Спецпроекты

Андрей Гриб: внедрять СЭД сегодня нужно быстро

Бизнес Интеграция Внедрения
Отечественный рынок СЭД активно растет – его объем в 2006 году составил порядка 140 млн долларов. В немалой степени это связано с тем, что все большее число руководителей начинают рассматривать СЭД как инструмент, который позволяет упорядочить и сделать прозрачными важнейшие процессы управления – принятие решений и контроль хода их выполнения. О том, какие требования рынок предъявляет в связи с этим к СЭД, и об основных тенденциях российского рынка документооборота Андрей Гриб, руководитель Центра компетенции "Электронный документооборот и Lotus-приложения" компании "Аплана", рассказал в интервью корреспонденту CNews.

CNews: Какие тенденции на отечественном рынке систем электронного документооборота вы можете выделить?

Андрей Гриб: СЭД – инструмент менеджмента предприятий, а не только общих отделов и канцелярий. Именно так можно сформулировать основную тенденцию последнего времени, которую мы ощущаем в общении с нашими клиентами. Общей практикой стало использование бухгалтерских систем, делающих прозрачными для организации ее взаимоотношения с государством. За последние 7-10 лет руководители восприняли идею прозрачности движения ресурсов предприятия, которую дает внедрение ERP. Сегодня наступает понимание того, что прозрачным должно быть и управление, то есть ход согласования, подписания документов, доведение решений до сотрудников, выполнение поручений. В организациях с большим документопотоком без этого трудно рассчитывать на высокий уровень исполнительной дисциплины.


Андрей Гриб: В целом ряде случаев внедрение СЭД помогло снизить риски внедрения ERP.

При всех различиях в задачах, для которых организации приобретают СЭД, в последнее время четко проявляется тенденция: организации выбирают СЭД для автоматизации управленческого документооборота. Иначе говоря, для поддержки принятия решения, которое всегда предваряется подготовкой документа и собственно в нем и фиксируется. При этом нередко звучат слова о том, что канцелярия, конечно, автоматизироваться будет, но потом, когда будут закрыты потребности руководства в формализации принятия решений.

В этой тенденции можно выделить еще один мотив. Безусловно, в каждой организации есть практика работы с документами, есть конкретные сотрудники, с которыми документ нужно согласовать, у которых их нужно подписать. Но как только поток документов увеличивается, сложившейся практики оказывается недостаточно – оказываются нужны регламенты работы с документами с их определенностью, четкостью и легитимностью. И дальше встает задача стандартизации процедур работы с документами и поддержки выработанных регламентов. Именно для решения этой задачи компании теперь внедряют СЭД.

CNews: Мировой рынок систем электронного документооборота аналитики называют одним из самых быстрорастущих. России тоже характерно столь быстрое развитие? Как отечественные тенденции коррелируют с мировыми?

Андрей Гриб: В числе основных причин приобретения систем для работы с документами на Западе аналитики называют эффективное управление затратами, рост производительности офисных сотрудников, приобретение способности быстро реагировать на открывающиеся деловые возможности, снижение бизнес-рисков. Все эти задачи стоят и перед нашими компаниями и организациями. Другое дело, что наши предприятия позже западных начали решать эти задачи средствами СЭД.

Есть определенная логика развития информационной структуры предприятий. Во многих из них внедрение СЭД запланировано после внедрения ERP. Хотя и тут есть интересная тенденция. В целом ряде случаев – это были распределенные организации, СЭД были внедрены до внедрения ERP. ИТ-директорам удалось убедить руководство, что внедрение СЭД позволит добиться необходимого уровня исполнительской дисциплины, подготовит персонал к внедрению ERP. В конечном итоге это снижает риски внедрения ERP.

CNews: Кто сегодня является основным потребителем СЭД? Какие отрасли можно назвать локомотивами рынка?

Андрей Гриб: Мы строим свою работу, ориентируясь на потребности нескольких сегментов. Основной заказчик СЭД, а именно – продвинутых функций СЭД, о которых я говорил ранее, – это крупные компании, уже входящие в рейтинг Эксперт 400, и компании, борющиеся за право войти в него. Иначе говоря, лидеры в своих отраслях, четко связывающие внедрение СЭД с повышением конкурентоспособности своих предприятий.

Вторую группу образуют компании, делающие ставку на политику региональной экспансии и политику построения вертикальных или горизонтальных холдингов. При расширении бизнеса им важно сохранить целостность и управляемость организации. Для них принципиально в тех процессах, где это нужно, обеспечить сквозные процессы документооборота и при этом сохранить лучшее в практике ведения дел отдельных предприятий.

Основной признак, по которому формируется третий сегмент клиентов, таков: работа с документами для них является основным бизнес-процессом. Это и госсектор, и банковская сфера, и страхование, и компании, оказывающие юридические услуги, и т. д. Они имеют специализированный документооборот, им нужны специализированные решения. Большой спрос ожидаем от финансового сектора.

Для нераспределенных средних по размерам предприятий важно наведение и подержание порядка в работе с документами и поручениями, и это четвертый сегмент наших клиентов.

Кто является локомотивом? Я бы сказал, что компании с передовым менеджментом – те, кто видят все плюсы СЭД как средства, которое позволяет все обеспечивающие задачи по работе документами и поручениями – организационные, транспортные, фиксацию статистики, необходимой для контроля исполнительской дисциплины, – возложить на систему. Освободить тем самым свое время и время своих сотрудников для дела – анализа, обсуждений, обдумывания.

Любой руководитель заинтересован в максимально четкой подготовке документов сотрудниками, лежащих в основе решений, и максимально быстром выполнении принятых решений. При внедрении СЭД в МТС сразу возникла тема подготовки отчетов, которые позволят высшему руководству контролировать процесс согласования документов – видеть, в каких подразделениях, по каким сотрудникам есть задержки. По регламентам компании, если документ не согласован в течение трех установленных дней, он уходит следующему сотруднику. При этом система фиксирует, что сотрудник согласен с документом, но его реально не рассматривал. Вся картина "налицо". Это необходимая информация для разрешения таких ситуаций, если они возникают.

CNews: Какие факторы будут оказывать влияние на рынок СЭД в будущем? Каким вы видите его развитие?

Андрей Гриб: Скорость жизни постоянно возрастает. Компании хотят внедрять СЭД быстро. Это требование руководства, которому просто неудобно, когда часть подразделений работает с использованием бумажных технологий, а часть – с использованием электронных. Вспомните ситуацию с покупкой машины – несколько лет назад это была целая эпопея, а сегодня все документы можно оформить за один день. С СЭД то же самое – сроки внедрения можно сократить. Чтобы быстро внедрить СЭД, решение должно нести в себе важный баланс. С одной стороны, это должно быть готовое настраиваемое решение – в том, что касается бизнес-процессов документооборота, общих для всех компаний и организаций. А они есть, об этом говорит и практика, и теория делопроизводства. Чтобы сэкономить время внедрения, мы должны приходить к клиентам с готовыми конструкциями, которые они могут либо принять, как есть, либо подправить с учетом своей специфики. Это уже экономит время внедрения. С другой стороны, это должен быть конструктор, который позволит все уникальные бизнес-процессы заказчика быстро собрать из набора "кубиков" – готовых процессов и регламентов. Это второй источник сокращения времени внедрения. Мы как производители в последней версии нашего решения сделали на этом большой акцент.


Профиль месяца

Искусственный интеллект стал полумифическим понятием

Сергей Поляков

ИТ-директор Альфа-Банка

Тема месяца

Обзор: ИКТ в госсекторе

Рейтинги CNews

• Топ-100 ИКТ-тендеров для федеральных ведомств • Крупнейшие поставщики • ИКТ-бюджеты регионов