Поделиться
«Востсибуголь» автоматизировал документооборот на базе DocsVision
Компания DocsVision сообщила о том, что в опытно-промышленную эксплуатацию передано решение по автоматизации делопроизводства и контроля исполнения документов на базе одноименной системы DocsVision в компании «Востсибуголь». Проект проводит сертифицированный партнер DocsVision в Иркутске — компания «Решение».
В связи со сменой собственника на предприятии возникла необходимость в новой программе автоматизации документооборота взамен действовавшей ранее корпоративной системы на базе Lotus (Company Media). Необходимо было не только сохранить преемственность, но и перейти на новые стандарты управления, при этом в достаточно короткие сроки и с разумными затратами.
В течение двух недель специалистами компании «Решение» было создано прикладное решение по организации делопроизводства и контроля исполнения для секретариата «Востсибуголя», которое включает в себя работу с входящими, исходящими и внутренними документами, организационно-распорядительной документацией, регистрацию договоров и поддержку существующей библиотеки типовых документов. Дополнительно настроен процесс создания контрольных карточек, обеспечена маршрутизация заданий конечным исполнителям посредством электронной почты. Также было проведено обучение пользователей, организованы рабочие места, созданы подробные памятки-инструкции по работе с системой.
В настоящее время ведутся работы по загрузке в DocsVision накопленной ранее базы документов из системы Lotus и созданию электронного архива документов.
Для успешной реализации проекта была создана рабочая группа, что позволило активно включить в работу специалистов заказчика. Полноценная работа в системе была начата в течение трех дней после старта проекта. По оценкам пользователей, новая система оказалась мобильной, а созданное решение полностью отвечает поставленным задачам.
На данный момент приобретено 10 лицензий системы DocsVision для реализации пилотного проекта. По его итогам предполагается тиражирование системы на 25 рабочих мест и охват системой филиалов компании.
Короткая ссылка
