Поделиться
Как выбрать систему Workflow?
Целью создания корпоративной информационной системы на предприятии обычно является автоматизация бизнес-процессов. Однако помимо просто повышения эффективности исполнения заданий за счет автоматизации части или всего процесса, информационная система способна обеспечить и контроль за исполнением задач. Технологии, позволяющие контролировать и управлять выполнением бизнес-операций на предприятии, относятся к классу Workflow (дословно — «поток работ»). Системы класса Workflow предназначены для решения проблем по сбору, организации хранения и доступа к информации о деятельности на предприятии, контроля за ходом выполнения деловых операций и управлением ими, а также интеграции различных используемых приложений в единую систему поддержки деятельности компании. Из всех перечисленных характеристик систем Workflow самым важным считается возможность управления бизнес-процессами. Это свойство Workflow-систем дает возможность изменять сами правила выполнения бизнес-процессов, не затрагивая при этом иных компонентов информационной системы (корпоративной базы данных, прикладного программного обеспечения и пр.). Иными словами, можно, анализируя информацию о ходе выполнения работ на предприятии, оперативно изменять модель функционирования различных отделов и всего предприятия таким образом, чтобы достичь максимальной отдачи от деятельности сотрудников.
Закономерным является вопрос, какими бизнес-процессами может управлять Workflow-система, и в каких случаях ее внедрение является целесообразным? Первый вопрос, по сути, сводится к вопросу о возможности переноса реальных бизнес-процессов в систему Workflow. Чтобы процесс мог быть представлен в Workflow-системе, для него должны быть определены: источник исходных данных, состав исполнителей, ожидаемый результат выполнения задания и правила выполнения процесса. Целесообразность внедрения Workflow-системы на предприятии определяется прежде всего ожидаемым экономическим эффектом, который, естественно, расчитывается индивидуально для каждого проекта. Можно сказать только, что этот эффект будет выше для тех бизнес-процессов, которые наиболее часто повторяются.
Пожалуй, самым главным элементом Workflow-систем является инструментарий, позволяющий формализовать подлежащие автоматизации бизнес-процессы. В большинстве имеюшихся на рынке продуктов имеется встроенный графический редактор маршрутов (или карт) деловых процессов, позволяющий визуализировать происходящие на предприятии бизнес-процессы. С помощью этого редактора можно создавать и видоизменять сценарии выполнения той или иной операции (но при этом сначала должны быть сформулированы правила, по которым будет проходить исполнение задачи). При выборе Workflow-системы необходимо обратить внимание на то, насколько быстро можно изменять карту конкретного делового процесса. Практически все продукты имеют встроенную систему скриптов, позволяющих вносить любые изменения в карту, однако предпочтение следует отдавать тем продуктам, в которых есть возможность создавать и изменять любой сценарий исключительно при помощи графических элементов.
Другой значимой характеристикой систем класса Workflow является возможность работать с различными типами данных. В идеале Workflow-система должна уметь обрабатывать как формы, созданные в собственном редакторе, так и формы, созданные с помощью сторонних программных продуктов. Кроме того, система должна работать с файлами (создавать, редактировать, устанавливать связи между файлом и формой Workflow), а также с изображениями, почтовыми сообщениями и иными документами.
Перейдем к функциональным характеристикам Workflow–систем. Существенной является способность Workflow-системы формировать наиболее эффективный сценарий выполнения процесса (ради чего в большинстве случаев ее и внедряют). Здесь необходимо обратить внимание на реализованный механизм адресации заданий, а также на возможности контроля выполнения заданий и работу в случае территориально распределенной структуры предприятия (если это нужно). Для наиболее эффективной работы адресация заданий должна быть организована в достаточной степени интеллектуально. Это означает, что в системе должна быть возможность не просто назначить на выполнение задачи конкретного сотрудника (персональная адресация) или отдел (ролевая адресация), но и перераспределить нагрузку между сотрудниками так, чтобы они успевали обрабатывать все задания, которые пришли к ним согласно разработанному сценарию делового процесса. Адресация задания должна осуществляться либо наименее загруженному сотруднику отдела, либо задание должно ожидать в очереди в соответствии с присвоенным приоритетом, если все сотрудники заняты. В этом случае ситуация, когда сотруднику назначено несколько заданий с коротким сроком исполнения одновременно, не произойдет, и задания не будут просрочены. Для контроля над исполнением работ необходимо, чтобы в системе были встроены механизмы контроля исполнения задания на конкретном этапе — уведомления о нарушении сроков исполнения, уведомления о выполнении задания. Помимо этого, в системе должна быть возможность регистрации всех транзакций, совершенных по данному сценарию, с записями о сроках выполнения заданий и исполнителями. Это даст возможность в дальнейшем проанализировать ход выполнения процесса.
При внедрении системы на предприятии, имеющем территориально распределенную структуру, необходимо обратить внимание на реализацию взаимодействия между сотрудниками. В этом случае наиболее важным является синхронизация исполнения заданий разными подразделениями. Конечно, возможность синхронизации напрямую связана с имеющимися возможностями по обмену информацией. Если между удаленными офисами установлено постоянное соединение, то проблемы не возникнет, если же обмен данными происходит за несколько сеансов связи, то необходимо тщательно разобраться, каким образом в системе осуществляется распределение заданий и контроль за их выполнением.
Подводя итоги, можно сказать, что Workflow-система должна отвечать следующим требованиям: быть как можно более простой в использовании и не требовать от пользователя специальных знаний программирования, уметь работать с возможно большим количеством типов данных, быть «интеллектуальной» при формировании сценария выполнения бизнес-процесса, а также позволять осуществлять всесторонний контроль исполнения заданий.
Короткая ссылка
