Статья

Антон Крупнов: Мы получили СЭД и портальное решение "в одном флаконе"

Документооборот
мобильная версия

Система EOS for SharePoint разработки компании "Электронные Офисные Системы" широко известна на рынке ECM, в первую очередь, как прикладное решение, реализующее функции электронного документооборота на платформе Microsof SharePoint Server. Однако, как показал проект в группе компаний "Термекс", возможности решения выходят далеко за рамки традиционных функций СЭД, помогая решать специфические бизнес-задачи. Об особенностях проекта и этапах его реализации рассказывает руководитель ИТ-проектов ГК "Термекс" Антон Крупнов.

CNews: Почему ваш выбор остановился на EOS for SharePoint?

Антон Крупнов: Нам было нужно портальное решение и документооборот, а компания "Офис-Док" предложила решение ЭОС, которое нас устроило. Большим плюсом было то, что все поставлялось "в одном флаконе" — вместе с документооборотом мы получили платформу, на которой можно развивать и портальное решение.

CNews: Был ли у вас в компании SharePoint до того, как вы решили внедрять продукт ЭОС на этой платформе для управления электронным документооборотом?

Антон Крупнов: Нет, не было. При выборе системы мы отталкивались не от платформы, ее наличия или отсутствия, а от задач. Нам предстояло реализовать большое количество взаимосвязанных задач портала и СЭД. Мы нашли и то, и другое – подходящую платформу и адекватное прикладное решение на ней.

CNews: На заседании Санкт-Петербургского клуба ИТ-директоров вы говорили, что, в числе прочего, используете EOS for SharePoint для приема и обработки заявок в ИТ-службу, для согласования счетов, бронирования переговорных, согласования контрагентов со службой безопасности и других задач. Для СЭД это не совсем традиционная область применения, не так ли?

Антон Крупнов: На самом деле ничего удивительного в этом нет. Поясню на примере бизнес-процесса приема заявок в ИТ-службу и их прохождения. Большое количество заявок у нас составляют специфические заявки по техподдержке и внесению изменений в конфигурацию 1С. Я устроил таким образом, что задача не просто через портал приходит в ИТ-отдел, а сначала поступает ключевым пользователям на согласование, чтобы решить, нужно ли вообще это делать. Только после их согласования заявка попадает к специалистам ИТ. Средствами системы специалисты ИТ могут запросить информацию у коллег, создать подчиненную задачу или создать новую заявку со связкой и т.д. В общем, помимо приема заявки через портал мы задействовали средства коллективной работы EOS for SharePoint - как до момента регистрации заявки, так и в процессе ее исполнения.

ГК "Термекс" – ведущий специализированный производитель водонагревателей в Европе. В 2009 году компании "Термекс" исполнилось 60 лет. Сегодня "Термекс" входит в тройку мировых лидеров, производя 2 млн водонагревателей в год и реализуя их в 160 странах мира.
Последние 10 лет ГК "Термекс" стремительно развивалась – только за это время объемы реализации продукции выросли в 20 раз, а количество филиалов по России и СНГ превысило 90. Росло количество пользователей (сегодня это около 2 тыс. человек) и, соответственно, задач, требующих автоматизации.

CNews: Получается, что простую задачу – "прием заявок" – средствами СЭД вы расширили до уровня автоматизации целого бизнес-процесса?

Антон Крупнов: Да. Мы действительно использовали типовые возможности СЭД, для автоматизации бизнес-процессов. Если рассматривать любой бизнес-процесс любой организации, то, с большой долей вероятности, его элементы уже реализованы в СЭД. Отпадает необходимость создавать процесс "с нуля". Так что границы использования EOS for SharePoint оказались гораздо шире термина "система электронного документооборота".

CNews: Есть ли еще области применения функционала решения, которые упростили процесс реализации проекта?

Антон Крупнов: Безусловно. Вот, например, в нашем Центре Документов в основном задействованы стандартные возможности хранилища портала SharePoint (здесь лежат сертификаты на продукцию, типовые договоры, регламенты, шаблоны и пр.), а механизм атрибутного поиска мы использовали от системы EOS for SharePoint. Или еще пример: мы используем средства интеграции EOS for SharePoint со сторонними системами, эти средства входят в функционал решения. Служба EOS for SharePoint выгружает данные в таблицу обмена MS SQL, а оттуда мы забираем данные в 1С.

CNews: Скажите, пожалуйста, как пользователи встретили новую систему? Было ли предубеждение против системы или внедрение прошло на ура?

Антон Крупнов: Мы изначально создавали портал, которым захотят пользоваться все сотрудники. Идея состояла в том, чтобы запускать задачи последовательно. Первой задачей должна была стать такая, которая привлечет большое количество пользователей на портал, и, в то же время, будет актуальной для организации. Начинали мы с заявок в ИТ-службу и постарались сделать все максимально удобным. Сначала там была одна кнопка – "Отправить заявку". Запросы мы структурировали таким образом, чтобы ни у кого не возникало соблазна нажимать какие-то лишние кнопки. Бывали, конечно, ошибки, но в основном все как-то справлялись с новой системой. А после того как увидели обратную связь, когда пошла отработка заявок, необходимость кого-то убеждать отпала сама собой. Таким образом пользователи получили удобный и организованный инструмент для обращений, а мы - эффективную систему для работы.