Разделы

Бизнес Документооборот Инфраструктура

Стандарты ИСО по управлению документами: Еще одна система менеджмента?

В последнее время международной организацией по стандартизации было создано некоторое количество специализированных систем менеджмента по разным направлениям. Не остался без внимания и сегмент управления документацией. Что же послужило причиной разработки системы в данной области, и какие нововведения ожидают игроков отрасли?

"Система менеджмента документов. Руководство по внедрению" (Management system for records –Implementation guide), на основе технического отчета ISO TR 15489-2.

"Система менеджмента документов. Руководство по самооценке" (Management system for records – Self assessment guide).

Предполагается, что для стандартов семейства будет выделена собственная группа номеров.

В этой связи стоит отметить, что недавно был утвержден и скоро начнет действовать ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы", идентичный одному из "взаимосвязанных" стандартов – ISO 23081-1.

Нововведения ждут

В стандарт "Система менеджмента документов. Основные положения и словарь", в раздел об основах системы менеджмента документов, будет добавлен новый текст о роли высшего руководства, методе PDCA и о связях с другими системами менеджмента.

Роль высшего руководства

Высшее руководство отвечает за выбор направления развития организации, и за ознакомление сотрудников и заинтересованных сторон с установленными приоритетами. В задачи высшего руководства входит увязывание системы менеджмента документов с деловыми потребностями и целями, и понимание рисков, связанных с неадекватным управлением документами.

От высшего руководства должны исходить основные направления политики, с тем, чтобы
• обеспечить согласованность операций в масштабах всей организации;
• способствовать исполнению сотрудниками требований системы менеджмента документов;
• обеспечить прозрачность и понятность деловых процессов;
• убедить акционеров, членов совета директоров, контролирующие органы и заинтересованные стороны в том, что управление информацией осуществляется должным образом.

Высшее руководство, через видимое лидерство и подотчетность, должно создать условия, в которых система менеджмента документов способна эффективно работать. Принципы применения системы менеджмента документов должны использоваться высшим руководством в качестве основы при выполнении его роли:
• при разработке, поддержании и продвижении целей и политики по управлению документами, для повышения в организации уровня осведомленности, мотивации и соответствия;
• в обеспечении того, что права и ответственность за управление документами определены, установлены, и об этом оповещена вся организация;
• в обеспечении того, что, в интересах достижения организацией своих целей, разработана, внедрена и поддерживается эффективная и продуктивная система менеджмента документов
• в обеспечении ресурсов, необходимых для поддержания системы менеджмента документов;
• в периодическом анализе работы системы менеджмента документов; • в принятии решений о действиях, направленных на улучшение системы менеджмента документов.

Добавлены также определения ряда дополнительных терминов, таких, как "экспертиза ценности" (appraisal), "архив" (как учреждение, как место хранения, и как совокупность документов постоянного и длительного хранения), "актив" (asset), "доказательства" (evidence), "серия документов" (records series), "система", "высшее руководство".

В стандарт "Система менеджмента документов. Требования" предполагается включить ряд типовых формулировок и общих требований систем менеджмента, взятых, в основном, из ISO 14000. Текст стандарта явным образом структурирован в соответствии с известной моделью "Спланировать – Выполнить – Проверить – Исправить и улучшить" (Plan-Do-Check-Act).

По сравнению со стандартом ISO 15489, в раздел, посвященный стратегиям управления документами, будет включена новая концепция непрерывного выявления новых функций или действий, в результате которых создаются документы; а также отслеживания тех изменений в структуре и деятельности организации, которые могут повлиять на документы.

В разделе о ресурсах появится новый текст об идентификации необходимых ресурсов и о наличии адекватных людских, инфраструктурных и финансовых ресурсов. Также будет заново переписан текст, посвященный обеспечению непрерывности деловой деятельности и действиям в случае катастроф.

В разделе об обучении будет подчеркнута важность ознакомления с тем, какое значение имеет создание и поддержание документов надлежащего качества.

Будет включено требование о формализации отношений с поставщиками услуг, влияющих на деятельность организации. Появится также новый текст об обмене информацией как внутри самой организации, так и с внешними организациями.

Наконец, по образцу ISO 9000 и ISO 14000, будет включен раздел о непрерывном улучшении менеджмента.

В приложении приведена таблица, в которой для каждой из целей управления указаны соответствующие меры контроля и управления, которые организация должна использовать. Нужно сказать, что для выполнения перечисленных требований придется создавать "команды", включающие специалистов в области управления документами, ИТ-технологий и ряда других, а также привлекать представителей деловых подразделений, - поскольку представители какой-то одной специальности не обладают всеми необходимыми знаниями и навыками. Например, первая же цель управления сформулирована следующим образом: "Определение того, какие документы следует создавать и сохранять в рамках каждого из деловых процессов". Одна из предлагаемых для достижения этой цели мер следующая: "Требования к созданию, сохранению в документной системе и управлению документами, а также решения о несохранении документов в рамках определенных процессов, должны быть выявлены, документированы и авторизованы".

Как показал опыт системы менеджмента качества, ситуация может сложиться так, что система менеджмента документов окажется де-факто обязательной в ряде отраслей деловой деятельности. Учитывая масштабы и возможные последствия данного проекта, российским специалистам желательно было бы, пока не поздно, также принять участие в этой работе. Это было бы полезно хотя бы для того, чтобы некоторые наши традиции и приемы делопроизводства и документооборота не вошли в противоречие с требованиями новой системы, которая, если все сложится для нее удачно, может получить даже более широкое распространение, чем ее предшественники.

Наталья Храмцовская