Спецпроекты

Электронный архив «Этлас» внедрен в ДОСААФ Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Интеграция Внедрения

«Этлас-Софт» совместно со специалистами компании «Ай Ти Фабрика» развернули электронный архив «Этлас» в Межрегиональном отделении Общероссийской общественно-государственной организации «Добровольное общество содействия армии, авиации и флоту России» (ДОСААФ) Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Ранее в начале 2019 года руководством ДОСААФ по СПБ и ЛО было принято решение о формировании электронного архива документов, который формировался на протяжении многих десятилетий, а также внедрения подсистемы автоматизированной обработки почты.

После исследования рынка систем электронного архива специалисты компании «Ай Ти Фабрика» остановили свой выбор на системе «Этлас», так как она удовлетворяла следующим необходимым условиям: перевод документов из бумажного вида в электронный; простой и гибкий поиск документов; разграничение доступа к архиву как пользователей, так и групп пользователей; поддержка системой кроссплатформенности; наличие возможности автоматической загрузки в систему электронной почты с дальнейшей регистрацией прикрепленных документов; наличие механизмов автоматического создания инкрементных резервных копий системы в несколько мест; периодическая проверка целостности архива документов; наличие полного набора инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.

После формирования структуры архива, заведения пользователей и настройки карточек документов была настроена автоматическая загрузка электронной почты пользователей с последующей регистрацией прикрепленных к письму документов. Также были настроены механизмы по созданию автоматических резервных копий базы данных и базы документов.

На текущий момент происходит перевод документов из бумажного вида в электронный, что позволит сохранить исторически важные документы для следующих поколений и значительно упростит поиск и доступ к нужным документам. В тоже время специалистам стало гораздо проще и быстрее добавлять документы в электронный архив, которые поступают на электронную почту.