Поделиться
Сколько можно "хранить вечно"?
Сегодня многие организации хранят данные вечно, вместо того чтобы удалять ненужное. Стремление "хранить вечно" приводит к быстрому росту объема данных, а вместе с этим и к увеличению стоимости их хранения. Что же следует делать, чтобы не допустить геометрического роста издержек на хранение информации?Создание плана хранения данных, описывающего, что и как долго следует хранить, а также внедрение соответствующих технологий его реализации призвано решить эту проблему. Тем не менее большинство предприятий не следуют собственным рекомендациям.
Недавно были опубликованы результаты исследования компании Symantec, показывающего весьма печальную картину: 87% опрошенных компаний считают формальный план хранения данных важным, но только у 46% такой план есть.
Внедрение официального плана хранения информации в организациях*
*Исследование проводилось июне 2010 г. и основано на ответах руководителей ИТ- и юридических отделов 1680 компаний из 26 стран включая Россию.
Источник: Symantec, 2010
Организации понимают важность плана управления данными, но слишком многие из них используют устаревшие методы — хранят все вечно. При этом 41% опрошенных в исследовании ИТ-администраторов не видят необходимости в таком плане, 30% сказали, что никому не поставлена такая задача, а 29% указали стоимость в качестве причины.
Типичные ошибки
Во-первых, предприятия хранят слишком много информации: 25% данных, для которых создается резервная копия, не нужны для организаций или не нуждаются в резервном хранении.
Во-вторых, процессы резервного копирования, восстановления и архивирования используются неправильно: 25% предприятий хранят все резервные копии вечно, а бесконечное хранение означает бесконечные траты.
В-третьих, программы резервного копирования используются для архивирования данных. Хотя 51% компаний запрещает сотрудникам создавать собственные архивы на локальных компьютерах и общедоступных дисках, 65% признают, что сотрудники все равно регулярно это делают.
Помимо растущих затрат на хранение данных, компании могут столкнуться с очень серьезными последствиями ошибок в управлении информацией. Во-первых, из-за огромных объемов данных, хранимых на труднодоступных устройствах резервного копирования, поиск нужной информации в архивах (так называемые технологии eDiscovery) стал долгим, неэффективным и дорогостоящим занятием. А архив, поиск по которому неудобен, просто не имеет смысла. Кроме того, возрастает длительность периода резервного копирования, а время восстановления превышает все допустимые пределы. В результате компания может столкнуться с дорогостоящими простоями в работе и понести дополнительные издержки.
Хранение архивной информации по юридическим причинам
Западные специалисты также указывают юридические причины длительного хранения данных (хранить юридическую документацию и данные, относящиеся к судебных процессам, их обязывают суровые законы) – в типовом резервном хранилище 45% составляют юридически удерживаемые данные. Но вместе с тем представители организаций указали, что в среднем 40% юридически удерживаемых данных не относятся к соответствующему юридическому делу, то есть опять же имеет место отсутствие правильных политик.
Хранение архивной информации по юридическим причинам: как это происходит*
Увеличить
*Исследование проводилось июне 2010 г. и основано на ответах руководителей ИТ- и юридических отделов 1680 компаний из 26 стран включая Россию.
Источник: Symantec, 2010
С юридическими предписаниями компании справляются по-разному. Стоит отметить, что не более 10% опрошенных ИТ-специалистов полагаются на сознательность пользователей и просят их не удалять юридически значимую информацию или сохранять ее в определенном месте. Большинство же используют автоматизированные системы архивирования.
Рекомендации
В конечном итоге предприятия должны восстановить контроль над своими данными. Затраты при ожидании идеального плана перекрываются преимуществами проактивного решения этой проблемы.
Итак, что же в таком случае советуют эксперты? В первую очередь предприятия должны создавать и автоматически применять политики хранения информации (что можно и нельзя удалять и в какое время). Автоматическое удаление данных, построенное на основе таких политик, создает меньше угроз, чем ручное удаление. Причем надо понимать, что политики, указанные на бумаге, но не применяемые на практике, могут создавать юридические риски.
В обязательном порядке необходимо реализовать средства дедубликации, где это только возможно, а именно в приложениях и в среде резервного копирования. Предприятия, выполняющие развертывание дедубликации как можно ближе к источникам информации, освобождают ресурсы сети, сервера и хранилища. При совместном применении дедубликации и коротких периодов хранения предприятия могут использовать функции аварийного восстановления без ленточных носителей с помощью репликации, что позволяет получить более высокий уровень обслуживания.
Также следует использовать полнофункциональную систему архивирования для наиболее эффективного обнаружения данных. Так компании смогут быстрее находить информацию и делать это с большей детализацией, чем в среде резервного копирования. Это снизит время и затраты на оценку юридических рисков, проведение внутренних расследований и реагирование на события обеспечения совместимости.
Специалисты компании, модернизирующей принципы хранения данных, должны понимать, что резервная копия — это не архив, поэтому использовать резервное копирование для архивирования и юридического удержания не рекомендуется. Резервные копии следует хранить в течение нескольких недель (30–60 дней) и затем автоматически удалять или архивировать данные. Совместное использование архивирования и резервного копирования обеспечивает быстрый доступ к самой важной информации и при этом позволяет организациям хранить меньше данных.
Компании смогут быстрее выполнять резервное копирование для краткосрочных задач и аварийного восстановления, удаляя старые резервные копии, скопившиеся за несколько месяцев, а не за несколько лет. Это большой объем данных, которые можно спокойно удалить или переместить в архив для долгосрочного хранения.
Наконец, следует применять технологии предотвращения потери данных, чтобы сократить риск потери данных до минимума, продемонстрировать строгое соответствие требованиям и защитить своих клиентов, свою репутацию и интеллектуальную собственность. ИТ-администраторы должны найти решение, которое обнаруживает, отслеживает и защищает конфиденциальные данные, и при этом предоставляет сведения о владельцах и использовании.
Короткая ссылка
