Поделиться
Управление по культуре и работе с молодежью администрации Салехарда внедряет электронный архив «Этлас»
В связи с активной деятельностью Управления по культуре и работе с молодежью Администрации муниципального образования города Салехард, остро встал вопрос о переводе документации в электронный вид.
Руководством управления была поставлена задача повышения эффективности работы всех отделов за счет создания единой информационной среды, быстрого поиска и надежного хранения всей документации. Также было необходимо перевести данные из бумажного архива в электронный.
После анализа ряда электронных архивов, руководство остановило свой выбор на продукте от компании «Этлас-Софт». Основным критерием выбора системы «Этлас», помимо удовлетворения требованиям заказчика, была ее гибкость в настройках и возможность в дальнейшем самостоятельно настраивать и развивать систему под новые задачи. Также немаловажным было наличие опыта у специалистов компании «Этлас-Софт» в реализации аналогичных проектов.
Как сообщили CNews в «Этлас-Софт», внедрение системы «Этлас» позволило максимально автоматизировать регистрацию документов в системе, за счет использования ряда механизмов, которые позволяют за несколько кликов мыши отсканировать, пронумеровать, задать имя и разместить документ в архиве.
Стандартная комплектация системы «Этлас» позволяет организовать такую автоматизацию за счет поддержки потокового сканирования многостраничных документов, модуля импорта документов с автоматической регистрацией, модуля автоматического именования документов и модулей автоматического структурирования и размещения документов.
В результате внедрения электронного архива «Этлас» помимо решения поставленных задач управление получило ряд возможностей, которые позволили перейти на качественно новый уровень работы: параллельная коллективная работа с документами разных групп пользователей; быстрая регистрация входящей и исходящей документации; централизованное структурированное хранение электронных документов; быстрый поиск, как по атрибутам, так и по содержимому документа; защита документов от несанкционированного доступа.
На первом этапе планируется создать электронный архив нескольких подразделений управления. По результатам выполнения первого этапа будет принято решение о масштабном расширении использования электронного архива во всей Администрации муниципального образования города Салехард.
Короткая ссылка
