Почему важно управлять ИТ-активами

Практически для любой организации мира цифровизация непрерывно связана с управлением ИТ-активами. Не понимая, чем ты обладаешь, сложно двигаться вперед и планировать рост своего бизнеса. Не стала исключением и крупная российская компания. Точнее, ее подразделение, занимающееся управлением ИТ-активами предприятия. Фундаментом для работы любой подобной организации является бесперебойность работы информационных систем головной компании. Это связано с тем, что максимально точные и детальные данные об имеющихся ИТ-активах становятся действительно жизненно необходимыми, когда речь идет о крупном, территориально распределенном предприятии с десятками тысяч ИТ-активов и сложной организационной структурой.

Изначально ИТ-активами управляли с помощью самых разных систем. Среди них были решения по корпоративному управленческому и бухгалтерскому учету, непосредственно системы эксплуатации ИТ и даже таблицы в Excel. От такого разброса, понятно, страдала и детализация имеющейся информации, и невозможность предоставления максимально приближенной к реальным показателям консолидированной отчетности. Это, в свою очередь, ставило бизнес перед серьезным вызовом: принимать обоснованные управленческие решения с каждым голом становилось все сложнее.

Другим серьезным недостатком стало полное отсутствие единого централизованного репозитория (Asset Management Database, AMDB), в котором можно было бы хранить всю необходимую информацию (например, инвентарную, контрактную и даже финансовую). Задумались в корпорации и о потенциальной возможности автоматизации процессов управления ИТ-активами. После этого компания начала искать на рынке подходящее ПО.

Как компания выбирала решение

Среди ключевых преимуществ, которые приносят системы управления ИТ-активами, — детальный учет их перемещений, ввод в эксплуатацию и вывод из нее, история всех модернизаций и ремонтов. Кроме того, подобное ПО позволяет понимать владельца актива и степень его материальной ответственности, учитывает технические и финансовые параметры, а также особенности, связанные со стоимостью владения и тонкостями поддержки.

После предварительно проведенного отбора пул из нескольких систем автоматизации управления ИТ-активами попали в пилотную зону. Там их тестировали на соответствие традиционным функциональным критериям, пока другие сотрудники компании определялись с финансовой стороной дела. В итоге было принято решение использовать отечественную систему A-TRACKER, разработанную ITAM2.RU Project.

«Использование продукта A-TRACKER для управления ИТ-активами в большой распределенной организации — знаковое событие для нас. Это говорит о том, что наша процессная модель «из коробки», реализованная в A-TRACKER, очень хорошо учитывает реалии управления ИТ-активами именно в России. Заказчик не просто стремился решать текущие проблемы, связанные с управлением ИТ-активами, а планировал последующие шаги на годы вперед», — говорит генеральный директор ITAM2.RU Project Михаил Тобурдановский.

Какой функциональностью должно обладать такое ПО

В основе решения A-TRACKER лежит использование единого репозитория данных. Именно это создает возможность консолидировать в цифровом пространстве все сведения об ИТ-активе. Само по себе управление активами приносит серьезные аналитические возможности, через которые можно выйти на снижение расходов на ПО и снижение рисков несоответствия требованиям регуляторов.

Но кроме этого, с помощью A-TRACKER можно автоматизировать отдельные SAM-активности. Среди них — управление лицензиями ПО как активами, инвентаризация экземпляров ПО, сопоставление и нормализация программного обеспечения, учет артефактов (сюда входят договоры, накладные, сертификаты подлинности, лицензионные соглашения и т.д.), а также формирование отчетности по использованию лицензий ПО. Для сопоставления и нормализации реализован механизм, благодаря которому пользователям доступны как мастер-каталоги программных продуктов, так и собственные пользовательские каталоги.

Уже в «коробочном» варианте решения компании-заказчику доступны множество типовых автоматизированных операций с помощью специализированных мастеров, но при необходимости этот набор можно изменять в зависимости от специфики конкретного предприятия. Более того, сами логика и цепочка действий такого мастера — тоже гибкие и изменяемые. Также в базовой конфигурации прописаны преднастроенные рабочие процессы управления ИТ-активами, которые приведены в соответствие с российскими реалиями.

То же самое касается и процессов планирования и приобретения ИТ-активов. A-TRACKER позволяет получить отслеживаемую сквозную цепочку действий (от заявки на актив до его поставки непосредственно в организацию). Процесс приобретения в целом стал прозрачнее и удобнее. Реализован механизм консолидации заявки на предоставление активов от конечных пользователей, есть и более продвинутая опция создания списков активов под планы всей компании

Говоря об управлении финансами, стоит отметить, что A-TRACKER делает возможным получение точной информации о структуре затрат именно в разрезе ИТ-активов (по категориям — тоже) и ИТ-услуг, а также вендоров. Можно создавать точки отсчета для оценки инвестиций в проекты и, соответственно, их успешности. Контроль исполнения ИТ-бюджетов ведется в режиме реального времени. Все алгоритмы расчета ТСО также представлены уже в «коробочной» поставке

Что получила компания после внедрения

Все эти достоинства решения пришлись как нельзя кстати и в российской корпорации. Разрозненные данные по ИТ-активам удалось достаточно оперативно собрать в единую централизованную базу AMDB. Это привело к моментальному сокращению того времени, которое сотрудники компании тратили на поиск информации о местонахождении активов, установленном на оборудовании ПО. Время составления отчетности сократилось с нескольких дней практически до нуля: данные доступны в онлайн-режиме.

Также A-TRACKER используется для выполнения операций по постановке на учет и перемещению ИТ-активов. С помощью «журнала ремонтов» компания также ведет полный учет оборудования, находящегося в ремонте, и используемых запчастей и расходных материалов.

Этот опыт крупной российской компании доказывает, что даже для самых сложных в организационном плане предприятий управление ИТ-активами можно превратить в набор относительно рутинных операций со значительной долей автоматизации. Что особенно примечательно, делать это можно с помощью отечественных решений.