Разделы

Бизнес Документооборот Инфраструктура

Стандарты ИСО по управлению документами: Еще одна система менеджмента?

В последнее время международной организацией по стандартизации было создано некоторое количество специализированных систем менеджмента по разным направлениям. Не остался без внимания и сегмент управления документацией. Что же послужило причиной разработки системы в данной области, и какие нововведения ожидают игроков отрасли?

Международная организация по стандартизации (ISO) за все время своей деятельности выпустила 17,5 тыс. стандартов, к которым каждый год добавляются свыше тысячи новых. Однако по-настоящему большой коммерческий успех принесли ISO серии стандартов менеджмента качества (серия 9000) и окружающей среды (14000), которые получили глобальное признание и фактически были интегрированы в мировую экономику. Позднее по тому же образцу был разработан ряд специализированных систем менеджмента, из которых наибольшую известность получили стандарты по информационной безопасности (серия 27000).

Похоже, что технический комитет TC46, отвечающий за стандарты, относящиеся к информации и документированию, решил попробовать повторить этот успех, создав "Систему менеджмента документов".

Для такого шага имеются все необходимые предпосылки. Во-первых, с начала XXI века нарастает интерес к вопросам управления документами (на жаргоне специалистов по качеству – "записями"). Это связано с постоянным ужесточением законодательных и нормативных требований к деловой деятельности организаций всех форм собственности, и с повышение роли информации вообще и документированной информации, в частности, в современной экономике и государственном управлении. Дополнительным фактором является потребность в единообразном согласованном управлении как традиционными документами на бумажных и других "аналоговых" носителях, так и все более широко распространяющимися электронными документами.

Во-вторых, идеология существующих стандартов в области управления документами, - и, в первую очередь, "флагманского" ISO 15489 (который адаптирован у нас как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007), - и так практически полностью соответствует известным принципам менеджмента качества. Требуются лишь сравнительно небольшие косметические поправки, типа тех, что были сделаны при превращении в "систему менеджмента" стандартов по информационной безопасности, таких, как ISO 17799.

Наконец, управление документами является одним из существенных элементов существующих систем менеджмента. Предполагается объединить опыт, накопленный как при использовании стандартов по управлению документами, так и стандартов классических систем менеджмента, и разработать такую систему менеджмента документации, которая станет готовым "блоком" для систем менеджмента качества, окружающей среды, информационной безопасности и т.д.; но которую можно будет использовать и отдельно. В перспективе возможно появление и самостоятельной системы аудита и сертификации.

Работа кипит

Проект по созданию системы менеджмента документов стартовал осенью 2007 года. В настоящее время в рамках деятельности подкомитета SC11 технического комитета ISO TC46 в работе над стандартами принимают активное участие примерно 120 специалистов из 40 стран.

По оценкам, на подготовку первых стандартов семейства потребуется около двух лет. К настоящему времени сделаны первичные проекты двух приоритетных документов – "Основные положения и словарь" и "Требования". В терминологию ISO 15489-1 предложен ряд изменений и дополнений. В феврале 2009 года данные проекты были разосланы членам ISO на баллотировку, которая закончилась в начале мая.

Целью проекта является "предложить организациям стратегический подход к использованию информационных ресурсов в качестве деловых и коммерческих активов и хранилищ знаний". Система менеджмента должна обеспечить систематический подход к созданию, управлению и использованию документов в качестве составной части регулярных деловых процессов. Это будет достигнуто путем выявления тех информационных активов, которые нужны организации в качестве деловых документов, с целью управления программами и операциями, для совершения транзакций, достижения результатов и для оценки эффективности деловой деятельности, интеграции процессов создания и управления деловыми документами в качестве неотъемлемого элемента процессов планирования, организации, управления деловой деятельностью и контроля над ней, включения требований к документированию деловой деятельности в модели деловых процессов, определения характеристик, обработки и уничтожения либо передачи на постоянное хранение деловых документов.

В российских банках появляются самообучаемые СХД
ИТ в банках

Структура определена

В рамках проекта планируется разработать несколько стандартов.

"Система менеджмента документов. Основные положения и словарь" (Management system for records - Fundamentals and vocabulary), - на основе стандарта ISO 15489-1. В этом стандарте, ключевом для формирования основы всего "семейства", будут описаны основы системы менеджмента документов и определены соответствующие термины. В нем будет описана структура нового семейства стандартов, и его взаимосвязи со стандартами других систем менеджмента.

Предварительная структура семейства стандартов системы менеджмента документов

Источник: ISO, 2009

"Система менеджмента документов. Требования" (Management system for records – Requirements), также на основе ISO 15489-1; Этот стандарт будет определять деловые требования к системе менеджмента документов, позволяющей организации реализовать свою миссию, стратегию и задачи посредством разработки и реализации политики и целей управления документами, а также путем создания методики измерения и контроля эффективности. Подобные политики и цели управления документами дают возможность организациям создавать документы в качестве свидетельства и сведений о своей деятельности, и хранить их в течение установленных сроков.

Короткая ссылка