Directum представила новую версию облачной ЕСМ-системы DirectumRX

Интеграция Бизнес-приложения Документооборот Облачные технологии
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

Компания Directum представила новую версию облачной ЕСМ-системы DirectumRX. Как сообщили CNews в Directum, версия 2.3 упрощает и оптимизирует работу пользователей. Новые инструменты мониторинга дают наглядную оценку состояния процессов, визуальный редактор маршрутов документов ускоряет настройку системы, целый ряд других улучшений повышает удобство ежедневной работы в DirectumRX.

Контроль над процессами

В DirectumRX 2.3 появились виджеты с актуальной информацией по работе сотрудника: например, сколько документов ему нужно согласовать или поручений исполнить. Пользователи могут взглянуть на свою текущую деятельность «сверху», вовремя выявить пробелы и принять меры — быстро перейти к соответствующим работам можно прямо по ссылкам на виджетах. В аналогичном виде доступны показатели работы подразделения: объем заключенных договоров, коэффициент исполнительской дисциплины, средняя задержка выполнения зданий и др.

Область виджетов преднастроена для каждого пользователя в соответствии с его ролью, позже сотрудник может изменить содержимое области на свое усмотрение.

Для отслеживания эффективности компании или подразделений в системе разработана контрольная панель «Мониторинг и анализ». С ее помощью руководители в наглядном виде получают информацию по основным показателям: например, задачам с нарушением срока исполнения и сотрудникам с самой большой загрузкой.

Новые возможности для работы

По словам разработчиков, при развитии DirectumRX большое внимание уделяется пожеланиям пользователей и упрощению их ежедневной работы в системе, чтобы частые действия занимали минимум кликов и времени.

В DirectumRX теперь можно регистрировать входящие счета и согласовывать оплату по ним. Для каждого счета в системе заводится карточка, а согласование производится по специальному маршруту. Пользователю не нужно запоминать, кому и в какой последовательности отправить счет для согласования оплаты — система все сделает сама. В DirectumRX ведется реестр входящих счетов, с помощью которого удобно выгружать в различных разрезах информацию по выставленным организации счетам и всегда быть в курсе расчетов с поставщиками.

В новой версии развитие получили возможности системы по настройке замещения: на время своего отсутствия руководитель может передать заместителю полномочия по подписанию документов. Для этого в DirectumRX настраивается право подписи, и указывается доверенность или приказ, на основании которых оно предоставлено.

Часто бывает необходимо занести новый документ в систему. Сейчас сделать это проще, независимо от того, получен он по обычной почте или электронной: письма и вложения из проводника Microsoft Outlook просто «перетаскиваются» в DirectumRX — исключается необходимость «лишних движений».

Для обработки бумажных документов добавлен новый механизм сканирования. С его помощью можно предварительно просмотреть получившиеся образы документов, поменять порядок их следования, удалить неудачные и сделать новые, рассказали в компании.

Еще одна функция в работе с Microsoft Outlook обеспечивает возможность обращаться к календарю прямо из карточки задания: пользователи могут запланировать время на выполнение работ, добавить себе напоминание или назначить коллегам рабочую встречу.

По информации Directum, в системе версии 2.3 стало проще заполнять поля карточек. Например, чтобы указать корреспондента при оформлении входящего письма, не нужно вводить полное наименование организации или искать его вручную. При вводе фрагмента имени компании система предложит все подходящие варианты в выпадающем списке. Еще быстрее найти организацию по ее ИНН.

Настройка маршрутов документов

В новой версии DirectumRX появился графический редактор для настройки правил обработки документов: нужные этапы заносятся «перетаскиванием» и настраиваются прямо на схеме. При этом не нужно указывать конкретного сотрудника для каждого этапа: по обозначенной роли система сама определяет участника процесса. Так DirectumRX можно просто и быстро настроить под внутренние процессы организации: последовательность маршрута буквально «рисуется» в редакторе. При необходимости перенастройки правил внести изменения также легко.

Помимо этапов, в схему можно добавлять условия, в зависимости от которых будет меняться последовательность маршрута. Например, при условии, что сумма договора больше или равна p500 тыс., он отправляется дополнительному согласующему.

В правила обработки служебных записок добавлены этапы их рассмотрения и создания поручений. По результатам рассмотрения руководитель может вынести резолюцию, отправить поручения ответственным или вернуть документ на доработку.

Быстро настроить процессы работы с документами в системе помогут обучающие видеоролики DirectumRX, доступные для просмотра на YouTube.

Доступность DirectumRX

Оценить возможности работы в облачной ЕСМ-системе можно, попробовав демо-версию продукта. Подписка на DirectumRX в публичном «облаке» производится по новым простым и доступным тарифам, при этом возможно развертывание системы и в частном «облаке».