Новый ГОСТ на документооборот приближает единый формат СЭД

Бизнес Интеграция Законодательство
мобильная версия
, Текст: Денис Легезо
Профильный подкомитет по стандартизации обновил и отправил на утверждение в Росстандарт ГОСТ по взаимодействию систем электронного документооборота. По сравнению с прошлой версией в разработке, помимо пересылки документов из одной системы в другую, добавилось описание их полноценной двухсторонней работы через XML-файлы.

Подкомитет по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота» Росстандарта и компания «Электронные офисные системы» закончили разработку проекта национального стандарта «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению». Текст окончательной редакции, который можно прочесть здесь, направлен на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Стандарт предлагается ввести взамен уже существующего одноименного ГОСТ Р 53898-2010.

Как пояснил CNews председатель совета директоров ЭОС Владимир Баласанян, разработка нового ГОСТ нужна для того, чтобы зафиксировать, как электронные документы, созданные в конкретной СЭД, смогут обрабатываться в другой системе после предварительного преобразования в ее формат. «Бумажные документы, оформленные должным образом, понятны всем участникам документооборота, все могут их читать и исполнять, - говорит он. - Электронные же документы, созданные в каждой СЭД, имеют свой специфический формат и, таким образом, неотделимы от нее».

По словам Баласаняна, для решения этой задачи разработчики СЭД еще в начале 2000-х объединились в Гильдию управляющих документацией и разработали первую версию единого формата представления электронных документов при пересылке их между различными СЭД. Впрочем, он оговаривается, что разработка единого стандарта ведется с прицелом на будущее, пока же практической необходимости в нем нет.

«На основе этого стандарта в 2010 г. нашим подкомитетом был выпущен соответствующий ГОСТ, - продолжает Баласанян. - Несмотря на то, что ведущие разработчики СЭД в той или иной степени использовали рекомендации этих стандартов, перехода на единый формат взаимодействия до сих пор не произошло. До тех пор, пока в стране нет нормативно обеспеченного межведомственного и межкорпоративного электронного документооборота, в этом едином формате просто нет нужды».

Сейчас первичными являются бумажные оригиналы документов, которые в таком виде создаются, подписываются, рассылаются и хранятся. «СЭД, по сути, играют роль вспомогательного инструмента для работы с бумажными оригиналами, - считает Баласанян. - Тем не менее, отдельные организации все шире используют межведомственный электронный документооборот, накоплен огромный практический опыт. И в новой редакции ГОСТа мы попытались этот опыт учесть и обобщить».

По сравнению с предыдущей редакцией ГОСТ, где речь шла только о пересылке документов из одной СЭД в другую, в новой уже предполагается, что пересылка документа инициирует процесс двустороннего документационного взаимодействия систем. Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами управления документами, которое представляет собой XML-документ с определенной структурой и заданным составом элементов и атрибутов, а также, при необходимости, набор дополнительных файлов.

Описанный в стандарте формат электронного сообщения содержит элементы формата обмена государственной системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и может быть преобразован в формат МЭДО. Как считают разработчики, стандарт должен способствовать интеграции разрозненных решений для управления документами в единую межведомственную и межкорпоративную систему.

«У нас нет иллюзий того, что этот ГОСТ станет обязательным, а не рекомендуемым форматом взаимодействия современных СЭД, - говорит Баласанян. - Однако мы убеждены, что без такого опережающего практику шага движение к преимущественно электронному документообороту невозможно».