Поделиться
Краевое государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение «Таймырский колледж» начал работать в СЭД «ЭТЛАС»
В сентябре 2019 г. ИТ-специалисты «Таймырского колледжа» начали проработку проекта внедрения электронного документооборота с целью формирования надежного хранилища документов и автоматизации обработки и согласования документов. После изучения представленных на рынке систем было выбрано решение от компании «Этлас-Софт»
В ходе внедрения системы электронного документооборота специалисты компании «Этлас-Софт» провели обследование текущего бумажного документооборота и существующей ИТ инфраструктуры колледжа. В ходе обследования был согласован перечень настроек, который необходимо выполнить для функционирования системы. От заказчика были получены все необходимые данные:
Структура хранения документов колледжа; Типы и подтипы документов с описанием их карточек; Список пользователей и групп пользователей с распределенными правами доступа к документам; Описания текущих бизнес-процессов обработки документов; За счет использования информационных анкет, которые заполняются заказчиком, по определенным шаблонам, процесс обследования существующего документооборота очень сильно упрощается как для специалистов исполнителя, так и для заказчика.
После проведения обследования специалисты «Этлас-Софт» на основании технического задания провели непосредственную настройку системы под согласованные требования, а именно:
Завели в систему пользователей. Сформировали группы пользователей. Сформировали структуру хранения документов в системе. Настроили распределение прав доступа пользователей и групп пользователей к различным сегментам электронного архива документов. Завели в систему все необходимые справочники. Произвели настройку карточек и состава атрибутов для существующих типов документов.Настроили согласованные процессы обработки документов. Выполнили настройку правил автоматической нумерации, автоматического именования, автоматического размещения документов при их регистрации в системе. Эти механизмы очень сильно упрощают регистрацию документов за счет сведения к минимуму количества действий пользователя системы. Сформировали необходимый перечень шаблонов документов.
В результате внедрения системы «ЭТЛАС» колледж значительно упростил и сделал максимально прозрачной работу с документами. Теперь ответственные исполнители могут в режиме реального времени отслеживать состояние поставленных задач, и оперативно вносить корректировки при необходимости.
Короткая ссылка
