«Галактика» на практике: экспертное решение масштабных задач для вузов
Каждый раз, когда заходит речь об автоматизации, первое что приходит на ум — это огромные производственные предприятия, телеком-компании и ритейл. Но не только бизнес-структуры нуждаются в современных системах: «Галактика» более 15 лет развивает отдельное направление — автоматизацию вузов. Светлана Каплунова, вице-президент корпорации, рассказывает о первых шагах в области информатизации высших школ, развитии решений и планах компании.
29.04.2015
Образование – это стратегическая для страны сфера, решающая глобальные задачи: какой станет экономика в будущем, насколько она будет передовой и инновационной, независимой от иностранных технологий. При этом вузы должны стать не только образовательными, но и научными центрами, где будут зарождаться передовые идеи и течения – и они уже встали на этот путь. Процесс трансформации невозможен без использования современных технологических инструментов. Корпорация «Галактика» поставила перед собой амбициозную цель – быть в авангарде автоматизации отрасли. Именно поэтому, достигнув успеха в наших классических направлениях бизнеса (машино- и приборостроение, нефтегазовый сектор, химия), мы уже в конце 1990-х годов начали развивать сектор работы с образовательными учреждениями.
В 2007 году нами была внедрена автоматизированная система управления в Югорском государственном университете, расположенном в городе Ханты-Мансийске. Мы увидели, что она может стать прообразом решения для высшей школы. С 2008 года уже окончательно сформированная «Галактика Управление Вузом» вышла на рынок и в короткие сроки завоевала первый десяток клиентов.
С помощью этой автоматизированной системы решаются ключевые задачи: управление учебным процессом, кадровый учет и учет контингента обучающихся, проведение приемных кампаний, расчет стипендий и начисление заработной платы, работа с договорами на платное обучение, управление блоком научных исследований, бюджетирование, управление аудиторным фондом и имуществом вуза.
Активное развитие началось с 2009 года, когда мы сформировали экспертный центр по работе с вузами на базе возглавляемого мной Северо-Западного отделения корпорации «Галактика» в Санкт-Петербурге. Нам удалось собрать команду настоящих профессионалов своего дела – от аналитиков до группы поддержки, которые постоянно проводят мониторинг изменений в сфере образования, анализируют направления реформ. Благодаря тесному контакту с вузовскими специалистами всех уровней, а также многолетнему сотрудничеству с Министерством образования, мы хорошо знаем потребности высшей школы и можем предложить решение насущных проблем.
На сегодняшний день более 50 вузов эксплуатируют наши решения, также продукты корпорации используются непосредственно в Министерстве образования и науки РФ, налажены прочные партнерские отношения с отраслевым НИИ Минобрнауки РФ-«Информика», сотрудничаем с «Институтом управления образованием Российской академии образования».
Система «Галактика Управление Вузом» по-прежнему пользуется активным спросом, но настоящим хитом продаж стала «Галактика Расписание учебных занятий» (РУЗ). Это действительно лучшее решение в своем классе, на пару лет обогнавшее конкурентов. На относительно небольшом рынке 20 проектов за два года – это хороший показатель. Оптимизация использования аудиторного фонда, скорость формирования и модернизации расписания занятий, публикация расписания на сайте и на мобильных устройствах, обширные элементы аналитической отчетности – все это воплощено в уникальном решении «Галактика РУЗ».
Кроме того, мы активно занимаемся ведением проектов на базе СЭД Directum. Это и классический документооборот вуза, и система контроля поручений, и контроль исполнительской дисциплины, и личные кабинеты. Система стала универсальной платформой для вузов.
«Галактика Управление Вузом» планомерно развивается, с учетом изменений законодательства мы наращиваем функциональность на 20% в год. А «Расписание учебных занятий» практически в два раза увеличило свои возможности. В последнее время мы вложили много усилий в реализацию универсальных механизмов обмена с другими системами и сделали наши продукты встраиваемыми в любую информационную среду.
Светлана Каплунова:
В нашем понимании современное образовательное учреждение с точки зрения автоматизации – это вуз, в котором выстроена единая цепочка процессов, прозрачная для конечных потребителей образовательных услуг – от абитуриента до клуба выпускников. И, с другой стороны, комплексно автоматизирован ключевой процесс – учебный, – осуществляется контроль всех внутренних процессов, и оперативная информация всегда доступна ректору и министерству.
У нас много интересных проектов. В первую очередь вспоминаются внедрения в крупнейших вузах. Например, в Высшей школе экономики – вузе, работающем сегодня в форме национального исследовательского университета. В четырех кампусах, расположенных в разных городах России, учатся 25 тысяч студентов, работают 2,5 тысячи преподавателей.
В НИУ ВШЭ мы с середины 2014 года реализуем сложнейший проект автоматизации составления расписаний занятий. К концу прошлого года завершили первый большой этап – настроили внутреннюю логику системы, внедрили «Галактику РУЗ» на факультете компьютерных наук, подготовили систему к тиражированию на все подразделения НИУ ВШЭ. В 2015 году мы должны запустить систему во всех структурах НИУ ВШЭ, включая региональные филиалы, что подразумевает работу 80 диспетчеров и методистов. В дальнейшем все сотрудники и студенты вуза получат доступ к системе.
Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ – крупнейший в России и Европе университет социально-экономического и гуманитарного профиля, в котором учатся более 220 тыс. человек. Этот вуз часто называют кузницей министерских кадров. В РАНХиГС мы успешно развиваем проект внедрения системы электронного документооборота. И если для крупных коммерческих организаций и государственных холдингов планшет руководителя — это практически норма сегодняшнего дня, то в вузах реально работающая информационная система для первого лица – пока редкость. Примечательно, что с помощью созданной нами системы ректор вуза Владимир Мау лично перешел на электронный документооборот на планшете: он просматривает письма и корреспонденцию, визирует документы, расписывает задания исполнителям и выполняет другие управленческие действия.
Да, первый вуз-заказчик блока управления учебным процессом успешно эксплуатирует и развивает систему уже много лет. Сегодня решение позволяет полностью вести базовые и рабочие учебные планы, рассчитывать нагрузку кафедр, ежегодно проводить приемную кампанию, вести учет абитуриентов, студентов, аспирантов, рассчитывать стипендии. Сотрудники ЮГУ самостоятельно разработали множество дополнительных сервисов, превратив «Галактику» в ядро информационной системы вуза. Два года назад силами специалистов вуза в эксплуатацию было запущено решение «Расписание учебных занятий», а в марте этого года проект в целом был высоко оценен в отзыве проректора по учебной и образовательной работе ЮГУ.
Уровень автоматизации в отечественных вузах очень вырос за последние 5 лет. Но реализация по-настоящему масштабного проекта пока доступна лишь узкому кругу учебных заведений, их число измеряется десятками. Причины этого и в недостаточном финансировании, и в квалификации соответствующих служб на стороне вуза, и в приоритетности для заказчика прозрачности процессов и реального контроля ресурсов.
По моему мнению, динамика заключается в том, что если в 2008-2009 годах аббревиатурой ERP можно было напугать представителя вузовского сообщества, то в 2015 году понятие эффективного управления ресурсами вуза выходит на передний план. Происходит постепенный отказ от самописных разработок, не увенчались успехом и попытки отдельных вузов вывести собственные ИТ-решения на рынок, где, конечно же, победили сильнейшие вендоры, обладающие компетенциями. Поэтому спрос в сегменте образования на ближайшие лет десять гарантирован. Процесс пока замедляется секвестрированными бюджетами по ряду направлений в 2015 году, но мы считаем, что на наших планах это не отразится.
Не так давно по инициативе Gartner были опубликованы тренды, которые окажут значительное влияние на информатизацию образования в 2015 году. В преломлении на российские реалии можно смело утверждать, что до адаптивного образования и электронных учебников нам еще очень далеко. Тоже касается и концепции больших данных – нет такого объема информации в вузах, который оправдает применение этих технологий анализа и повысит реальную эффективность учебного заведения. А вот CRM как инструмент управления взаимоотношениями со студентами, абитуриентами и т.д. – это уже буквально на пороге. Телеком-операторы, банки и ритейлеры научились использовать CRM с реальной выгодой для бизнеса, сформировали рынок специалистов способных быстро и качественно разворачивать системы. В ближайшие годы данная технология спроецируется на вузы и принесет, я надеюсь, большую выгоду. Еще один тренд, актуальный на сегодня – мобильные технологии для оперативного управления, о них уже шла речь выше. Мобильность набирает обороты и завоевывает все большую популярность. Сейчас мы также прорабатываем вопросы использования юридически значимого электронного документооборота в вузах.
Мы, конечно, мечтаем увидеть когда-нибудь вуз, где не используется бумага, а все процессы базируются на компьютерных технологиях. Сейчас в нашем понимании современное образовательное учреждение с точки зрения автоматизации – это вуз, в котором выстроена единая цепочка процессов, прозрачная для конечных потребителей образовательных услуг – от абитуриента до клуба выпускников. И, с другой стороны, комплексно автоматизирован ключевой процесс – учебный, – осуществляется контроль всех внутренних процессов, и оперативная информация всегда доступна ректору и министерству. Сейчас большим достижением является ситуация, когда интегрированы все основные системы, к этому стремится руководство вузов. Учебным заведением нужно оперативно управлять, а для этого требуются точные данные. Первые примеры таких комплексных интеграционных проектов уже появляются в России.