Поделиться
«Аэропорт Иркутск» внедрил DocsVision
Компания RKIT Group, партнер компании DocsVision в Иркутске, объявила о вводе в промышленную эксплуатацию первой очереди пилотного проекта по созданию прикладных решений на базе системы DocsVision в ФГУП «Аэропорт Иркутск».
Внедрение системы электронного документооборота было признано руководством «Аэропорта Иркутск» одной из первоочередных задач. Для того чтобы снизить риски при реализации проекта, связанные с нехваткой времени, ресурсов и т.д., специалистами RKIT Group была предложена технология внедрения, позволяющая начать внедрение с небольших наиболее актуальных задач, которые можно реализовать в достаточно короткие сроки, а в дальнейшем постепенно наращивать функциональность и развивать созданное решение.
Основными задачами первой очереди были определены: автоматизация базового делопроизводства, контроль исполнения документов, организация учета проектов договоров, создание и поддержка архива внутренней нормативной документации, организация рабочих мест руководителей для получения оперативных аналитических отчетов. Для решения данных задач заказчик приобрел 10 лицензий DocsVision.
В связи с небольшим количеством приобретенных лицензий, были предусмотрены различные варианты организации рабочих мест – на постоянной основе для сотрудников канцелярии и секретаря генерального директора, и в режиме временного доступа для получения аналитических отчетов для руководителей высшего звена. Благодаря этому, на период пилотного проекта удалось задействовать в работе с системой свыше 15 пользователей.
На текущий момент решены все задачи первой очереди. Созданное решение охватывает канцелярию, юридическую службу, рабочие места руководителя проектов и руководителей высшего звена. Основную работу с входящими, исходящими и внутренними документами выполняют сотрудники канцелярии, обеспечивая регистрацию, систематизацию и контроль исполнения документов. Создан архив внутренней нормативной документации, который позволяет категоризировать и поддерживать структуру хранения нормативных документов, предоставляет широкие возможности поиска. Ведется регистрация договоров и их проектов, появилась возможность отслеживать исполнение статуса проекта договора. Кроме того, появилась возможность формировать реестры и отчеты по любому типу документов, используемых в системе, что облегчает доступ к аналитической информации для руководителей разного уровня.
До начала использования DocsVision для обработки документов в канцелярии использовалась программа собственной разработки. На текущий момент, по информации DocsVision, пользователями отмечается значительное повышение удобства и оперативности в ежедневной работе с документами, а также широкие возможности поиска текущих и архивных документов.
Работы по проекту выполнялись в соответствие с утвержденным календарным планом, при этом оперативно учитывались пожелания пользователей, касающиеся изменений и дополнений в проектируемые решения. Все пользователи рабочей группы были обучены, заказчику передана эксплуатационная документация по созданным решениям.
На разработку решений, их внедрение и обучение пользователей ушло 1,5 месяца, после чего проект был переведен в режим опытной и опытно-промышленной эксплуатации. В дальнейшем предполагается увеличение количества лицензий для обеспечения более эффективной работы всего предприятия и тиражирование созданных решений на все службы. Также будет продолжаться развитие существующих решений, в частности, будут расширены возможности контроля исполнения решений руководителя. Предполагается также автоматизация новых бизнес-процессов.
Короткая ссылка
