Спецпроекты

СЭД «Дело» внедрена в ТГПУ им. Л.Н. Толстого

Интеграция Документооборот

Компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) объявила о том, что в Тульском государственном педагогическом университете им. Л.Н.Толстого внедрена система электронного документооборота «Дело».

Сегодня у ТГПУ им.Толстого 10 факультетов и 42 кафедры, Центр довузовской подготовки и профессиональной ориентации, областной лицей при ТГПУ им. Толстого. Для эффективного управления университетом необходимы различные ресурсы, в том числе и современные информационные. Вузу требовалась автоматизированная система, позволяющая упорядочить работу с документами, обеспечить доступ всех подразделений к общим регламентам и, тем самым, исключить ненужное дублирование одного и того же приказа или письма. Для решения этих задач руководство университета, изучив рынок передовых технологий в области автоматизации документооборота, выбрало систему «Дело», разработанную компанией ЭОС.

При выборе системы был учтен положительный опыт работы других вузов России в системе «Дело», а также тот факт, что на текущий момент более 250 учебных заведений стали участниками программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи» компании ЭОС (ТГПУ им. Л.Н. Толстого — один из них), говорится в сообщении ЭОС. Преподавание в вузах дисциплин по делопроизводству и документообороту на основе системы «Дело» уже дает результаты: выпускники владеют знаниями как по практическому применению данной системы, так и по ее настройке.

Для проверки функциональных возможностей системы и возможности адаптации под специфику университета в конце 2009 г. вузом было приобретено 2 рабочих места системы «Дело», проводилось тестирование на примере входящей и исходящей корреспонденции. Убедившись в надежности и наличии необходимой функциональности системы, руководство университета в марте 2010 г. приняло решение о проведении нового этапа автоматизации документооборота и закупке рабочих мест системы электронного делопроизводства и документооборота на платформе системы «Дело» (далее СЭДД) для расширения и развития.

1 июня 2010 г. в промышленную эксплуатацию была запущена СЭДД с общим количеством рабочих мест 47 (с функциями поточного сканирования, сканирования, а также поиска по штрих-коду).

По итогам двух этапов проекта были автоматизированы следующие модули: входящая документация; исходящая документация; организационно-распорядительные документы университета (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу студентов); кадровые документы; внутренние документы подразделений; договоры структурных подразделений.

На этом документооборот университета не ограничивается, основная часть перечисленных модулей представляет собой типовой документооборот любой организации. Университет, среди прочих организаций, имеет свою специфику, в том числе и в управлении. Общее руководство университетом осуществляет выборный представительный орган Ученый совет университета, а также Совет при ректоре. Документы данных советов регламентируют работу университета в целом. Для повышения эффективности планирования работы университета и его управления, а также для усиления контроля исполнения постановлений Ученого совета и Совета при ректоре была предложена к рассмотрению схема работы с данными документами в СЭДД. В настоящее время настроены и проходят апробацию модули работы с документами Ученого совета и Совета при ректоре.

Как отмечается, руководством университета был оценен эффект, полученный от внедрения системы уже на первых этапах: так, появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами; увеличилась продуктивность работы с проектами документа в части согласования и утверждения его в электронном виде; усилился контроль исполнения поручений ректора и проректоров; применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило отказаться от рассылки бумажных копий документа, что снизило постоянные затраты университета на расходные материалы для копировально-множительной техники, на бумагу, на освобождение физического места для хранения информации в бумажном виде; сократились затраты времени на обработку информации; повысилась оперативность получения необходимой информации – появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.

В планах развития электронного документооборота университета рассматривается подключение к СЭДД кафедр факультетов, автоматизация архива университета, применение технологии юридически значимого документооборота.

Работы по автоматизации документооборота Тульского государственного педагогического университета им Л.Н.Толстого выполняли сотрудники компании «СофтЭксперт» (г. Тула), дилера ЭОС.



Тема месяца

Обзор: ИТ в транспортной отрасли 2019

Рейтинг CNews

Крупнейшие поставщики ИТ в транспортные компании

Стратегия месяца

Рынок заказной разработки ПО в России растет

Олег Баранов

управляющий партнер «Неофлекс»