Спецпроекты

«Средневолжская газовая компания» внедряет Directum: завершен второй этап

Интеграция Документооборот Внедрения

В «Средневолжской газовой компании» (СВГК) завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum. К моменту завершения этапа в системе зарегистрировано около 100 человек, говорится в сообщении компании Directum.

Основной вид деятельности СВГК — транспортировка газа потребителям, эксплуатация газовых сетей и объектов газового хозяйства. Одна из приоритетных задач СВГК — постоянное усовершенствование технологий, повышающих надежность эксплуатации объектов газового хозяйства. При этом важно соблюдать условия постоянно совершенствующейся отраслевой нормативной документации: масштабный перечень инструкций, положений, регламентов, который регулярно обновляется. До недавнего времени работа с такой документацией осложнялась тем, что все документы были представлены в бумажном виде, и чтобы ознакомить с ними ответственных сотрудников, приходилось делать множество копий.

В результате в СВГК назрела потребность во внедрении системы, которая бы позволила полностью автоматизировать документооборот и взаимодействие в компании. Основным заказчиком решения выступил отдел оптимизации бизнес-процессов, поскольку именно на нем лежит ответственность за координацию работы с нормативной базой предприятия. Дополнительная сложность документооборота в данном подразделении заключается в тесной взаимосвязи документов, то есть любое изменение в одном из них влечет изменения во всех сопутствующих, пояснили в Directum.

В итоге руководством СВГК был взят курс на выбор ECM-системы. «Среди основных критериев выбора системы были соотношение цена-качество, а также ее гибкость — то есть возможность приспосабливать её для решения постоянно меняющихся задач, — рассказал начальник управления информационных технологий СВГК Сергей Блинов. — И, конечно, особое внимание обратили на наличие в Самаре партнера-производителя с соответствующим уровнем компетенции. Всем требованиям отвечала компания «Аскон-Самара» (Группа компаний «АйтиКонсалт»), наш давний партнер, уже внедривший на предприятии системы проектирования. Для реализации нужного функционала была выбрана система электронного документооборота Directum, которая на тот момент уже использовалась в ряде подразделений».

Внедрение Directum стартовало в мае 2010 г. Ядром внедряемого функционала стали «Базовые модули» и модуль «Канцелярия», плюс был развернут внутрикорпоративный портал на платформе MS SharePoint.

На этапе подготовки проектного решения была разработана организационная схема, согласно которой все документы, созданные с помощью Directum, сначала отправляются на согласование со всеми необходимыми подразделениями, затем автоматически поступают на утверждение руководителям служб и, в конечном итоге, генеральному директору. Важно, что вносимые изменения на всех уровнях согласования фиксируются. После утверждения документ проходит регистрацию. Чтобы сотрудники вовремя отслеживали новые нормативы, система в автоматическом режиме проверяет, есть ли вновь утвержденные документы, и публикует их на портале для всех сотрудников. Найти нужную информацию можно по различным критериям, например по виду документа, дате утверждения и т.д.

В планах СВГК — дальнейшая работа по усовершенствованию работы с нормативной документацией, например, по некоторым видам регламентов, которые не подлежат всеобщему обозрению, но должны публиковаться для ограниченного круга лиц. Для такой документации необходима возможность автоматизации предоставления доступа к информации, и «АйтиКонсалт» планирует интегрировать уже внедренные Directum и SharePoint с Active Directory, что позволит выкладывать документы на сервер в соответствии с правами доступа.