В последние годы системы электронного документооборота (СЭД) превратились из простых решений для маршрутизации документов в платформы управления бизнесом. Заказчики ожидают, что после внедрения российской разработки в свой ИТ-ландшафт они получат комплексные продукты, которые свободно интегрируются с другим программным обеспечением, легко масштабируются, обладают высокой производительностью, а также располагают встроенными ИБ-инструментами и ИИ-помощниками.
«Проблемы интеграции СЭД с российскими системами фактически решены»
Импортозамещение остается основной движущей силой, побуждающей предприятия мигрировать на отечественные системы электронного документооборота. По словам опрошенных CNews Analytics экспертов, на сегодняшний день уровень проникновения локальных решений в российских организациях достаточно высокий. Если говорить про госсектор, то порядка 75–80% компаний перешли на отечественные СЭД.
«По нашим оценкам, около 80% государственных организаций внедрили российские системы или находятся в процессе миграции. Однако если смотреть по числу пользователей, то доля перехода составляет примерно 50%, поскольку часть крупных структур — такие как федеральные ведомства и госкорпорации — частично или полностью продолжают использовать в работе западные продукты», — считает Александр Воробьёв, Product Owner СЭД «Тезис».
По словам Елены Загребовой, руководителя направления Saby Docs компании «Тензор», среди крупного бизнеса охват отечественными СЭД составляет 50–80%, среди среднего — от 30% до 50% компаний. В сегменте малого бизнеса показатель не превышает 10–15%.
Главным препятствием для повсеместного использования отечественных платформ остается трудоемкость интеграции и миграции данных. Замена СЭД, в особенности в крупных организациях, где системы годами развивались и глубоко встроены в сложный ИТ-ландшафт, требует значительных ресурсов на внедрение и сопровождение, обучение персонала и техническую поддержку. В силу этого часть заказчиков до сих пор пытается сохранить зарубежные продукты, в которые вложены значительные инвестиции.
«Процесс импортозамещения в сфере СЭД перешел из стадии выбора решений на этап сложной технической реализации. Главный вызов сегодня — не наличие самих российских платформ, а необходимость их бесшовного встраивания в существующую ИТ-инфраструктуру компаний при сохранении непрерывности бизнес-процессов», — полагает Михаил Егоров, старший исполнительный директор компании «АйДи -Технологии управления».
Еще одна сложность — далеко не всем компаниям подходят коробочные решения. Речь идет о крупных предприятиях с большим количеством сотрудников и документов, которые, как правило, используют продукты, разработанные индивидуально под их уникальные потребности.
«Это означает, что требуется либо заказная разработка, а это всегда долго и дорого, либо необходимо смотреть в сторону no/low-code решений, предоставляющих инструменты для гибкой настройки процессов любой степени сложности. На рынке не так много продуктов с подобным инструментарием и предназначенных для создания высоконагруженных систем», — утверждает Павел Перов, директор по продукту «Авандок» компании «Корус Консалтинг».
Стоит отметить, что за последние несколько лет вендорам почти удалось решить острую проблему, о которой говорят многие заказчики различных ИТ-решений. Разработчики во многом обеспечили совместимость локальных СЭД с другими отечественными продуктами.
«Ситуация на рынке значительно улучшилась: большинство российских СЭД сертифицированы под отечественные ОС, СУБД и развиваются на открытых технологиях. Проблемы интеграции с российскими системами фактически решены, а унификация форматов данных становится вопросом донастройки, а не препятствием», — резюмирует Александр Воробьёв, Product Owner СЭД «Тезис».
Скорость, гибкость, интеграция: как изменились запросы заказчиков
Отечественные системы электронного документооборота за последние несколько лет претерпели существенную трансформацию. Решения превратились из простого инструмента регистрации и маршрутизации документов в комплексные платформы для управления бизнесом.
«Запросы заказчиков сместились от технических характеристик к бизнес-результатам: скорость, гибкость, интеграция. Нет времени на долгое внедрение. Нужны готовые решения и облачные сервисы, которые начинают работать почти сразу. Все чаще заказчики масштабируют СЭД как за счет добавления в нее новых смежных модулей, например, BPM и CRM, так и в сторону углубления внутри компании, в том числе через подключение новых подразделений, функциональных ролей», — считает Елена Загребова, руководитель направления Saby Docs «Тензор».
Компании, внедряющие российские СЭД, ожидают, что получат не только легко масштабируемую и гибкую, но и производительную систему. Количество сведений, в том числе и неструктурированных, внутри любой организации постоянно увеличивается, поэтому обработка нескольких тысяч документов не должна стопорить бизнес-процессы предприятия.
«Если раньше удовлетворяющим требованием ко времени реакции пользовательского интерфейса при выполнении той или иной задачи были 3–5 секунд, то сегодня это требование сократилось до 1 секунды», — отмечает Павел Перов, директор по продукту «Авандок» «Корус Консалтинг».
Еще один запрос заказчиков, на который обращают внимание вендоры, — создание электронных архивов. Можно ожидать, что в ближайшие годы электронные архивы станут стандартом для крупных организаций.
Топ-10 игроков российского рынка СЭД
₽ млн без НДС
«Запрос на создание электронных архивов растет последние несколько лет. После пандемии компании начали массово переходить на работу с цифровыми документами, и сегодня стоит вопрос не просто об их обработке, но и о долгосрочном хранении в электронном виде. Эта тема давно закреплена на законодательном уровне. Сейчас продолжается совершенствование нормативной базы и устранение оставшихся пробелов — благодаря этому формируется все более четкое и понятное представление о том, как должен выглядеть современный цифровой архив. Государственные структуры уже активно прорабатывают собственные решения, например, ГИС «Платформа ЦХЭД», — обращает внимание Александр Воробьёв, Product Owner СЭД «Тезис».
ИИ, low-code и мобильность
Ключевым технологическим трендом остается интеграция в решения СЭД инструментов на основе искусственного интеллекта. Он используется для автоматизации рутинных операций: система самостоятельно распознает тип документа (например, счет, договор), извлекает из него данные, проверяет и предлагает дальнейший маршрут. ИИ также выступает в роли «умного помощника», который может писать черновики писем, составлять резюме документов, оценивать риски.
«Речь идет о новой волне генеративных технологий, которые кардинально изменили подход к автоматизации документооборота. Если раньше ИИ применялся точечно, например, для распознавания документов, то сегодня он является полноценным помощником на рабочем месте, который анализирует тексты, формирует краткие содержания, подготавливает проекты резолюций и ответов», — уверен Александр Воробьёв, Product Owner СЭД «Тезис».
Опрошенные CNews Analytics эксперты также указывают на то, что использование low-code/no-code-инструментов остается заметным трендом последних лет. Демократизация разработки позволяет заказчикам самостоятельно настраивать системы, что критически важно в условиях дефицита ИТ-кадров. Еще одна важная тенденция — рост популярности мобильной разработки. Заказчик при внедрении современной российской СЭД ожидает, что пользователи смогут решать ключевые бизнес-задачи с мобильного устройства.
«Широкое распространение получили мобильные приложения на отечественных операционных системах, которые позволяют в удаленном режиме и с учетом требований по информационной безопасности оперативно получать доступ к документам и поручениям», — обращает внимание Дмитрий Арефьев, заместитель генерального директора компании Digital Design.
Механизмы защиты в российских СЭД
В условиях, когда количество кибератак, в том числе публичных, увеличивается, а требования регуляторов к хранению персональных данных ужесточаются, обеспечение информационной безопасности становится одним из приоритетных направлений развития современных СЭД. Для этого в системы интегрируются такие инструменты, как управление доступом, шифрование, электронная подпись.
«Что касается технических мер внутри СЭД, то это — шифрование данных, разграничение прав, ролевые модели, работающие на уровне сервера, аудит всех действий в системе, расширенные средства резервного копирования, использование защищенных протоколов передачи данных, интеграции с системами класса ILD (Information Leaks Detection), выполнение всех технических требований регулятора ФСТЭК, что подтверждается соответствующим сертификатом», — отмечает Михаил Егоров, старший исполнительный директор компании «АйДи - Технологии управления».
Учитывая тренд на работу в СЭД через разные устройства, Иван Агапов, руководитель развития бизнеса «СЭД+» в компании Directum, обращает внимание, что на уровне мобильных приложений есть инструменты для дополнительной защиты, среди них — шифрование логина и пароля, защита от подбора паролей, автоматическое завершение неактивных сессий и запрет на снятие скриншотов.
Российские системы СЭД, по мнению лидеров отрасли, продолжат развиваться. Разработчики будут расширять набор функций. Цифровые инструменты, в том числе на основе ИИ, возьмут на себя не только рутинные задачи, но и аналитические, управленческие операции, а число сотрудников, работающих с электронными документами, будет увеличиваться.
«Сейчас в большинстве компаний цифровыми инструментами пользуются далеко не все сотрудники. Мало, где задействованы работники в полях, в цехах или на вахте. Это зона роста, которая уже сейчас начинает набирать обороты. Плюс, далеко не все виды внутренних первичных бумаг перешли в цифру. Например, на очереди — перевозочные документы. Необходимо, чтобы с этими бумагами мог работать водитель в самых разных условиях, например, в дороге или на складе. Он должен иметь соответствующие средства подписывать эти документы. Постепенно процессы будут завязаны абсолютно на всех сотрудниках компании, которые получат возможности полной цифровизации без дублирования на бумаге», — резюмирует Иван Агапов, руководитель развития бизнеса «СЭД+» в компании Directum.
Поделиться
