CNews: Расскажите немного о структуре компании «Седьмой Континент» – сколько магазинов входит в сеть, как они распределены территориально, сколько документов обрабатывается в каждом магазине ежемесячно, как организована их передача и обработка в центральном офисе.

Александр Першутов: В сеть «Седьмой Континент» входят 156 магазинов в 18 городах России от Калининграда до Красноярска. В них ежемесячно обрабатывается более 600 000 документов, поступающих от нескольких тысяч контрагентов. При этом около 70% документооборота сети приходится на Москву и Московскую область.

Известно, что количество проблем с обработкой первичной бухгалтерской документации напрямую зависит от масштаба бизнеса. Чем крупнее организация и сложнее ее устройство, тем больше документов оборачивается в системе и тем длиннее путь, который они проходят. В связи с этим у крупной сети всегда уходит много ресурсов на то, чтобы самостоятельно обеспечивать быстрый поиск документов, их надлежащее хранение и архивирование.

CNews: Каковы были расходы на обработку документов до передачи этого процесса на аутсорсинг?

Александр Першутов: Обработка первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур поставщиков – сложный и трудоемкий процесс. Нужно понимать, что для обработки таких объемов документов нам приходилось содержать большой штат сотрудников. Из-за большой текучести кадров процесс по подбору и обучению соответствующего персонала превратился в непрерывную деятельность. Пока новые сотрудники учились и постепенно выходили на приемлемый уровень производительности, они делали большое количество ошибок, исправлением которых занимались более квалифицированные сотрудники, которым постоянно приходилось улаживать возникшие проблемы с поставщиками и пр.

CNews: Расскажите подробнее о реализованном аутсорсинговом проекте: когда он стартовал, основные этапы и пр.

Александр Першутов: Реализация проекта началась после подписания контракта с Xerox в феврале 2013 г. На одной из подмосковных площадок сети были подготовлены помещения, в которых специалисты Xerox развернули программно-аппаратный комплекс для автоматизации процессов обработки 10 видов структурированных документов. Компания-аутсорсер настроила это решение с учётом специфики «Седьмого Континента» и обеспечила его интеграцию с нашей ERP-системой. После этого мы провели совместное тестирование услуги в ограниченном объёме и стали постепенно увеличивать поток документов, передаваемых на обработку Xerox.

Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса компании «Седьмой континент»

Совместно с Xerox мы разработали приложение «Рабочее место бухгалтера», которое позволяет сотрудникам бухгалтерии отслеживать статус обработки документов, пользоваться электронным архивом и оперативно получать доступ к нужной информации. Кроме того, в приложении отображаются обнаруженные сотрудниками Xerox проблемные документы. Аутсорсер выявляет их путем проверки комплектности и правильности оформления пакетов, формируемых по факту поставки товаров, а также путем поиска расхождений по цене или количеству между фактически принятым товаром и заказом в ERP. Система автоматически информирует магазины и поставщиков об обнаружении каждого подобного расхождения.

В настоящее время услуга внедрена в нашей сети на территории Москвы и Московской области. Это самый масштабный проект такого рода в российском ритейле как по количеству охваченных точек, так и по составу пакета документов. Хотя от начала подготовки до запуска проекта прошло всего 9 месяцев, мы смогли достигнуть с помощью аутсорсера всех намеченных целей.

CNews: С какими сложностями пришлось столкнуться? Как они были преодолены?

Александр Першутов: Едва ли возможно реализовать проект такого масштаба, не встретив никаких препятствий. Все возникавшие сложности, в основном, были связаны с неравномерным поступлением документов, а также с отклонениями в скорости их обработки. Однако эти проблемы были быстро устранены, а мы научились точнее прогнозировать поток документов.

CNews: Как вы оцениваете результаты проекта – его экономическую и бизнес-эффективность?

Александр Першутов: Наши ожидания от реализации этого проекта полностью оправдались. Более чем на 20% удалось снизить затраты на обеспечение взаиморасчётов с контрагентами. Повысилась прозрачность документооборота и качество работы с поставщиками. Кроме того, у нас появилась возможность оперативно решать все возникающие проблемы, а сроки «закрытия» поставки сократились с трех дней до 24 часов.

Раньше мы своими силами обрабатывали документы и отправляли их на хранение в один из региональных офисов. Теперь нам удалось совместными усилиями выстроить более эффективный и отказоустойчивый процесс, освободить бухгалтеров от рутинных операций и сделать их работу более комфортной и продуктивной. Получение и обработка документов стали подчиняться более жёстким требованиям, что резко снизило вероятность утечки и потери информации. К тому же мы можем легко контролировать деятельность сотрудников аутсорсера, которые находятся в одном месте, а не рассредоточены по разным офисам, как это было у нас до внедрения услуги.

Другим важным нововведением стала возможность атрибутировать и сохранять обработанные документы в электронном или бумажном архиве. Благодаря этому информация стала оперативно попадать в систему, и у нас появилась почти полная уверенность в том, что каждый документ проверен надлежащим образом и не содержит ошибок. Кроме того, теперь мы в любой момент можем получить электронную копию бумажного документа из системы, что ранее было невозможно.