Пять шагов к выбору системы автоматизации

Выбор системы автоматизации – дело, требующее серьезного подхода. Прежде чем принимать решение, требуется взвесить все "за" и "против", понять, какие сферы в первую очередь нуждаются во внедрении такой системы. Для этого на практике был выработан общий алгоритм действий, применимый практически для любого предприятия.

Далее можно переходить к созданию спецификации по каждому молулю, то есть сформировать структурированный список предъявляемых требований. Здесь уместно разбить требования на сроки исполнения, доработки, внедрения, а также провести ранжирование данных требований. То есть каждой функциональности присваивается некий вес в соответствии с приоритетностью в рамках конкретного бизнес-процесса. Причем требования можно разбить на специальные и общие. К специальным можно отнести требования, которые привязаны к конкретным процессам и технологии их выполнения в соответствии с определенными правилами. К общим -стоимость, требования к пользовательскому интерфейсу, возможности доработки, расширения функциональности модуля, платформа, вопросы сопровождения и т.д. Данные, полученные в ходе обработки, для удобства лучше сводить в таблицы.

Следующим шагом будет формирование схемы взаимосвязи различных модулей.

На этом этапе должны быть определены форматы и стандарты возможной передачи данных, определены правила взаимодействия подсистем. Таким образом, каждый модуль должен иметь свой детально описанный интерфейс (функции модуля, свойства, форматы данных обрабатываемых в модуле, макеты (форматы) передачи входных - выходных данных модуля) и предназначенный для интеграции с другими частями системы.

После того как сформирована модель системы автоматизации, основанная на схеме бизнес-процессов компании, не обязательно выбирать и покупать все продукты одновременно. Можно сосредоточиться на самом главном, по мере возможностей и развития добирая остальное. Но и сильно затягивать этот процесс не следует, чтобы не рабираться потом с разными по функциональности и степени эффективности продуктами, а развивать единообразную линейку ПО.

После проведения всех вышеуказанных работ можно приступать к анализу рынка соответствующего ПО.

Выбор подходящего решения облегчается

Итак, благодаря сформированным требованиям к СА, в первую очередь, в процессе выбора отсеиваются продукты, не удовлетворяющие критериям платформы (операционные системы, сервера баз данных и т.д.), стоимости, преемственности, сложности в обучении и наличию специалистов для сопровождения и дальнейшей разработки, то есть как раз тем общим требованиям, о которых говорилось ранее. То есть при выборе надо идти от общего к частностям, от простого к сложному. Для этого и была проведена работа по разделению задачи выбора СА на составные части. Это можно сравнить с системой фильтров: сначала отбрасываются крупные части, затем мельче и мельче, и в итоге останется только то, что нужно.

Алгоритм описания системы автоматизации

Увеличить

Источник: данные автора

В конце концов, через "сито" требований проходит несколько продуктов СА, решающих сходные задачи с трудноразличимой на первый взгляд эффективностью. Вот тут и помогут сведенные в таблицы требования и их ранжирование.

Затем, на основании собранных данных можно посчитать итоговую оценку для различного ПО, которая поможет сделать итоговый выбор. Кроме этого, имеет смысл делать общий обзор продуктов, рассматриваемых в финальной стадии по следующему принципу: краткая описательная часть особенностей конкретного продукта, его преимущества и недостатки. Это также поможет принять окончательное решение.

Отдельно надо проанализировать репутацию поставщика ИТ-решения, возможности сопровождения, эффективность работы отдела поддержки, устойчивость положения компании-разработчика на рынке. Ведь далее придется работать сообща, многие проблемы можно будет решить только при помощи компании- партнера, и уровень компетентности ее сотрудников, технологичность и эффективность работы его служб могут быть решающим фактором при выборе ПО.

Чтобы исключить влияние субъективных факторов при выборе необходимого ПО, следует создать группу специалистов, при чем не только из отдела ИТ. Сюда должны быть включены сотрудники, обладающие высокой компетентностью в сфере работы своего подразделения. Только при соблюдении этого условия будет выработано наиболее эффективное решение в выборе соответствующего ПО СА.

Есть другой путь: передать задачу выбора СА компании, которая осуществляет сопровождение или консультации в области ИТ. Обычно такое решение принимается предприятиями, которые в принципе ориентированы в ИТ-вопросах на аутсорсинг. Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. Но это тема для следующей статьи.

Илья Штефан / CNews