Поделиться
«Хлеб Сабурово» оптимизировала документооборот с помощью программы «Скан-Архив»
Специалисты «Гэндальф» помогли компании «Хлеб Сабурово» оптимизировать документооборот, внедрив на предприятии программу «Скан-Архив». Ежедневный документооборот «Хлеб Сабурово» составляет порядка 18 тыс. бумаг. С таким количеством документов возникла потребность автоматически сохранять скан-образы, чтобы сократить трудозатраты сотрудников.
Обрабатывая такой объем бумаг вручную, бухгалтеры тратили много времени. С внедрением «Скан-Архива», созданного «Гэндальф», увеличилась скорость обработки первичных документов – сейчас специалист просто сканирует печатную версию, программа сама распознает и вносит копию в архив «1С».
Также упростилась процедура решения спорных моментов с контрагентами. При сверке данных бухгалтер может быстро найти нужный документ по реквизитам или штрихкоду в базе скан-образов. Раньше ему потребовалось бы выписать необходимые экземпляры, направиться в архив и искать его среди стопок бумаг. А если документ был не один, то поиск занимал длительный промежуток времени. Сегодня электронные дубликаты занимают порядка 2 ТБ данных.
Директор департамента по информационным технологиям «Хлеб Сабурово» Кирилл Железцов отметил, что сотрудники предприятия ощутили все преимущества «Скан-Архив»: «Стало удобнее отслеживать первичные документы, их обработка проходит намного быстрее».
Также, с его слов, было введено новое правило – документ не может считаться обработанным, если нет его копии в архиве «1С». Это помогло «дисциплинировать» сотрудников предприятия: «Если документ проведен в бухгалтерском учете, то у него обязательно должна быть копия в «Скан-Архиве». Сотрудник склада на заводе, который обрабатывает документы, может отметить их и направить в бухгалтерию только при наличии скана. Если вдруг у документа нет электронной копии, тогда его дубликат подписывается заново. Иной возможности провести документ у сотрудников нет».
Короткая ссылка
