Поделиться
Правительство Удмуртии внедряет интеллектуальные сервисы Directum для обработки входящей корреспонденции
Цифровизация внутренних процессов в Удмуртской Республике началась более 10 лет назад. В основу инфраструктуры заложен пул решений Directum: информационные системы используются для электронного документооборота государственных органов, оказания государственных и муниципальных услуг и пр.
Правительство УР совместно с Министерством информатизации и связи УР продолжает развивать возможности информационных систем. В 2022 г. стартовал проект внедрения интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции. Об этом CNews сообщили представители Directum.
Предпосылки внедрения интеллектуальных сервисов
В АГиП УР ежегодно поступает около 46 тыс. писем. На ручную обработку одного входящего документа делопроизводитель затрачивает в среднем 20 минут: 14 минут уходит на сортировку почты, проверку дублей, вычитку и заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК); еще шесть минут занимают подготовка и согласование проекта резолюции.
Далее проект резолюции направляется на рассмотрение главе республики или председателю Правительства.
Цель и задачи проекта
Основная цель — сократить трудозатраты делопроизводителей на обработку входящей корреспонденции с 20 до пяти минут, что позволит сконцентрироваться на других задачах.
Цель достигается за счет подключения интеллектуальных инструментов Directum Ario к нескольким этапам процесса: проверке входящих писем на дубли; заполнению реквизитов и регистрация РКК; формированию шаблона текста проекта резолюции на основе исторических данных и заполненных реквизитов РКК; определению ответственного исполнителя.
В результате удалось оптимизировать регламент обработки входящего письма и сократить время обработки входящих документов.
Как выглядит процесс с подключением Directum Ario
Механизмы искусственного интеллекта могут участвовать сразу в нескольких этапах обработки корреспонденции: заполнять реквизиты РКК входящих писем; заполнять шаблон проекта поручения; определять исполнителя по входящему письму; проверять на дубли входящие письма.
После обработки документа с использованием механизмов искусственного интеллекта делопроизводителю остается только верифицировать заполненную РКК и отправить на рассмотрение руководителю. Шаблон текст проекта поручения при этом сформируется автоматически.
Показатели эффективности
80% — корректность автоматического заполнения реквизитов РКК входящих писем, поступающих по электронной почте и в бумажном виде;
91% — корректность автоматического заполнения шаблона текста содержания проекта поручения;
67% — корректность автоматического определения исполнителя при формировании проекта резолюции.
В Правительстве УР планируют масштабировать опыт интеллектуальной обработки на другие органы исполнительной власти республики и подведомственные организации.
***
Directum — российская ИТ-компания, разработчик интеллектуальных программных продуктов и сервисов для управления цифровыми процессами и документами. ИТ-решения Directum отвечают требованиям импортонезависимости.
Короткая ссылка
