инвесторов или акционеров.
Вместе с тем, внедрение системы показателей обнажит и многие проблемы компании, в том числе касающиеся и корпоративной культуры. Например, управление на основе результатов может начать стимулировать дух конкуренции и предпринимательства, превратит рабочие будни в нескончаемые соревнования. Благие намерения могут породить не самые честные правила и способы игры среди сотрудников. Не исключено, что изменение таким образом корпоративной культуры повлечет уход сотрудников-приверженцев более «расслабленной» атмосферы в компании и людей, не нашедших силы (или желания) работать по-новому.
Регистрация результатов
Какими бы талантливыми не были ваши сотрудники, новую систему любой сложности невозможно правильно и полноценно эксплуатировать до тех пор, пока не будет представлен полный набор документов с описанием ее структуры, всех процессов и процедур, требований, различного рода параметров и т.д. Описание системы KPI – один из ключевых этапов на пути становления системы показателей. Нередки на практике случаи, когда инициаторы, проведя несколько презентаций для сотрудников, пренебрегают полным описанием системы, ссылаясь на то, что «она еще очень сыра», и откладывая это на будущее. Описание системы надо начинать с первых дней работы, т.к проводить на любом этапе деятельности анализ и корректировку проще на основании имеющихся записей. Собранная таким образом информация может быстрей и качественней превратиться в официальный документ и, что не менее важно, еще не раз быть осмыслена.
Оказать помощь в сборе и дальнейшей обработке информации, а также быть технической поддержкой системы показателей эффективности призваны информационные системы. Это не обязательно должны быть специализированные дорогие средства, как модули ARIS/BSC или Hyperion BSC. В зависимости от целей компании, ее размеров, возможностей класс применяемой системы может быть различен (например, существуют компании, где система показателей обрабатывается вручную, но при этом достигаются поставленные цели и нерациональны траты на установку специализированного решения). В большинстве своем компании сегодня широко используют автоматизированные системы, облегчающие ежедневный труд многих людей, в особой степени это касается работы с KPI. Такие системы предоставляют руководству инструмент, который позволяет собирать и хранить данные для расчета показателей эффективности, оперативно отображать и анализировать KPI всех уровней, быстро и эффективно осуществлять корректировку бизнес - процессов.
Однако инструмент этот нельзя использовать сам по себе. Для того, чтобы руководитель мог анализировать данные, их необходимо сперва собрать, обработать, свести в единое пространство. Чтобы собрать данные, они должны быть внесены в систему либо автоматически, либо вручную. Необходимо сделать регулярный ввод информации обязательным для сотрудников, подкрепив его дополнительной мотивацией. Но и после этого не стоит обольщаться: без регулярной проверки своевременности ввода актуальной информации успеха будет трудно добиться.
Результатом внедрения системы показателей эффективности является система оценки эффективности протекания бизнес-процессов. Правильно работающая система обеспечивает руководство необходимой информацией, что позволяет своевременно принимать решения, выявлять факторы, влияющие на достижение целей и вносить корректировки в бизнес-процессы. Однако на пути к ее внедрению встречается немало подводных камней. Так, появление первых результатов может быть отложено на длительный срок в попытке сразу охватить сетью KPI все бизнес-процессы, не определив заранее стратегию и цели. Непонимание важности и слабая степень контроля за деятельностью инициативной группы чревато срывами сроков проекта и ошибками в работе.
Определение (создание) показателей эффективности - очень трудоемкий процесс и требует от участников проекта знания предметной области, опыта, творческого подхода и неординарных идей, умения взаимодействовать с сотрудниками компании, для которых внедрение KPI является порой шоковой ситуацией.
Однако, идя от простого к сложному, формулируя задачи, контролируя их выполнение и анализируя результаты, мотивируя сотрудников к участию в переменах, можно создать все предпосылки для гармоничного развития потенциала своей компании и формирования своеобразной системы оповещения, вовремя предупреждающей руководителей о невыполнении одной или нескольких целей.
Короткая ссылка
