Спецпроекты

oбзор

Обзор: Рынок ИТ: итоги 2018

https://www.wss-consulting.ru/

Легкие СЭД эволюционируют в промышленные ECM-системы

Легкие СЭД эволюционируют в промышленные ECM-системы

Сейчас практически невозможно представить эффективное предприятие, не использующее электронный документооборот. За последние годы преимущества использования СЭД успели по достоинству оценить как в крупных государственных структурах, так и в небольших частных компаниях. Сокращение временных и материальных затрат, обеспечение безопасности информации, поддержание прозрачности бизнес-процессов – все это лишь малый перечень плюсов, которые предлагают данные системы.

Несмотря на нестабильную финансовую ситуацию, рынок продолжает развиваться. Сегмент СМБ и крупные предприятия готовы к модернизации, они ищут способы повышения эффективности бизнес-процессов. Кроме того, если раньше внедрение систем электронного документооборота было прерогативой исключительно молодых и разбирающихся в сфере ИТ-специалистов, то теперь они попали в поле зрения даже самых консервативных управленцев, что не удивительно – при грамотном использовании потенциала ECM/СЭД появляется возможность экономить десятки миллионов рублей ежегодно. Не стоит забывать и о поддержке инициативы повсеместного внедрения электронного документооборота со стороны государства.

При этом, по предварительным результатам 2018 г. объем российского рынка СЭД/ECM-систем приблизился к отметке в 52 млрд рублей, что соответствует росту на уровне 12%. Аналогичная динамика должна сохраниться и ближайшие годы.

Создание WSS Docs

С учетом потенциала развивающегося рынка СЭД, в 2006 г. была создана компания WSS-Consulting. Начиная с реализации небольших проектов по разработке решений под Microsoft SharePoint, к 2010 г. компания выпустила продукт WSS Docs – систему, которая автоматизировала процесс согласования договоров, заявок и прочих внутренних документов компании.

При разработке системы на основе Microsoft SharePoint значительный упор был сделан на создание и развитие конкурентных преимуществ, которые позволили компании занять свою нишу на рынке. Созданная система обеспечивала быструю и надежную работу при любых объемах документов, а удобный интерфейс не требовал продвинутых навыков пользования ПК. WSS Docs качественно решала повседневные задачи компании, поэтому новый продукт мгновенно стал востребованным и стал драйвером роста компании.

Настоящее WSS Docs

Множество внедрений системы для организаций различного масштаба и направленности не прошли даром – со временем функционал продукта становился более широким и гибким. WSS Docs сегодня – одна из ведущих систем на рынках России и СНГ.

Помимо стандартных коробочных решений, в настоящее время WSS Docs обладает обширным каталогом модулей (более 200), которые существенно облегчают работу с системой и позволяют адаптировать ее под решение конкретных бизнес-задач в тех случаях, когда коробочная поставка не удовлетворяет потребности заказчика в полной мере. Из них наиболее популярны шлюзы интеграции с учетными и кадровыми системами (1C, SAP, Oracle, Nav, Ax и др); шлюзы интеграции с операторами ЭДО (DiaDoc, Taxcom и др.) и MDM-системами; модули масштабирования (Storage, Federation, ConfigTranster и т.п.); мобильный клиент и электронная подпись.

Несмотря на развитие системы и появление новых модулей, приоритетные преимущества WSS Docs и сегодня остаются те же – высочайшая производительность при любых объемах и беспрецедентная скорость работы. WSS Docs дает гарантированное время отклика системы в пределах 0,5-1,5 сек. Это превышает аналогичный показатель конкурентов в 2-3 раза даже при условии, что в систему загружено более 10 млн документов.

В числе других ключевых преимуществ системы можно выделить простой, эффективный и удобный интерфейс; возможность реализации проектов любых масштабов – от 20 до 100 тыс. пользователей; обработка до 5000 ТБ данных, до 100 тыс. документов в день; сотни готовых модулей; десятки типовых конфигураций: от делопроизводства и согласования договоров до автоматизации документооборота ОЦО; гибкий и функциональный конструктор, позволяющий выполнять 95% доработок без программирования.

Список компаний, пользующихся WSS Docs, впечатляет: ОМК (Объединенная металлургическая компания), Московская Биржа, Полюс Золото, Альфа-Банк, Фосагро, Вертолеты России, СТС, Takeda, Allianz, Роснано, Лента и сотни других.

Если говорить языком цифр, то на сегодняшний день WSS Docs используют более пятисот клиентов, а крупнейшие внедрения насчитывают от 50 тыс. пользователей, обрабатывающих до 1,5 млн документов ежедневно. Офисы компании-разработчика открыты в Москве, Екатеринбурге и Нур-Султане, а количество сотрудников уже превысило 100 человек.

WSS Docs – ECM-система будущего

Система WSS Docs – уже  больше, чем просто СЭД. Благодаря расширению функционала, система перешла в класс ECM, что позволяет решать широкий спектр задач в области автоматизации документооборота, автоматизации бизнес-процессов и электронных архивов, а типовая конфигурация Docs содержит в себе перенастроенные процессы делопроизводства, актуальные в большинстве российских компаний.

Практически любую ECM-систему сегодня можно сравнить с конвейером Генри Форда начала 20 века: система маршрутизирует документы, задачи и потоки работ между сотрудниками, а те вручную производят повседневные операции по редактированию, обработке документов, вводу данных, постановке задач.

За счет этого происходит автоматизация бюрократии, что не приводит к дальнейшей оптимизации труда и сокращению издержек бизнеса.

WSS Docs кардинально меняет этот процесс, значительно его модернизируя. Ближайшей аналогией будет уже современный конвейер спорткаров Porsche, где многие из привычных операций происходят уже без участия людей, а те, что требуют внимания человека, выполняются с любого устройства и максимально комфортно для каждого пользователя.

Согласно отчету PWC, к 2030 г. объемы глобальной экономики увеличатся на $15,7 трлн, из которых $6,6 трлн привнесет оптимизация труда и увеличенная продуктивность. Технологическая революция затронет все сферы человеческой деятельности. Чтобы понять, за счет чего WSS Docs позволит привнести революцию на рынок ECM, обратим внимание на процесс ввода документов с бумажных носителей. Сегодня известные продукты умеют производить ручной ввод информации в поля документа после сканирования и частично распознавать формы путем наложения специального трафарета (применимо лишь к некоторым фиксированным формам, не применимо к договорам, актам, входящим письмам и т.п.). При этом качество распознавания не превышает предельного значения (~95%) классических алгоритмов OCR (оптическое распознавание символов, Optical Character Recognition – OCR, технология, которая позволяет преобразовывать различные типы документов, такие, как отсканированные документы, PDF-файлы или фото с цифровой камеры, в редактируемые форматы с возможностью поиска).

Первым шагом к изменению устоявшегося порядка вещей станет внедрение в WSS Docs модуля искусственного интеллекта IQ Text Recognition, который позволит распознавать в структуре документа номер, дату, сумму документа, реквизиты сторон и другую информацию, а также отличать один вид неструктурированного документа от другого. Эта функция будет применима к договорам, актам, письмам и другим документам, а предельная точность распознавания для нейросети будет значительно выше классических алгоритмов. Все это позволит отказаться от ручного ввода информации и оптимизировать численность персонала.

Более того, открываются новые перспективы применения искусственного интеллекта для ECM-систем за счет развития технологий обработки натурального языка (NLP). Факт появления на рынке и популярности голосовых ассистентов показывает, что людям становится все комфортнее ими пользоваться. Уже скоро пользователи WSS Docs будут иметь возможность голосового управления документами с мобильных устройств, планшетов, умных часов или офисных компьютеров. С помощью голоса можно будет создавать задачи по документам, определять и добавлять согласующих, создавать замечания и правки по документам, а также формировать запросы отчетности по работе сотрудников и подразделений.

ИИ сможет заменить ряд согласующих и авторов за счет внедрения модулей, позволяющих осуществлять смысловой анализ документов и их контекстуальное сравнение с корпоративными стандартами, а также автоматическое добавление согласующих (людей) при наличии заданных.

wss01.jpg
Последовательность согласования документа с применением ИИ-модулей


По словам бывшего генерального директора Cisco Джона Чемберса (John Chambers), 40% сегодняшних компаний исчезнут через 10 лет. Выживут только те, которые смогут внедрить передовые технологии в повседневную деятельность компании. Неповоротливые и сложные системы уже не могут удовлетворить потребности бизнеса, на смену им приходят ECM нового поколения, которые за счет своей гибкости и кросс-функциональности позволяют выполнять конкретные бизнес-задачи без усложнений и специализированных доработок.

Современная ECM – это конструктор, который собирается из кубиков, каждый из которых представляет собой необходимую вашему бизнесу функцию. Таким образом вы можете сами формировать систему, которая будет максимально соответствовать вашим ожиданиям, не переплачивая за избыточный функционал. Все это возможно в WSS Docs уже сегодня.

Вернуться на главную страницу обзора