«1С:Документооборот» ускорил согласование финансовых документов «Инвестгеосервиса»

Интеграция Бизнес-приложения Внедрения
мобильная версия
, Текст: Владимир Бахур

«Кодерлайн» объявила о завершении внедрения системы «1С:Документооборот» в финансовом подразделении нефтесервисной компании «Инвестгеосервис». Как рассказали CNews в компании, новая система электронного документооборота, интегрированная с системой «1С:Управление строительной организацией», помогла упростить и упорядочить ежемесячную обработку сотен финансовых документов компании. Согласование и утверждение документов на предоставление услуг и распределение их по объектам (скважинам) ускорилось в 2,5 раза. В итоге обеспечено своевременное и упорядоченное согласование первичных финансовых документов, что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.

ГК «Инвестгеосервис» осуществляет полный цикл строительства нефтяных и газовых скважин. Входящее в группу предприятие «Инвестгеосервис» является генеральным подрядчиком по строительству скважин и специализируется на строительстве технологически сложных разведочных и эксплуатационных объектов.

Ежемесячно в компанию поступают, формируются, обрабатываются и согласовываются более сотни различных финансовых документов. Например, только через сотрудников финансового подразделения за год проходит около 2,5 тысяч первичных финансовых документов, связанных с выполнением работ/оказанием услуг и распределением их по объектам (скважинам) и этапам (секции скважин). Своевременное согласование и утверждение этих документов напрямую влияет на соблюдение сроков при закрытии бухгалтерской отчетности, а также на качество и полноту предоставления управленческой отчетности руководству компании для принятия соответствующих оперативных решений.

Ранее формирование и согласование финансовых документов в компании не было автоматизировано. Справки распределения; реестры начислений по неотфактурованным услугам; реестры несписанных материалов и т.п. формировались в электронных таблицах, которые затем распечатывались и в бумажном виде согласовывались с ответственными лицами – руководителями подразделений, кураторами проектов, экономистами. Бухгалтеры проверяли правильность заполнения таблиц и вручную заносили данные в систему «1С:Управление строительной организацией», использующуюся в компании для управления проектами строительства. При этом зачастую оформление документов затягивалось на разных этапах согласования. В среднем утверждение одного документа занимало около десяти дней. 

Компании стала необходима информационная система, которая помогла бы упорядочить работу с документами, обеспечить их сохранность, ускорить сроки согласования.

Партнером по внедрению стала компания «Кодерлайн». Для выполнения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот».  

В ходе проекта система была развернута на 50 рабочих местах, в том числе и в финансовом подразделении компании. Выполнена интеграция «1С:Документооборот» с «1С:Управление строительной организацией». 

В результате внедрения автоматизировано формирование и обработка финансовых документов. Сформированные в системе документы оперативно отправляются на согласование ответственным лицам через привычный сотрудникам внешний почтовый клиент, который интегрирован с системой. При этом если сотрудники используют для работы внешний клиент – все задачи и электронные сообщения автоматически отражаются в «1С:Документообороте». Окончательно оформленные и утвержденные ответственными лицами документы оперативно передаются в «1С:Управление строительной организацией» для дальнейшей обработки.  

Обеспечена надежная сохранность документов, что повысило точность учета принимаемых работ/услуг, а также несписанных материалов и неотфактурованных услуг. Нужную справку распределения или реестр по несписанным материалам/неотфактурованным услугам можно быстро найти в системе. 

Срок согласования и утверждения документов сократился в 2,5 раза – с 10 до 4 дней.  Это позволяет компании более оперативно выполнять закрытие бухгалтерской отчетности, подготовку управленческой отчетности и, как следствие, оперативно принимать соответствующие решения руководством компании. 

Процесс согласования стал более контролируемым, все ответственные лица в любой момент могут проследить, на каком этапе согласования находится тот или иной документ. Если период согласования превышает 4 дня – система уведомляет ответственных о том, что задача просрочена, и они могут оперативно выявить и устранить причины возникновения задержки. Это помогает не выходить из графика закрытия ежемесячной отчетности. Сроки согласования документов соблюдаются всеми подразделениями, участвующими в процессе согласования документов, что повышает лояльность партнеров и положительно влияет на имидж компании.

Константин Куланин, директор департамента экономики и корпоративного планирования «Инвестгеосервиса» отметил: «Отлаженный документооборот – важная составляющая часть работы нашей компании, поэтому мы серьезно подошли к устранению проблем в процессах согласования и прохождения первичных финансовых документов. Ранее "Инвестгеосервис" взял на себя обязательство по внедрению программы "быстрое закрытие" (закрытие бухгалтерского учета на 6-й рабочий день). Новая система "1С:Документооборот 8" во многом помогла выполнить данную программу, т.к. автоматизировала работу с документами, а на их согласование теперь тратится значительно меньше времени. В целом работа с документацией стала более упорядоченной».