[an error occurred while processing this directive]

Обзор подготовлен

версия для печати
Epam

Технология: Портальный ответ

Технология: Портальный ответ

Наладить коммуникацию между сотрудниками в компании. Построить систему общения с контрагентами. Повысить лояльность клиентов. Что общего между этими задачами? То, что все они могут быть решены посредством внедрения портала, сконфигурированного под конкретную задачу: от создания простейшего справочника сотрудников до интеграции корпоративных информационных систем. Портал — это действительно универсальное решение. Помимо перечисленных задач, портальные решения могут применяться практически везде, где нужно создать канал коммуникации.

Обычно портальные решения классифицируют по областям применения. Интранет-порталы B2E — business to employee создают рабочую среду в компании. Помимо простого информирования, технологически продвинутый портал позволяет решать управленческие и организационные задачи, координировать групповую работу сотрудников и даже управлять их рабочим временем.

B2B–портал, business to business, обеспечивает компании возможность коммуникации и ведения дел с контрагентами — юридическими лицами.

Решения для массового рынка, или B2C-порталы, позволяют компаниям наладить контакт с розничными потребителями товаров и услуг. На основе таких технологий создаются системы бронирования туров и продажи авиабилетов, да и практически все интернет-магазины — это в той или иной мере портальные решения.

Портал - поле для любых видов информационных взаимодействий

Отдельный класс решений — это государственные порталы. Если у бизнеса аудитория относительно небольшая и структурированная (потребители и контрагенты), то правительственные учреждения должны работать со всеми гражданами, бизнесом и обмениваться информацией между собой. Обычно такое решение представляет собой комплекс интегрированных порталов, классифицируемых как G2C (government to citizens — правительство с гражданами), G2B (government to business — правительство с бизнесом) и G2G (government to government — госорганы с госорганами).

Сегодня на российском рынке представлено большое количество портальных технологий. Они предлагаются как глобальными лидерами, так и небольшими разработчиками. Среди широко известных и повсеместно применяемых платформ NetWeaver компании SAP, WebSphere производства IBM, SharePoint от Microsoft и Weblogic, предлагаемый компанией BEA. Есть еще огромное количество менее известных производителей, которые также занимаются разработкой портальных технологий.

Таким образом, предложение портальных решений способно удовлетворить любые запросы бизнеса, как по цене, так и по функциональности. Объективно, охватить все многообразие их применения довольно сложно. Тем не менее, для тех, кто задумывается о внедрении портала в своей компании, опыт других игроков рынка, уже использующих такого рода инструменты для решения тех или иных бизнес-задач, будет, несомненно, интересен и полезен.

Классификация порталов

Типы порталов Область применения Функционал
B2E или Интранет-порталы Компании, корпорации, холдинги Информация для сотрудников
Общая рабочая среда
Корпоративные сервисы
Самообслуживание сотрудников
Аналитика
B2B Компании работающие с корпоративными клиентами Обеспечение и поддержка продаж
Информирование клиентов
Контроль дистрибуции
B2C Компании, занимающиеся розничной торговлей, интернет-магазины
Розничные банки
Организация продаж
Оказание услуг
G2C Госструктуры, министерства и ведомства Оказание государственных услуг населению
G2B Оказание государственных услуг предпринимателям и юридическим лицам
G2G Информационный обмен между ведомствами

B2E начального уровня

Интранет-порталы, использующиеся в компаниях, можно классифицировать по заложенным в них функциям. Прежде всего, это информационно-коллаборационная, выраженная в том, что существует лента новостей компании, справочник сотрудников с возможностью поиска и инструменты коллективной работы.

Даже на начальном уровне базовый функционал портала не исчерпывается оперативным информированием о происходящем в компании, хотя эту функцию можно отнести к важнейшим. Кроме этого, портал поддерживает общее рабочее пространство, в нем можно формировать базу знаний и многое другое. Помимо пассивного снабжения сотрудника важными данными по работе, решение позволяет также оперативно рассылать новые распоряжения и руководящие указания. В отличие от традиционных бумажного документооборота или электронной почты документы имеют гораздо больше шансов не потеряться по дороге, а распоряжения быть своевременно исполненными.

Прежде всего, интранет-портал обеспечивает коммуникации между сотрудниками и поддерживает общую рабочую среду. Для того чтобы подключить к порталу необходимое количество сотрудников, не требуется устанавливать программы-клиенты на каждое рабочее место, что снижает общую стоимость владения (TCO) и упрощает администрирование. Доступ ко всем необходимым приложениям, размещенным на портале, осуществляется через веб-интерфейс посредством браузера.

Портал облегчает поиск информации и работу с ней. Вместо того чтобы переключаться между различными приложениями, обеспечивающими доступ к той или иной информационной системе, достаточно задать поиск на портале. Особенно часто сотрудникам приходится искать информацию о своих коллегах, отвечающих за то или иное направление. Постоянно обновлять ее вручную — затратно и неэффективно, проще интегрировать в портал систему учета персонала, отобрав для отображения только ту информацию о сотруднике, которая необходима. Благодаря интеграции информация о новом сотруднике появляется на портале одновременно с занесением ее в систему. И таких примеров можно приводить множество.

Существенно облегчается вхождение в коллектив новых сотрудников. Сейчас, когда большинство успешных компаний бурно развиваются, увеличивая свой штат порой вдвое в течение года, наличие портала позволит сотруднику быстрее адаптироваться в коллективе. Это только первый уровень использования. В интрасети компании возможно реализовать базу накопления знаний, предоставить сотрудникам возможность самообслуживания, например — заказывать необходимые для работы принадлежности и сервисы, вроде заказа транспортных или курьерских услуг.

Портал облегчает задачу ИТ-директору компании в случае слияния. Пока унифицируются бизнес-процессы и сокращаются дублирующие подразделения, ИТ-отдел практически мгновенно обеспечивает доступ к приложениям и сервисам для новых сотрудников.

Так, например, компания EPAM Systems совместно с «Пивоварней Эфес-Москва» ведет работы по созданию внутреннего корпоративного портала пивоваренной компании на базе SAP NetWeaver Portal. Цель данного проекта — создание  удобного внутреннего web-пространства, работа в котором позволит оптимизировать  информационное взаимодействие сотрудников различных подразделений и предприятий, повысить эффективность работы и коммуникаций между участниками различных бизнес-процессов, а также консолидировать информационные ресурсы компании.

Внутри портала реализован целый ряд сервисов, в определенной степени стандартных для внутренних интранет порталов — «Организационная структура компании», интегрированная с SAP HR, «Документы различных служб». Раздел «Новости компании» имеет официальные новости и так называемые «EFES Life». Также сотрудник компании будет иметь возможность создавать свои новости. Вместе с этим есть сервисы, созданные по желанию заказчика, например, «Ваша карьера», который представляет собой своеобразный мини-портал службы персонала, в частности, рекрутмента, обучения и развития, «Заказ пропусков», и совсем нестандартное решение — «Столовая», где можно ознакомиться с текущим меню столовой и увидеть картинку с web — камеры — уже пора звать коллег или можно еще поработать? Эта ситуация, кстати говоря, наглядно иллюстрирует еще одно неоспоримое преимущество портальных технологий — их гибкость. Компания EPAM Systems может в сжатые сроки быстро и качественно реализовать практически любой портальный проект, используя целый набор готовых сервисов и решений, которые быстро настраиваются и дорабатываются под потребности заказчика. Реализация портала на платформе SAP в данном случае обусловлена тем, что вся корпоративная система «Пивоварни Эфес-Москва» реализована на решениях этого производителя.

Другая платформа для создания порталов начального уровня — Microsoft SharePoint 2007 — была использована в инвестиционной компании «Тройка Диалог». Там развитие портала идет постепенно. Первая очередь решения, реализованного компанией EPAM Systems, обеспечивает только базовые информационные функции, необходимые сотрудникам. Это информация о компании, справочник сотрудников, внутренние новости, курсы валют и погода. Попадая на страницу портала, сотрудник получает всю необходимую информацию и возможность ее поиска. Благодаря гибкости решения, портал постоянно развивается, предлагая сотрудниками новые сервисы.

B2E: сам себе руководитель

Порталы самообслуживания сотрудников — это более сложная структура, которая дает массу возможностей для выполнения своих обязанностей. В такой рабочей среде можно предусмотреть функции, избавляющие от рутины. Выставление и оплата счетов, авансовые отчеты, командировки, заявления на отпуск, прием нового сотрудника — все это быстро и эффективно решается в портале. Такие системы реализованы в компании EPAM Systems для внутренних нужд и прекрасно себя зарекомендовали. Компания работает практически по всему миру в разных часовых поясах. Бывает и так, что члены одной проектной команды находятся на разных континентах, что затрудняет коммуникацию между ними. Портал поддерживает возможность принятия решения и согласования между ними.

Сейчас в компании действует несколько популярных систем. В системе каждый сотрудник, обладающий необходимыми правами, может отчитаться о командировке, подать счета на оплату и многое другое. Документы проходят все стадии утверждения внутри системы в электронном виде и заносятся в базу. При необходимости к ним можно присоединить отсканированные копии необходимых для отчетности документов.

Система управления проектами в компании поддерживает основной бизнес — разработку ПО, которая выполняется проектными командами. В ней руководитель может подобрать необходимых ему людей, исходя из информации, которая там размещена. Это загруженность сотрудника, его ключевые навыки, опыт участия в проектах, итоги прохождения аттестации и степень загруженности другими задачами. Для компании, чей основной актив — это люди, значение такого решения трудно переоценить. Ведь благодаря актуальной информации о сотрудниках, руководство может оптимально распределять задачи, поручать людям те направления, в которых они наиболее компетентны.

Еще один пример использования портала самообслуживания — решение, внедренное в  «Газпром нефть» на базе технологии SAP NetWeaver, которое позволило автоматизировать ряд бизнес-процессов. «Газпром нефть» — это холдинговая компания, которая работает в различных регионах России, сочетает в себе различные направления бизнеса: от разведки и добычи нефти, до переработки и розничной продажи нефтепродуктов, — и имеет обширную филиальную сеть. При этом головная компания и каждый филиал работают с большим количеством контрагентов. Долгое время работа с ними была крайне непростой, и могла повлиять на безопасность бизнеса, в связи с недобросовестностью некоторых из них. Дополнительной проблемой было то, что люди, работающие с контрагентами в филиалах и подразделениях, были изолированы друг от друга. Чтобы решить перечисленные проблемы, был организован доступ к единому справочнику контрагентов (ЕСК).

В данном случае портал выступал не только двусторонним средством коммуникации между информационной системой и сотрудниками, но и средством автоматизации бизнес-процесса обработки заявок. Работающая на портале система обеспечивает оперативную проверку вводимых данных службой безопасности. Благодаря созданной форме заявки и описанию процессов ее создания, заполнения и проверки, работа с контрагентами была упорядочена, и теперь компания защищена от возможных рисков, связанных с недобросовестным поведением партнеров. Этот проект был реализован за два месяца. Применение технологий SAP в данном случае оправдано тем, что информационная структура в компании реализовывается на основе решений этого вендора.

Еще одна важная функция, которая может быть реализована посредством портального решения B2E, предназначена больше для руководителей. Это подключение к порталу аналитической системы, которая через понятный интерфейс будет передавать метрики о состоянии компании. Следовательно, без регулярных обращений к аналитике и выгрузке данных в отчеты менеджер может получать оперативную информацию и планировать свои дальнейшие действия. Такие порталы полезны для компаний, которые готовятся или уже вышли на открытый рынок заимствований (IPO). Руководитель может одновременно получать оперативную информацию о финансовом состоянии компании, текущие котировки и динамику рынка. Хотя время массового использования таких решений в России еще не наступило, нет сомнения, что рано или поздно они будут оценены по достоинству.

Связь с внешним миром

Портальные технологии прекрасно зарекомендовали себя и в работе с внешней средой. Тем более, что первые порталы зародились в интернете. Они открывают широкие возможности коммуникации с неограниченным кругом людей, будь то клиенты розничной компании или граждане государства.

Портал позволяет существенно оптимизировать продажи, создав канал коммуникации с потребителями. Продавец получает возможность оперативно взаимодействовать со своими покупателями, серьезно экономя время на технических деталях, вроде переписки и отслеживания истории продаж. Причем это актуально как для компаний, занимающихся розничными продажами, так и для тех, кто работает в секторе B2B.

Например, можно представить вполне распространенную ситуацию, когда у FMCG-компании нет собственной розницы — все делают дистрибуторы. Схема довольно популярная, позволяющая сосредоточиться на производстве и продвижении, не тратя денег на поддержание собственной сети. При всех преимуществах этой системы, в ней есть существенный недостаток — сложность управления продажами. Тем более что компания в силу специфики продукции должна обращаться к розничному потребителю. Если все отдать дистрибуторам в регионе, то неизбежно распыление бюджета на продвижение, что снижает его эффективность. К тому же, не следует забывать, что иногда дистрибуторы злоупотребляют своим положением.

Решить эту проблему можно, создав портал для розничных магазинов. Портал должен обеспечить прохождение заказов от покупателей к дистрибуторам и облегчить взаимодействие между поставщиком и магазинами. Для магазина система работает следующим образом. Через web-интерфейс оптовый покупатель получает доступ в систему, авторизуется и делает заказ. Система обрабатывает запрос, затем он переводится на ближайшего дистрибутора, который непосредственно отгружает заказ покупателю. Магазин регистрируется в системе, и с этого момента вся история взаимоотношений фиксируется. Отмечаются актуальные платежи, скидки и бонусы, что сокращает время оформления следующей заявки. Благодаря тому, что заказ автоматически передается ближайшему дистрибутору, оптимизируется цепочка поставок в целом. А так как история всех транзакций сохраняется, то FMCG-компания дополнительно получает возможность создания покупательских профилей, что позволяет анализировать не только динамику продаж, но и эффективность рекламных кампаний.

Еще один пример портального B2B-решения — электронная торговая площадка (ЭТП) в «Северсталь». В компании успешно работает система, где реализуется схема продажи «один-ко-многим». Зарегистрированные участники размещают свои заявки на продукцию компании — металлопрокат, железный купорос, гранцинк и другие продукты. Система поддерживает полный цикл продажи — от размещения заявки до физической отгрузки. Движения продукции и денег фиксируются в корпоративных базах данных. При этом электронная площадка — часть корпоративной информационной системы. Более того, степень ее интегрированности такова, что периодичность проведения торгов привязана к бюджетному процессу в компании. Запуск ЭТП позволил компании существенно повысить продажи за счет упрощения доступа к продукции покупателям второго уровня. Благодаря тому, что система обеспечивает прозрачность всех транзакций, компания защищена от действий недобросовестных менеджеров.

Другой вариант использования В2В-портала демонстрирует компания British Telecom. Чтобы сделать контакт со своими корпоративными клиентами более комфортным, в мультисервисном операторе связи BT (British Telecom) компанией EPAM Systems реализован виртуальный бизнес-центр (Virtual Business Centre, VBC). Решение на платформе BEA WebLogic версии 8.1 обеспечило абонентам возможность управления услугами, самостоятельного подключения тарифных планов и дополнительных сервисов. Компания получила выигрыш во времени, затрачиваемом персоналом на обслуживание своих абонентов. Клиенты BT стало гораздо удобнее развивать свои отношения с оператором, и весь процесс взаимодействия стал более прозрачными для всех участников.

Совершенствование розницы

Розничный бизнес тоже требует портальных технологий. К ним можно отнести и системы банк-клиент, и интернет-магазины. Если в случае с банковским бизнесом подключаются только существующие клиенты, число которых конечно, то продажи через интернет — это обращение к неопределенному кругу людей, о которых известно только, что они являются потенциальными потребителями услуг. Классический пример — продажа авиабилетов, где без портала трудно обойтись.

Авиакомпания S7 Airlines работает на розничном рынке пассажирских перевозок. Чтобы увеличить продажи и оптимизировать работу с пассажирами, в компании был создан web-портал, позволяющий пассажирам бронировать и приобретать билеты. Всего за несколько несложных шагов будущий пассажир получает всю необходимую информацию о рейсах и условиях перевозки. После чего ему остается только передать все необходимые данные о себе и распечатать маршрутную квитанцию, по предъявлении которой непосредственно перед вылетом на стойке авиакомпании в аэропорту выдается посадочный талон.

В результате S7 Airlines перешла на прогрессивную технологию продажи билетов (так называемый электронный билет) и значительно сократила затраты на их оформление. А ее пассажиры экономят время на заказе билета, что положительно сказывается на их отношении к авиакомпании. Система позволяет также управлять заполняемостью самолетов за счет возможности выбора различных категорий тарифов, стимулировать спрос и мотивировать зарегистрированных пользователей различными акциями и специальными предложениями. Ну и общие преимущества, заключающиеся в экономии времени и усилий сотрудников авиакомпании, в любом бизнесе играют не последнюю роль.

Портал государственной важности

Одним из масштабных и комплексных проектов, в основе которого лежат портальные технологии, можно считать создание электронного правительства Казахстана. Этот проект реализуется компанией EPAM Systems по заказу агентства по информатизации и связи Республики Казахстан (АИС РК). В данном случае создается система, обслуживающая все типы коммуникаций правительственных органов с гражданами и предпринимателями. Помимо коммуникации ведомств с гражданами и бизнесменами, там предусмотрена внутренняя межведомственная система, позволяющая осуществлять оперативный обмен данными между госучреждениями. За счет этого сокращается время на запрос и поиск информации в архивах других ведомств, что важно при выдаче ряда удостоверяющих документов.

Схема работы электронного правительства Республики Казахстан

В 2004-м году в Казахстане была принята программа создания «электронного правительства», которая должна обеспечить население возможностью простого получения государственных услуг. Казалось бы, если гражданину нужна справка, он идет в соответствующее ведомство, к отвечающему за ее выдачу чиновнику и после некоторого количества предписанных инструкциями действий, эту справку получает. Проблема в том, что эта система не очень эффективна, особенно для гражданина. Поэтому правительства, заботящиеся о своих гражданах, пытаются ее оптимизировать, максимально упростив процесс оказания госуслуг.

Первоначально в республике Казахстан были созданы центры обслуживания населения (ЦОН), организованные по принципу одного окна, где гражданин может получить необходимую услугу, например, встать на налоговый учет, получить справку о рождении, зарегистрировать права на недвижимое имущество, зарегистрировать фирму или получить справку о наличии у него недвижимости. В обычных условиях человеку для этого пришлось бы посетить не одно ведомство и потратить на это не один день, а благодаря появлению ЦОНов получение госуслуги стало более удобным для населения.

Однако внутри операторы ЦОНов продолжали «наматывать километры» по министерствам и ведомствам, так как единой системы, в которой были бы сосредоточены все необходимые данные, все еще не было. И только с появлением интранет-портала госорганов, который был реализован на платформе IBM WebSphere специалистами компании EPAM Systems, куда были выведены ИТ-системы многих министерств и ведомств, ситуация кардинально изменилась. Теперь оператору ЦОН не нужно никуда ходить: все необходимые документы у него под рукой — в интранет-портале.

Сейчас подходит к завершению следующий этап создания электронного правительства Казахстана — большинство госуслуг выводится в Интернет, чтобы обеспечить гражданам возможность их получения практически из любого места в любое время. Это стало возможным опять же благодаря портальным технологиям. Этот проект будет развиваться и дальше. В перспективе — подключение новых сервисов и новых ведомств. В конце концов, все, что можно передать через Интернет от государства к гражданину и обратно, должно быть передано через эти каналы.  Это часто оказывается дешевле, надежнее и прозрачнее, что особенно важно для государственных структур.

Универсальный солдат

По разным оценкам, портальные решения относятся к наиболее востребованным на рынке. Легкость и быстрота внедрения и практически безграничные возможности использования привлекают все большее количество сторонников. Безусловно, реализовать в портале систему финансового учета вряд ли получится, но обеспечить удаленный филиал доступом к существующей — элементарно.

Часто возникает проблема интеграции разнородных информационных систем, в связи с чем предпринимаются дорогостоящие внедрения, причем не всегда удачные. Портал позволяет минимизировать риски и может стать экономически выгодной альтернативой сложных и дорогостоящих решений.

Портальные решения позволяют пользоваться унаследованным ПО, плавно переходя на современные платформы, а благодаря гибкому дизайну и возможностям настройки интерфейса, этот переход будет простым и легким и для сотрудников компании. Кстати, именно сотрудники — это едва ли не самая большая проблема при внедрении любой информационной системы. Зачастую их очень трудно переучить, приходится грозить санкциями, организовывать дорогостоящие курсы и использовать другие рычаги воздействия. В случае с внедрением портала можно даже привлечь заинтересованных сотрудников к созданию оптимального с их, пользовательской, точки зрения, интерфейса, в котором они будут с удовольствием работать.

Естественно, все вышесказанное относится к успешным внедрениям. Ну, а для того, чтобы инвестиции в портал не оказались похороненными, нужно выбрать именно ту систему, которая наиболее полно отвечает задачам и потребностям бизнеса.

Техноблог | Форумы | ТВ | Архив
Toolbar | КПК-версия | Подписка на новости  | RSS
http://www.rbc.ru/