Как металлурги СЭД выбирали

Сегодня от документооборота ждут не только "придания официальности" управленческой информации, что составляет основу традиционного делопроизводства, но и управления результативностью, реализации процессного подхода. Об одном из таких внедрений шла речь в мартовском номере журнала CNews. Участники проекта решили продолжить разговор на страницах сайта.

В определенный момент нам потребовалось для иллюстрации целей проекта показать руководству, "как это будет в экранах", и мы в порядке ознакомления с системой сделали макет – наполнили справочники, несколько форм, имитировали небольшие процессы. Увидели, что систему можно "взять и начать с ней работать", это нас убедило.

Структура системы DocsVision в ОМК

CNews: Судя по задачам, проект задумывался не только как сложный, но и по масштабу очень большой: 3000 мест, на которые надо было развернуть систему, расположены в разных городах на разных предприятиях. И на каждом из них есть своя специфика… не пугали ли вас масштабы проекта?

Александр Сидоренков: Нет, масштабы нас не пугали. И не только потому, что мы имеем опыт работы с крупными компаниями. Трудность масштабирования проекта при внедрении часто связана с отсутствием отработанной и формализованной методологии, когда все люди являются уникальными и незаменимыми. Наши консультанты и инженеры тоже уникальны, но по своей компетенции, а не по ролям в методологии. И методология у нас своя, четко прописана. Именно такая детальность позволяет нам быстро масштабировать ресурсы, вводить в проект новых исполнителей, обеспечивая заданное качество на выходе.

Сергей Пухов: Масштаб – это показатель системы, который всегда должен если не "пугать", то требовать самого пристального внимания, просто из инженерных соображений. Функциональные недостатки обычно можно закрыть какими-то "заплатами", но если программная система не масштабируется… поспрашивайте тех, кто занимался "растягиванием" обычных для недавнего времени двухзвенных клиент-серверных систем на масштаб более 400-500 мест, впечатления будут убедительные.

Строго говоря, гарантией здесь может быть только неоднократно опробованное использование системы на том масштабе, который вы планируете. В нашем случае, можно было только косвенно убедиться – посмотреть работу "клиента" на тонких и неустойчивых каналах, посмотреть архитектуру, характер зависимости от роста объемов, нагрузок. Сейчас, при расширении зоны охвата системы, мы тревожных признаков по этой части не видим. Но мы и от конечного целевого масштаба системы пока еще далеки, сейчас как раз идет освоение и распространение системы на структуру компании.

Что касается функциональной масштабируемости, то есть добавления прикладных особенностей, которые обнаруживаются при распространении системы на новые площадки, DocsVision подтвердил высокую гибкость, средства настройки и программирования в нем весьма многообразные. Функциональные дополнения по "частным техническим заданиям" мы просим у iDoc довольно часто, система и настройщики с ними справляются.

Кстати о партнере: мы выбирали внедренца с пониманием того, что не готовы детально сформулировать ТЗ. Мы видели критерии системы, "облик" управленческой работы в системе, но не детальную функциональность "в виде экранов". Поэтому искали компанию, которая была бы готова работать в темпе методических разработок, понимала бы значение проработки деталей.

В этом смысле мы остались довольны - уровень понимания партнером предметной области позволил общаться на одном языке, плюс их знание системы и умение настраивать под новые требования дали нам то, что свойственных для подобных проектов периодов "ожидания, когда разработчик найдет прикладное решение", практически не было. Можно сказать, что критический путь проекта прошел по методическим работам заказчика. Оценку iDoc по "общим местам" - технической подготовке, проектному управлению и т.п., я был тоже дал вполне высокую.

CNews: Расскажите, с какими трудностями вы столкнулись, внедряя СЭД на таком большом предприятии?

Александр Сидоренков: Проекты такого масштаба легкими не бывают. Наверное, одна из главных трудностей – необходимость реализации совмещений разных людей в управлении предприятиями холдинга. В таких случаях человек как бы является пользователем дважды, при этом с разными правами на разных предприятиях. Ну и заместительство – тоже вещь непростая, особенно, когда у руководителя несколько замов, каждый со своей зоной ответственности. Для реализации таких схем потребовалось задействовать механизмы процессного управления.

CNews: Как повлиял этот проект на вашу компанию, появились ли новые компетенции, типовые решения, модели управления проектом?

Александр Сидоренков: Конечно, мы приобрели дополнительный, во многом новый опыт, новую компетенцию. Например, решение, разработанное для карточки протокола совещания, мы собираемся сделать типовым модулем расширения СЭД.

Можно сказать в целом, что мы стали сильнее как специалисты по ИТ-консалтингу в области автоматизации документооборота. Это вполне соответствует нашей специализации.

CNews: Пришлось ли обращаться к поддержке разработчика? Просить его что-то исправить, улучшить, доработать?

Александр Сидоренков: Естественно, мы достаточно тесно общаемся с разработчиком платформы. Именно подобное взаимодействие и позволяет в итоге предлагать нашим клиентам решение, наиболее полно реализующее именно их требования и задачи. Мы очень довольны поддержкой разработчика, оперативностью их отклика и динамикой расширения функционала системы.

Владимир Андреев: Дополню Александра. В этом году мы, наконец, придали официальную форму нашей поддержке партнеров в конкретных проектах: создали консалтинговое бизнес-направление. Главная задача этого подразделения – как раз помощь партнерам вплоть до прямого участия в их проектах в качестве субподрядчика. Это должно не только помочь партнерам, но и повысить качество услуг, получаемых заказчиками.

Должен также сказать, что помощь нашим партнерам способствует развитию системы в правильном направлении. Ведь несложно придумать множество новых, интересных и изящных функций, гораздо сложнее понять, какие из них востребованы уже сегодня и каким клиентам они нужны. За прошлый год нашими партнерами реализовано около сотни проектов у разных заказчиков. Существенная часть этих проектов нам хорошо известна именно потому, что мы отвечали на вопросы, консультировали их по продукту и методологии внедрения, а иногда и делали доработки по их заказу. Надо только подчеркнуть, что доработки мы делаем только включаемые в стандартный продукт. То есть, никаких специальных версий у конкретных заказчиков не появляется. Иначе невозможно гарантировать миграцию системы заказчика на новую версию платформы.

Василий Полевой / CNews

Платный отчет CNews Analytics: «Рынок систем электронного документооборота в России»