Поделиться
«ПетербургГаз» строит безбумажный документооборот вместе с Directum
Компания «Авис Эксперт» – партнер компании Directum – объявила о начале масштабного проекта внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum в газораспределительной организации «ПетербургГаз» (г. Санкт-Петербург).
В конце ноября 2008 г. советом директоров «ПетербургГаза» было принято решение о самостоятельном выполнении всего комплекса работ по техническому обслуживанию системы газоснабжения Санкт-Петербурга. Это повлекло за собой существенные изменения организационной структуры и перестройку культуры бизнеса предприятия, отметили в организации.Так, в рамках модернизации предприятия была запланирована оптимизация и автоматизация внутренних бизнес-процессов компании, в том числе процессов документационного обеспечения управления. Для этого руководством компании был взят курс на внедрение СЭД Directum. В качестве поставщика и интегратора была выбрана компания «Авис Эксперт».
Специалисты «Авис Эксперт» провели на предприятии предварительную диагностику, которая позволила выявить ряд особенностей компании «ПетербургГаз» и проблем, требующих решения: рост документопотока (после реструктуризации количество регистрируемых документов увеличилось на 45%, сейчас в течение года регистрируется порядка 22 000 документов), территориальная распределенность (наличие трех крупных удаленных офисов и восьми управлений, которые активно обмениваются документами и каждое из которых имеет собственные места регистрации документов), необходимость реорганизации службы делопроизводства для работы в новых условиях.
По итогам диагностики была составлена карта стратегического развития системы документооборота на ближайшие 2 года и детальный план первого этапа. Первый этап – «Автоматизация канцелярии» – предполагает внедрение базового функционала электронного документооборота и формирование базиса для дальнейшего развития и масштабирования системы.
В ходе первого этапа будут автоматизированы важные процессы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации. Все бумажные документы будут сканироваться и передаваться на хранение в электронный архив системы Directum. В итоге будет организована единая база электронных образов внешних и внутренних документов.
Также у руководства «ПетербургГаза» появятся механизмы контроля исполнительской дисциплины: в системе будут организованы такие процессы, как постановка задач и поручений исполнителям, приемка результатов, построение аналитических отчетов по загруженности персонала и исполнительской дисциплине.
Результатом внедрения системы Directum должен стать переход «ПетербургГаза» на практически полную «безбумажную» технологию работы с документами, что, как ожидается, сократит издержки на документооборот и позволит сотрудникам слаженно работать в рамках единого информационного пространства.
Короткая ссылка
