Поделиться
«Диалог-транс» внедрил электронный архив «Этлас»
Компания «Диалог-транс» завершила внедрение системы электронного архива «Этлас». Внедрение и настройка выполнялись при участии партнера ООО «Системный софт». Также был оформлен абонемент на техническую поддержку, что позволит компании стабильно развивать систему и оперативно решать возможные вопросы эксплуатации. Об этом CNews сообщили представители «Этлас-Софт».
«Диалог-транс» — это транспортно-логистическая компания, оказывающая услуги по перевозке грузов, организации маршрутов и комплексному сопровождению цепочек поставок. Деятельность предприятия предполагает большое количество договоров, накладных, транспортных заявок, актов выполненных работ, переписки с контрагентами. Все эти документы необходимо хранить, быстро находить и предоставлять в случае проверок или для внутреннего использования.
Почему выбран электронный архив «Этлас»
Руководство компании рассматривало несколько решений на рынке систем электронного документооборота и архивирования. Основные требования, которые предъявлялись к системе: удобная работа с документами всех типов и форматов; возможность вести учет бумажного архива и хранить его сканы; высокая скорость поиска нужной информации; независимость от зарубежных поставщиков ПО; интеграция с другими системами, уже используемыми в компании; настройка прав доступа для сотрудников; безопасное хранение данных и контроль изменений.
Электронный архив «Этлас» полностью соответствует этим критериям. Важным фактором стало наличие регулярных обновлений и активная техническая поддержка со стороны разработчика «Этлас-Софт».
Состав комплектации «Про»
Внедренная конфигурация включает следующие подсистемы и модули: электронный архив документов с централизованным хранением; подсистема автоматического обновления клиентских рабочих мест, упрощающая администрирование; подсистема поточного сканирования, позволяющая оцифровывать документы партиями; подсистема настройки шаблонов документов; редактор карточек документов; подсистема регистрации произвольных объектов, что удобно для учета нестандартных документов; автоматизация «Плюс» — подсистема, включающая в себя автоименование, авторазмещение и автоструктурирование документов; контекстный поиск на базе модуля Solr; номенклатура, контрагенты, веб-доступ и редактор отчетов, которые делают работу с архивом комплексной и прозрачной; средства безопасности: защита сетевого взаимодействия, интеграция с антивирусами, сжатие передаваемых данных, хранение истории объектов, работа с оригиналами.
Такая конфигурация позволила закрыть все ключевые потребности заказчика и создать единое пространство для работы с документами.
Результаты внедрения
После установки и настройки электронного архива «Этлас» сотрудники «Диалог-транс» получили возможность: быстро находить документы по реквизитам или ключевым словам; работать с оригиналами и сканами в едином интерфейсе; использовать шаблоны для стандартизации новых документов; разграничивать доступ по ролям и назначать ответственных исполнителей; отслеживать изменения и контролировать версии файлов; выгружать отчеты по состоянию архива и движению документов.
За счет автоматизации процессов снизилось время, необходимое на регистрацию и поиск документов, уменьшились риски потери данных. Система поддерживает удаленный доступ, что важно для сотрудников, работающих в разных регионах.
Перспективы развития
Компания планирует расширять использование электронного архива, подключать новые подразделения и интегрировать его с системами бухгалтерского учета и CRM. Благодаря абонементу на техническую поддержку предприятие будет получать актуальные обновления, а также консультации специалистов «Этлас-Софт» при необходимости.
Короткая ссылка
