Поделиться
ХМАО-Югра выбрала СЭД: открытость как плюс
Излишне говорить, что автоматизация документационного обеспечения работы для органов власти очень важна – это ускоряет движение документов, многие из которых имеют жесткие сроки исполнения. При этом документооборот в Думе не является замкнутым. Именно эти предпосылки стали доводом в пользу перехода Думы ХМАО-Югры на электронный документооборот. Выбор госорганизации пал на СЭД Directum.По самым скромным подсчетам, в стране уже применяются более 100 различных систем электронного документооборота, и их количество увеличивается. Поэтому, когда перед Думой ХМАО-Югры встала задача создания единой системы электронного документооборота, представители Думы оказались перед непростым выбором.
Одно из основных требований к системе – возможность реализации полного цикла работы с электронными документами, начиная с создания документа, отправки его на согласование и заканчивая подписанием окончательных согласованных версий документов, как электронных, с применением электронной цифровой подписи, так и бумажных. При этом важно было интегрировать традиционное "бумажное" делопроизводство с электронным документооборотом. Вместе с тем требовалось обеспечить эффективную организацию и контроль хода законодательных процессов: обработку и согласование законопроектов, подготовку и проведение заседаний Думы, комиссий, парламентских слушаний, совещаний и встреч с избирателями.
Дополнительным плюсом в оцениваемых системах рассматривалась открытость и возможность доработки функционала в соответствии со специфическими требованиями органов власти. Еще одним важным условием стало требование повышенной безопасности для законотворческой деятельности. В системе документооборота нужно было предусмотреть дополнительную систему комплексной безопасности.
Подготовка к заседаниям Думы в системе электронного документооборота, 2009
Увеличить
Источник: Directum, 2010
С учетом всего вышеперечисленного в 2006 году для внедрения в Думу ХМАО-Югры была выбрана система электронного документооборота Directum, максимально отвечающая всем поставленным задачам.
Реализация проекта
Внедрение системы электронного документооборота началось в январе 2006 года. На первоначальном этапе перед аппаратом Думы стоял выбор, каким образом будет проводиться внедрение – с привлечением ресурсов системного интегратора или собственными силами. Проанализировав все особенности процесса, представители Думы приняли решение внедрять систему собственными силами. Решать задачу внедрения поручили отделу системной интеграции и программного обеспечения управления компьютерных информационных технологий и коммуникаций Думы.
В ходе проекта внедрения лицензии системы закупались пакетами трижды, в соответствии с постепенным наращиванием объемов работы с электронными документами. Первый этап внедрения завершился к концу 2006 г., и показатели работы Думы напрямую свидетельствуют об успешности нововведений. В СЭД была переведена совместная работа с документами всех основных подразделений: помощников депутатов, управления по бюджету, экономике и финансам, правового и информационно-аналитического управлений, – а также подготовка документов к заседаниям Думы. Регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции также переводится в электронный вид.
В 2007 году внедрение СЭД продолжено в оставшихся подразделениях Думы, внедряются дополнительные модули "Управление договорами" и "Управление заседаниями". Тогда же отдел системной интеграции Думы совместно с разработчиками компании Directum создали и внедрили новый модуль "Мониторинг СМИ". Его основная задача – быстро и в удобной форме предоставлять доступ к информации о публикациях в СМИ, посвященных работе Думы и отдельных политических деятелей. На основе аналитики по материалам СМИ появляется возможность отслеживания рейтинга депутатов и публичной оценки эффективности работы Думы со стороны общественных институтов.
Для облегчения выполнения операций по обработке поступающих в Думу обращений в 2008 году был внедрен модуль "Учет обращений", также созданный специалистами компании-разработчика специально в рамках данного проекта. Особенность модуля – возможность регистрации обращений граждан и организаций по способу обращения, теме, результату и принятому решению. К концу года все 28 общественных приемных депутатов были автоматизированы и работали с новым модулем, что позволило установить контроль над своевременной обработкой обращений, обеспечить необходимую степень защиты данных, грамотно анализировать и планировать работу по обращениям.
В 2009 году было осуществлено внедрение еще одного специально разработанного модуля - "Учет награждений". С этого момента вся информация по текущим и предстоящим наградам регистрируется в отдельном справочнике. В этом же году началось полноценное использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). С 2009 года ЭЦП в Думе ХМАО-Югры используется при работе с документами банков, казначейства, поставщиков товаров и услуг, в том числе и при проведении конкурсов и котировок. Вместе с тем обязательная работа с бумажными экземплярами документов сохранена с учетом требований действующего законодательства.
Результаты внедрения
По итогам внедрения руководитель аппарата Думы ХМАО – Югры Виталий Бахирев отметил в своем докладе на заседании Координационного совета законодательных органов власти: "Система электронного документооборота Directum, поддерживающая полный цикл работы с документами, деловыми процессами и взаимодействием, стала важной и неотъемлемой частью автоматизированной системы поддержки деятельности Думы".
Короткая ссылка
