Олег Пашинин: ECM – это антикризисное решение
Почему российский бизнес проявляет интерес к системам управления корпоративным контентом (ЕСМ), как они помогают справиться с кризисными явлениями и как оценить отдачу от проекта? Об этом CNews беседовал с директором практики ECM компании AT Consulting Олегом Пашининым.
21.09.2015
С ЕСМ-платформами я начал работать в 2003 году и с тех пор наблюдаю эволюцию взглядов заказчиков. Раньше большая часть проектов была связана с автоматизацией организационно-распределительного документооборота. Для решения этой задачи нужна была СЭД. А сейчас заказчиков интересуют не только организационно-распорядительные документы, но и весь имеющийся в компании контент. Растут требования и к квалификации специалистов исполнителя. В одном из недавних тендеров я встретил требование заказчика, чтобы у исполнителя были специалисты, сертифицированные AIIM (Association for Information and Image Management) – это международная организация, аккумулирующая все знания по поводу ЕСМ.
На мой взгляд, на развитие рынка ЕСМ влияют несколько ключевых драйверов. Первый – стремление заказчиков уйти от бумажного документооборота. Это может быть спущено сверху решением органов государственной власти или быть собственной инициативой – так или иначе, сегодня это довольно заметная тенденция.
Второй драйвер развития – увеличение роли цифровых устройств в жизни компаний. Прошло время, когда мобильное автоматизированное рабочее место было проявлением моды. Сегодня возросла реальная потребность топ-менеджеров удаленно работать с информацией, в том числе, иметь возможность подписывать документы, не приезжая специально для этого в офис.
Третий драйвер – развитие юридически значимого документооборота. Первоначально данная технология была опробована для сдачи отчетности в госорганы – налоговую инспекцию, пенсионный фонд. Сегодня компании развивают технологии по обмену документами в электронной форме между собой. Возьмем, например, операторов сотовой связи – у них огромное число контрагентов, всем нужно рассылать счета-фактуры, счета, детализации счетов. Это составляет большой объем, поэтому операторы становятся проводниками идеи перехода на ЭДО.
Изменение трендов наблюдается не только в России. Компания Gartner, которая ежегодно проводит исследование рынка ECM, стала повышать значимость для ECM таких функциональных возможностей, как совместная работа пользователей (включая работу с изображениями и видео), работа с мобильными устройствами, облачные сервисы.
Рост использования ЕСМ-систем, на мой взгляд, связан не с поэтапным переходом к ним от СЭД, а с тем, что у компаний появляются новые потребности, которые могут удовлетворить системы управления корпоративным контентом. К нам приходят заказчики со словами: «У нас есть СЭД, но нам нужно решать и другие задачи». Эти задачи лежат в других плоскостях, их решение не является расширением функциональности СЭД.
Другая категория клиентов раньше вообще не сталкивалась с СЭД. Они не понимают, что существует электронный документооборот, что есть определенные стандарты – они просто говорят: «Мы хотим избавиться от бумаги в нашей работе». Если их требованиям отвечает ЕСМ-система, то она и внедряется.
Олег Пашинин:
«На мой взгляд, на развитие рынка ЕСМ влияют несколько ключевых драйверов. Первый – стремление заказчиков уйти от бумажного документооборота.
Второй драйвер развития – увеличение роли цифровых устройств в жизни компаний. Сегодня возросла реальная потребность топ-менеджеров удаленно работать с информацией, в том числе, иметь возможность подписывать документы, не приезжая специально для этого в офис.
Третий драйвер – развитие юридически значимого документооборота. Первоначально данная технология была опробована для сдачи отчетности в госорганы – налоговую инспекцию, пенсионный фонд. Сегодня компании развивают технологии по обмену документами в электронной форме между собой».
Да, я вижу растущий интерес к тому, что можно назвать передачей опыта внутри компании. Клиенты говорят нам: «У нас много полезной информации, которой владеют отдельные сотрудники, и мы хотим, чтобы она стала доступной их коллегам. Мы хотим использовать опыт и идеи работников, чтобы быть такими же инновационными, как Apple или 3М». Организация систем управления знаниями – одна из современных задач, которую могут решать ECM-платформы.
Чаще всего выгоду от внедрения ЕСМ-систем видят в сокращении персонала и сокращении затрат на бумагу, печатающие устройства, расходные материалы. Экономия на бумаге, конечно, есть, но реально основная выгода от внедрения ECM-систем заключается в другом. В большинстве случаев – это сокращение времени обслуживания, времени на доступ к информации, издержек от потери документов. Сокращая время обслуживания клиентов, переходя на электронные способы взаимодействия с клиентами и контрагентами, бизнес получает конкурентные преимущества: банки быстрее выдают кредиты, страховые организации быстрее оформляют полисы и т.п. В ряде случаев без электронного документооборота просто становится крайне сложно организовать бизнес-процессы.
Например, в последние годы наметилась тенденция к организации общих центров обслуживания в территориально распределенных компаниях. У таких компаний по всей стране работают филиалы и дочерние структуры, которыми нужно управлять в соответствии с едиными стандартами. Как правило, головной офис проводит централизацию операций бэк-офиса. Бухгалтерия, кадры, договорные отделы, закупочные подразделения переносятся из филиалов в какой-то один регион, который обслуживает филиалы по всей стране. Но для работы такого центра обслуживания филиалы должны предоставлять первичные документы. Бумажные документы пересылать слишком долго – это занимает дни, поэтому в центр поступают сканы, передача которых занимает минуты. Таким образом, основная выгода от внедрения ЕСМ-систем заключается в снижении транзакционных издержек бизнесов.
На мой взгляд, ЕСМ – это вообще антикризисная система. Потому что кризис – это изменение ранее стабильной ситуации, необходимость приспосабливаться к новым условиям, проводить структурные изменения. В конечном счете, меняются бизнес-процессы, процедуры управления, отношения с контрагентами. Где-то компании переходят на ручное управление, где-то меняются должностные обязанности людей.
ЕСМ-системы могут поддерживать такие изменения, потому что они созданы не только для структурирования процесса обработки контента, но и для организации совместной работы.
ЕСМ позволяет работать с контентом вообще без формализованных бизнес-процессов. Это достигается благодаря наличию в ЕСМ-системах инструмента выдачи и контроля поручений. Кроме того, сохраняется сам контент, доступ к нему, его структура – сотрудники знают, где что искать. То есть, процессы и процедуры могут быть разрушены, но эффективная работа будет идти, если система обладает всей информацией, необходимой для сотрудников компании, для выстраивания новых процессов.
Я рассматриваю кризис не как скачок влияния негативных факторов, который надо пережить. Кризис – это изменение условий существования компаний и появление новых возможностей. Например, сейчас мы видим, что правительство ограничивает использование в госсекторе ИТ-решений от западных поставщиков.
Кроме того, мы видим уменьшение объема денег на рынке. Раньше бюджеты на ИТ были большими, сейчас они сокращаются. Следовательно, дорогие западные решения становятся менее желательными, чем российские или Open Source решения.
Эти обстоятельства будут влиять на рынок еще несколько лет, и мы будем на них ориентироваться. В частности, в портфеле AT Consulting есть решения на базе «1С», Alfresco, популярность которых растет. Некоторые компании уловили эти тренды еще несколько лет назад. Один из наших заказчиков – группа «Черкизово» – еще в 2011 году начал строить свой документооборот на базе ECM Alfresco.
Направление ЕСМ появилось в 2011 году и демонстрирует последовательный рост. Сейчас у нас семь постоянных клиентов, годовой бюджет увеличился до 200 млн рублей, и мы испытываем скорее недостаток ресурсов, чем нехватку заказов. Проекты, с которыми мы работаем, становятся сложнее. Один из них мы делали для «Ростелекома», который объединил 8 региональных операторов в единой компании и решал задачу централизации бизнеса. И одной из систем, призванной централизовать бизнес, была система электронного документооборота. На тот момент нигде не существовало решения для 60 тысяч пользователей, от которого мы бы могли оттолкнуться. Мы его создали с чистого листа, и сегодня система успешно работает.
Полученный опыт затем пригодился при реализации проекта в «Росатоме». Заказчику потребовалось оптимизировать систему электронного документооборота для работы с большим числом предприятий.
Еще один большой проект – внедрение ECM-системы в компании «Вымпелком». Система также охватывает всех сотрудников предприятия по всей стране и должна вобрать в себя все типы документов, с которыми работают сотрудники.
Причину такого роста мы видим как в высокой экспертизе наших специалистов и популярности бренда AT Consulting среди заказчиков (о чем нам говорят они сами), так и в востребованности ЕСМ-решений на рынке.