Автоматизация архивов: с чего начать?

Электронный архив сегодня рассматривается лишь как составная часть более масштабной системы – электронного документооборота. Однако архивное дело заслуживает более чуткого к себе отношения, так как актуально и для небольшого ведомственного хранилища, и для центральных федеральных заведений.

Архив сегодня, как и много веков назад – это папки, стеллажи, пыль и добрые, хотя и замученные рутиной сотрудницы. Пока даже не верится, что когда-то будет по-другому. В нашем сознании документ – это, прежде всего, лист бумаги, скрепленный печатью и подписью, и только потом word'овский файл с электронной цифровой подписью. Мы должны иметь возможность подержать его в руках, потрогать, подшить в папку. А какую подобную радость нам может подарить электронный документ?

Итак, намучавшись с поиском, ошибками, утерями и прочими "радостями", организация принимает решение сделать как-то так, чтобы все было в компьютере. Чтобы раз - и получил систему, к тому же, чтобы она работала быстро, точно и была дешевой. В идеальном случае достичь всех трех целей, быть может, и возможно, но в реальной жизни - почти никак. Тут как в девизе консультанта: быстро, качественно, дешево. Выберите любые два варианта.

Тем ни менее, начинать с чего-то надо. В начале лучший вариант – разобраться в терминах и технологиях. В первую очередь, что такое электронный архив (ЭА).

ЭА – это, прежде всего, хранилище документов. Сейчас, в большинстве случаев, где есть хоть какая-то автоматизация учета, используется компьютерная база данных карточек документов,  т.е. ссылок на документ с указанием его атрибутов (номер, дату и пр.). Тем ни менее, наличие такой базы данных – очень неплохое начало. В результате, даже если при развертывании системы ЭА текущая база данных карточек не будет востребована, мы получим, во-первых, аппаратную часть (ПК, принтеры, ЛВС и пр.), а во-вторых, - неплохие базовые знания компьютерной грамотности у персонала, что, как ни цинично звучит, очень большой плюс к надежности функционирования системы в дальнейшем.

Сканирование

Значимый этап – это сканирование документов. Безусловно, самый трудоемкий процесс. На выходе получаются "снимки" документов, которые аккуратно складываются по папкам в ожидании обращения к ним. Но иногда организациям необходимо обеспечить и распознавание текста, к примеру, для полнотекстового поиска, тогда трудоемкость оцифровки усложняется многократно.

Любое сканирование начинается с предварительного анализа архивного фонда. Необходимо отделить важные документы от второстепенных (записки, всевозможные копии документов и пр.). На этом этапе оценивается трудоемкость работы, этапность, вырабатывается единый формат по индексированию и пр.

Книжный сканер Элар Plan Scan

Далее начинаются работы по сканированию. Этот процесс сложен не только ввиду обработки большого количества листов, но и по причине того, что документы неоднородны по составу. Это могут быть не расшиваемые папки, крупные или негабаритные листы, пожелтевшая бумага, карандашные или другие малоконтрастные записи, просто поврежденные листы, а также документы, требующие особо бережного обращения из-за ветхости.

Сама оцифровка происходит с применением специализированного оборудования. Это, как правило, устройства для поточного сканирования, а также сканеры для книг, нерасшиваемых папок. Безусловно, покупать подобное дорогостоящее оборудование оправдано только для больших или распределенных архивов. В основном же для выполнения работ по оцифровке приглашаются сторонние организации. Если же стоит задача по покупке оборудования для внутреннего использования, то можно обратить внимание на следующее: во-первых, всемирно известные многопрофильные производители не всегда предлагают достойные по качеству и производительности решения, тогда как известные лишь профессионалам марки оказываются превосходными по всем основным характеристикам. Во-вторых, настройки скорости и расширения по умолчанию могут косвенно сказать о реальной, а не заявленной производительности аппарата (к примеру, настройки 200dpi явно не рассчитаны для поточного сканирования).

Профессиональный сканер Fujitsu fi-5750C

Еще в процессе сканирования очень важно осуществлять постоянный анализ получаемых снимков для оперативного изменения настроек сканирования. Ведь получаемые данные должны быть легко читаемыми в дальнейшем. К тому же, нередко необходимо проводить работы по редактированию изображений, это чаще всего касается ветхих или поврежденных документов.

По окончанию сканирования производится индексирование полученных снимков. Работы чрезвычайно кропотливая и ответственная. На этом этапе производится сопоставление полученных снимков с уникальным, однозначно идентифицируемым кодом, присвоенным в соответствии с введенным классификатором. В итоге, как правило, получается древовидная структура кодов документов, облегчающая поиск не только по ключевым словам в карточке, но и по группам.

Функционал ПО

Автоматизация архивного дела включена в любую современную систему электронного документооборота. Как это часто бывает у создателей смежных технологий, некоторые разработки начинались с того, что ИT-компании пытались создать свой "Lotus Notes" и, в конце концов, доходили до необходимости "компьютерного учета"  бумажных документов. Некоторые, напротив, начав с архивов, доросли до своего видения документооборота. Это движение навстречу позволило посмотреть на схожие проблемы под разными углами, от чего выигрываем прежде всего мы, конечные пользователи.

Ниже рассмотрены некоторые любопытные решения таких продуктов.

Система контроля доступа к документам, как с защитой от перезаписи (там, где применимо), так и от запрета на чтение. Причем доступ может ограничиваться вплоть до одного конкретного документа или до конкретной карточки документа.

Интеграция с "верхними" системами. Многие разработчики предлагают продукт в виде модулей к ERP-системам, что позволяет после некоторой оптимизации использовать привычный интерфейс и основную логику делопроизводства и бухгалтерского учета в совокупности с электронным архивом. Кроме того, некоторые решения использую структуру хранения данных от Microsoft Exchange, что так же позволяет использовать привычный инструмент, такой как Microsoft Outlook.

Веб-интерфейс. Очень многие разработчики переориентируют взаимодействие своих систем в привычный пользователям формат – с помощью интернет браузера. Не исключение и системы архивного делопроизводства. Также веб-интерфейс помогает упростить работу с территориально распределенными архивами.

Работа с секретными и совершенно-секретными данными. Откровенно говоря, работа с подобными документами не требует особых мер, кроме типовых. Среди них: особый режим доступа в помещения с ПК и серверами, замкнутый контур ЛВС, известные методы защиты хранилищ информации.

Идентификация

Работа с электронными документами позволяет упростить доступ к информации, хранящейся в документе, но физический доступ к бумажному документу в некоторых случаях бывает затруднен. К примеру, в папке, где хранятся однотипные приказы, отличающиеся друг от друга лишь исходящими номерами и незначительно по содержанию. В этом случае точно идентифицировать документ позволяют заранее нанесенные штриховые коды. Безусловно, в этом случае, правильнее было бы вести речь о комплексной системе делопроизводства, которая бы позволяла маркировать документ с помощью штрих-кода еще в процессе печати на принтере. Таким образом, вероятность ошибки в идентификации документа сводится к нулю.

Отдельно можно рассказать про перспективные системы автоматической идентификации, в частности, про RFID-технологию. В основе RFID лежат радиочастотные метки, нанесенные на объект учета, и считыватели, позволяющие сканировать информацию с меток дистанционно. Применимо к архивному учету, РФИД дает следующие преимущества: во-первых, инвентаризация. Когда поиск документа, его учет и контроль местоположения производится без физического контакта с ним, что, с одной стороны, позволяет существенно продлить срок жизни документа, а с другой, существенно ускорить инвентаризацию. Во-вторых, защита от несанкционированного выноса из архивного помещения. Принцип работы очень близок к тому, который используется в системах защиты от краж в магазинах. В-третьих, отслеживание местоположения в реальном времени.

Несколько лет назад Microsoft объявила о полном отказе от бумажного документооборота внутри корпорации. Почин сделан, и уже, видимо, скоро подобные, но более совершенные системы, станут повсеместными. Переведя в электронный вид все, что было накоплено ранее и сумев организовать грамотные сбор, хранение и обработку новых документов, можно говорить о том, что пыль и трухлявый картон – это прошлое. Однако нельзя забывать и о музейной ценности многих архивных документов. Переведя в электронный вид, к примеру, автобиографию Н.С. Хрущева или Билль о Правах, никто, наверное, не сможет усомниться в ценности подлинников (точнее сказать, исходников).