Поделиться
«Гарант-Торг» оптимизировал учет аренды и ярмарок с помощью «1С:Бухгалтерии предприятия»
ООО «Гарант-Торг» занимается организацией торговых площадок, предоставлением в аренду павильонов и торговых мест, а также проведением ярмарок. В работе компании важно учитывать участников, товары и логистику на мероприятиях. До начала автоматизации все процессы велись в Excel и на бумажных носителях, что регулярно вызывало путаницу, потерю информации и задержки в отчетности. Управление договорами аренды и учет участников ярмарок занимали много времени и ресурсов. Компании было необходимо решение, которое упростило бы процессы, сделав работу более точной и оперативной. Об этом CNews сообщили представители «Гэндальф».
Организация столкнулась с несколькими конкретными проблемами. Во-первых, работа с договорами была исключительно рутинной: шаблоны для каждого арендатора заполнялись вручную, а из-за отсутствия связи этих документов с учетной системой «1С» постоянно возникали ошибки и несоответствия в платежах. Во-вторых, организация каждой ярмарки превращалась в операцию по ручному управлению данными: реестры участников формировались вручную, отслеживалась грузоподъемность товаров, ежедневно заполнялись сводки, что занимало много времени. И, в-третьих, катастрофически не хватало аналитики: из-за отсутствия инструментов для анализа компания не могла оперативно оценить загруженность ярмарок или популярность тех или иных товаров, что мешало принимать взвешенные решения и ослабляло контроль.
Для решения этих задач специалисты «Гэндальф» провели комплексную доработку конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия», нацеленную на автоматизацию документооборота по аренде, внедрению сквозного учета ярмарок и настройки автоматического заполнения печатных форм.
Результаты
Добавлены специальные виды договоров аренды (аренда павильона и торгового места) с автоматическим заполнением всех реквизитов, сроков и стоимости.
Настроен комплексный учет ярмарок, созданы специализированные справочники для учета грузоподъемности товаров, внедрены реквизиты в номенклатуре, а также разработан документ «Приезд участников (ежедневный реестр)» для автоматического формирования табличных данных.
Внедрена система аналитических отчетов для контроля, включающая детальную информацию об участниках и товарах.
В результате внедрения компания достигла значительного прогресса в ключевых операционных процессах. Скорость оформления документов сократилась в разы – теперь формирование договоров аренды занимает 2 минуты вместо прежних 20-30 минут, а ежедневный реестр ярмарки заполняется автоматически. Достигнута беспрецедентная точность учета – система исключила ошибки в данных участников и товаров, а также обеспечила полный контроль над специальными реквизитами, такими как грузоподъемность. Благодаря прозрачной отчетности руководство компании получило доступ к актуальным данным о загруженности ярмарок и финансовых показателях в реальном времени.
Если раньше сотрудники теряли до 40% рабочего дня на сверку данных, то теперь же ООО «Гарант-Торг» использует единую систему, где все отчеты формируются за пару кликов. Это значительно экономит время, снижает риски и повышает точность данных.
Короткая ссылка
