Directum внедрена в государственном машиностроительном конструкторском бюро «Радуга»

Интеграция Внедрения ИТ в госсекторе Документооборот
мобильная версия
, Текст: Татьяна Короткова

ECM-система Directum внедрена в государственном машиностроительном конструкторском бюро «Радуга». Как результат, процессы предприятия претерпели изменения — стали более емкими и контролируемыми. Руководителям стало легче отслеживать ход исполнения поручений, появилась возможность формировать отчеты по исполнительской дисциплине и перечню невыполненных работ, сообщили CNews в компании Directum.

Основной задачей конструкторского бюро «Радуга» является разработка, производство и модернизация отечественных образцов управляемых ракет. Кроме этого, МКБ занимается разработкой и производством высокотехнологичного оборудования для различных областей народного хозяйства. Специалисты конструкторского бюро ведут опытно-конструкторские работы в сфере ветроэнергетики.

ECM-система Directum пришла на замену предыдущей системе, которая позволяла вести в электронном виде только регистрацию документов. Однако разработка высоких технологий требует не только квалифицированных кадров, но и инструментов работы. При выборе новой системы оценивался интерфейс, быстродействие и широкие функциональные возможности в базовой поставке.

Проект внедрения Directum стартовал в июне 2015 г., и уже сегодня сотрудники «Радуги» работают с единым архивом электронных документов, а процессы бюро оптимизированы. В частности, по отзыву заказчика, снижены трудоемкость и прямые затраты на поиск и обработку информации; исключены случаи потери документов. Информация о ходе согласования документов всегда доступна и актуальна договоры автоматически связываются в системе с сопутствующей документацией. Руководители получили в свое распоряжение удобный механизм контроля исполнения поручений и создания отчетности для принятия управленческих решений, рассказали в компании.

На первом этапе были охвачены процессы делопроизводства — полный цикл работы с входящей и исходящей корреспонденцией. В результате второго этапа автоматизирована работа с основными видами документов: служебные и докладные записки; приказы и распоряжения; протоколы совещаний; договорные документы.

Порядка 500 сотрудников бюро работают сегодня в ECM-системе. Тем не менее, проект охватил не весь персонал. Специалисты, которые ведут свою деятельность в закрытых аттестованных помещениях, не имеют прямого доступа к системе. Документы для них распечатываются отделом канцелярии и, соответственно, передаются на согласование и исполнение в бумажном виде. Кроме того, часть документации «Радуги» содержит информацию конфиденциального характера, в системе Directum такие материалы только регистрируются, и отслеживается их движение.

Сегодня государственное машиностроительное конструкторское бюро «Радуга» совместно со специалистами компании Directum прорабатывают пути оптимизации закупочной деятельности, и уже на следующем этапе планируется ее автоматизировать.