МГТС: ERP для мультисервисного оператора
МГТС завершила внедрение ERP-системы на базе Oracle E-Business Suite. В масштабном проекте, охватившем более 2 тыс. рабочих мест оператора, приняла участие ИТ-компания «Энвижн Груп». О целях проекта, преимуществах внедрения и первых результатах работы системы рассказывают финансовый директор МГТС Ольга Белоусова и директор по ИТ МГТС Евгений Канаев.
14.04.2015
Три года назад мы утвердили стратегию 4Digital, в которой обозначили векторы развития компании на ближайшие годы: Digital Home, Digital City, Digital Office, Digital Agent, то есть цифровой дом, офис, город и операторский бизнес. Именно эти рынки нам интересны, и мы готовы предложить для них конвергентные услуги и инновационные сервисы на базе технологии GPON. Но, чтобы эффективно реализовывать эту стратегию, нужно было создать единую ИТ-инфраструктуру для основных бизнес-процессов в рамках группы компаний МТС. Переход на Oracle E-Business Suite стал важным шагом в данном направлении и позволил провести стандартизацию и унификацию бизнес-процессов внутри МГТС, изменение которых вызвано внедрением новых типов услуг в рамках проекта GPON. Например, нужно было кардинально перестроить ряд внутренних процессов, таких как организация документооборота и система планирования.
Добавлю, что год назад МТС закончила интеграцию ИТ-решений для сопровождения всех бизнес-процессов на базе этой системы. Мы увидели, каких результатов достигла материнская компания благодаря этому проекту, и отметили их положительное влияние на бизнес группы в целом.
Основными параметрами выбора поставщика стали опыт внедрения и сопровождения ERP-cистем в телекоммуникационных компаниях, сроки реализации и, конечно, общая стоимость внедрения. Подобные проекты подразумевают серьезную экспертизу, знание ИТ-ландшафта и процессов компании. Тем более в нашем случае было объединение бизнес-процессов двух операторов. Для этого требовалась команда, которая уже занималась аналогичными проектами. «Энвижн Груп» предложила лучшие условия для проекта такого масштаба. Кроме того, ранее специалисты провели несколько успешных внедрений для крупных заказчиков в рамках группы компаний МТС.
В МГТС работало несколько профильных программных комплексов. Нужно было объединить три ключевых направления деятельности: финансы, логистику и закупки, а также управление персоналом, то есть вместо ряда специализированных решений создать единую систему, которая сможет оперативно обрабатывать большие объемы информации.
Мы планировали в кратчайшие сроки перевести основные бизнес-процессы на Oracle, и для этого совместно с командой «Энвижн Груп» продумали основные этапы проекта. До 1 января 2015 года было завершено внедрение подсистем учета персонала и основных средств, финансовых и учетных модулей, а в течение 2015 года планируем перевести на Oracle E-Business Suite управление закупками и персоналом.
Наша деятельность имеет свою специфику, которую необходимо учитывать при интеграции. Поэтому на начальной стадии проекта «Энвижн Груп» совместно с компанией KPMG провела аудит всех бизнес-процессов МГТС для выявления сходств и различий с процессами МТС. Мы определили список первостепенных доработок, которые интегратор приоритетно выполнял при последующей настройке системы.
После учета всех замечаний мы перевели на решения Oracle финансовое планирование и консолидацию данных, формирование налоговой и управленческой отчетности, управление закупками, дебиторской и кредиторской задолженностью, основными средствами, контроль движения денежных потоков, управление инвестиционными проектами, различными финансовыми инструментами, кадрами (учет, зарплата, табель), управление складскими запасами, расчетами с поставщиками и заказчиками.
МТС и МГТС имеют ряд отличий в бизнесе, связанных со спецификой активов. Например, основные капитальные затраты обеих компаний идут на строительство, но у МТС это касается мобильных сетей, а также фиксированных активов по технологиям FTTB и DVB-C, а у МГТС – сетей фиксированной связи по технологии GPON. Поэтому у МТС и МГТС отличается бюджетное планирование в части необходимой детализации. Доработка потребовалась также системам хранения и учета информации, принципы построения которых у МТС и МГТС изначально различались. В частности, управление персоналом у МГТС, ввиду особенностей работы фиксированного оператора, включает категории, которых нет у МТС.
Кроме того, мы интегрировали ERP с программным комплексом управления капитальным строительством (ПК УКС) и биллинговыми системами МГТС. Система ПК УКС внешняя относительно Oracle E-Business Suite и позволяет МГТС управлять взаимодействием с подрядчиками – регистрировать и контролировать выполнение работ, обработку заявок на строительство и учет используемых материалов. Управление капитальным строительством – стратегически важный для МГТС бизнес-процесс, и именно с помощью ПК УКС мы создаем сети GPON и всю необходимую инфраструктуру. Мы автоматизировали процессы формирования объектов сети и прогнозирование их стоимости, что значительно упростило закупки, прием объектов в эксплуатацию и оформление договоров с подрядчиками.
Максим Бычковский,
директор департамента бизнес-консалтинга «Энвижн Груп»:
Первый этап тестирования прошел летом прошлого года, чтобы оперативно внести все необходимые изменения, до конца 2014 года процесс тестирования систем в целом был завершен.
Проект масштабный, к его реализации было привлечено более 200 человек: 70 от МГТС, 80 от МТС – ключевые специалисты и методологи из отделов кадров, логистики, финансового блока, и 50 экспертов от «Энвижн Груп» – руководители, архитекторы, консультанты. Общую координацию внедрения Oracle E-Business Suite в МГТС обеспечивал финансовый блок МГТС совместно с ИТ-блоком МТС и МГТС. Параллельно шли работы в профильных рабочих группах по каждому из направлений - кадры, бухгалтерия, закупки и т.д., без участия которых внедрение проекта также не могло быть успешным.
Первые несколько месяцев им было непросто. Дело в том, что пока мы не закрыли все финансовые вопросы по прошедшему году, надо было поддерживать работу нескольких систем. Сейчас МГТС находится в конце этого процесса – отчетность за прошлый год закрыта, наши сотрудники уже работают только в Oracle. Переход прошел менее болезненно благодаря тому, что большинство проблем разрешалось по мере внедрения, с корректировкой настроек, которые делались в ERP-системе.
В обучении работе с новой системой участвовали специалисты «Энвижн Груп», МГТС и МТС. Сотрудникам показывали, как организована система, какие у нее задачи, как проходят знакомые им бизнес-процессы и загружаются данные. Было организовано несколько уровней техподдержки, чтобы сотрудники в режиме онлайн могли консультироваться по всем вопросам, которые возникают при самостоятельной работе с системой.
Мы старались максимально облегчить конечным пользователям переход, поэтому использовали все методики, доступные в области обучения и поддержки: очное обучение, заочное в виде веб-конференций, обучающие ролики, сохранение всех дидактических материалов для постоянного доступа, поддержка по горячей линии по телефону, очная поддержка консультантов.
В этом году мы планируем реализовать следующий этап развития системы. В первую очередь компания продолжит автоматизировать процесс закупок. Для этого нужно внедрить электронную торговую площадку на платформе Oracle Sourcing и создать интернет-портал поставщиков. Это решение уже успешно функционирует в МТС. Мы надеемся, что использование передовых инструментов ускорит проведение тендеров и закупок.
Кроме того, до конца года мы планируем полностью автоматизировать работу с персоналом. Это касается таких вопросов, как обучение сотрудников, оформление заявлений на отпуск, составление бонусных планов. Сейчас заявления на отпуск пишутся на бумаге, а в Oracle E-Business Suite это можно будет делать автоматически.
Времени с момента внедрения новой системы прошло еще мало, поэтому мы не готовы говорить о конкретных цифрах. Но положительные результаты уже заметны: мы выстроили единую систему сопровождения бизнес-процессов и повысили эффективность управления активами в рамках группы МТС. Сократились сроки и повысилось качество подготовки консолидированной финансовой отчетности, значительно упростился документооборот. Также стоит отметить, что мы получили дополнительную экономию на технической поддержке и обслуживании лицензий.
Использование полнофункциональной единой ERP-системы даст МГТС огромные преимущества в организации эффективного управления бизнесом, увеличении быстроты реакции на изменения внешней среды, повышении качества обслуживания клиентов, а также внедрении инновационных сервисов для жителей Москвы и Подмосковья.