Как банкам и страховщикам наладить массовую оцифровку документов

Как банкам и страховщикам наладить массовую оцифровку документов

Электронный документооборот становится обычным делом как в производственной сфере, так и на рынке услуг и в социальной сфере. Этому способствует постоянный рост компьютеризации и расширение функций мобильных устройств. Однако рынок финансовых сервисов, являясь одним из самых емких с точки зрения количества документов, продолжает ориентироваться на «бумагу» как первоисточник. Этому сегменту необходима качественная техника, которая сегодня способна значительно повысить эффективность документооборота.

Несмотря на тенденцию роста безбумажного документооборота, введение электронной подписи и возможность проведения операций с мобильных устройств, остаются сферы, где важным звеном является оформление первичных бумажных документов. Это, например, банковская сфера и рынок страховых услуг, где самим клиентом или сотрудником банка и страховой компании заполняются необходимые документы – бланки и договора. А для того, чтобы ускорить и упростить дальнейшую работу, необходимо оперативно перевести документы в цифровой формат. При этом используются различные сканирующие устройства. Компания Xerox предлагает несколько моделей сканеров, которые качественно оцифруют документы, обеспечат удобство их дальнейшей обработки и дадут возможность сократить время обслуживания клиентов.

По данным анализа продаж сканирующих устройств компании Xerox, рынок профессиональных сканеров является достаточно устойчивым и условно прогнозируемым. Связано это в первую очередь с тем, что МФУ не всегда могут обеспечить такое высокое качество сканирования и не имеют такого функционала, как классические сканеры. А для банковских и страховых бумаг качество оцифровки является одним из основополагающих факторов, поскольку ошибки могут дорого стоить.

Сетевой сканер

В среднем ежедневный объем документов, которые нужно преобразить в электронный вид, например, в региональном филиале крупного банка, может составлять до 1000 штук в день. Для этих объемов, с точки зрения технических характеристик, требуется сканер со скоростью обработки 15–20 страниц в минуту. Такими характеристиками обладает сканер Xerox DocuMate 3920. Объем печати этой модели составляет 1000 страниц в день, а скорость при использовании автоподатчика – 20 страниц в минуту. Из характеристик сканера можно обозначить оптическое разрешение до 600 точек на дюйм, масштабирование от 25% до 400%, наличие автоподатчика на 50 листов и возможность двухстороннего сканирования в дуплексном режиме.

dm3920_2.jpg

Xerox DocuMate 3920

Сегодня использование электронной почты и облачных сервисов практически вытеснило применение факсов и сделало работу с электронными документами повседневной необходимостью. Это повлекло за собой рост спроса на сетевые сканеры, которые стали необходимы в современном офисе, особенно финансовых организаций. Отличительной особенностью сканера Xerox DocuMate 3920 как раз является возможность сетевого подключения, поэтому данное устройство не требуется подсоединять к компьютеру. В результате сканер может быть установлен в любом удобном месте, и каждый сотрудник отдела банка может им воспользоваться.

Управлять сканером также довольно просто. Он имеет удобный сенсорный экран диагональю 7 дюймов, где также отображаются режимы работы, а привычная цифровая клавиатура значительно ускоряет ввод данных. Кроме того, чтобы не вводить часто используемые адреса, можно создать до 2000 адресов электронной почты и 50 назначений для отправки в различные папки. Также отсканированный документ можно отправить одновременно на несколько адресов, или даже создать определенный список рассылки. В результате необходимый документ получат сразу все заинтересованные отделы или филиалы банка или страховой компании.

После сканирования файл сохраняется по желанию пользователя в любом из предложенных форматов: JPEG, TIFF или PDF. Если подключить к порту USB сканера принтер, то получаем копировальный аппарат. Сотрудник банка может, не отвлекаясь, сделать копии, необходимые для обслуживания клиента.

Разные форматы

Объемы продаж сканеров формата А4 выше, чем широкоформатных. Однако менеджеры по продажам офисной техники отмечают, что рынок сканеров формата А3 постепенно растет, особенно в сфере государственных структур и финансовых организаций. Прогнозируемый рост продаж широкоформатных устройств составляет 5–7% в год.

Из этой линейки сканирующих устройств компания Xerox предлагает модель Xerox DocuMate 4830. Скорость оцифровки бумажных документов, а также скорость их распространения – ключевые факторы конкурентоспособности банка, и многие организации переводят информацию в электронный вид сразу в филиалах и подразделениях. Эта тенденция создает потребность в более доступном по стоимости оборудовании. Модель 4830, несмотря на широкий формат и такие же возможности, является наиболее доступной по цене.

dm4830_2.jpg

Xerox DocuMate 4830

Этот широкоформатный высокопроизводительный сканер отлично впишется в любой отдел банка как с точки зрения внешних данных, так и по своим характеристикам. Сканер выполнен в бело-синих тонах, и, несмотря на широкий формат, обладает компактными размерами, поэтому будет гармонично смотреться в любом офисном пространстве.

Конечно, главное в сканирующем устройстве, особенно предназначенном для финансовых документов, это качество, производительность, функциональные возможности и удобство пользования. Xerox DocuMate 4830 обладает всеми этими качествами, поскольку рассчитан на нагрузку 3000 станиц в день, обладает скоростью сканирования 30 стр./мин, автоподатчиком на 75 листов и широким набором инструментов для автоматического улучшения изображения и последующей обработки документов.

Сканер обладает возможностью оцифровки двухсторонних документов, скорость в дуплексном режиме составляет 60 изображений в минуту. Преимуществом широкоформатной модели Xerox DocuMate 4830 является возможность работы с разными форматами сканируемых документов, встречающихся в банковской сфере: пластиковые карты, небольшие бланки, нестандартные длинные документы и листы формата А3. Упомянутый сканер способен отсканировать документы, начиная с размера карты и длиной до 2997 мм, что экономит время как сотрудникам так и посетителям банка.

Встроенные функции

Важное отличие сканеров, пригодных для использования в сфере банковских и страховых услуг, – высокая надежность и качество работы с документами. В модели Xerox DocuMate 4830 это обеспечивается такими дополнительными функциями, как устранение перекоса изображения, определение двойного захвата листа, пропуск пустых листов, удаление нежелательного фона и другими полезными функциями. Это программное обеспечение носит название Visioneer Acuity.

Сканер не перегружен элементами управления, интерфейс Xerox DocuMate 4830 позволяет одним нажатием кнопки произвести сканирование и отправить документы в сетевую папку, «облачные» текстовые редакторы или произвести распечатку. Удобная утилита Visioner One Touch дает возможность обработать изображение по обозначенному сценарию без дополнительного вмешательства пользователя. Администратор может создать 9 различных сценариев, и сотруднику банка нет необходимости изучать возможности устройства или затрачивать время на обработку и систематизацию документов.

Скорость для бланков

Кроме документов обычных форматов, страховым компаниям, медицинским учреждениям, а также банкам требуется оперативная оцифровка документов небольшого формата в связи со специально используемыми бланками и карточками. Для этих целей хорошо подходит компактный протяжной сканер Xerox DocuMate 4440. Аппарат обладает высокой скоростью сканирования – 40 страниц в минуту – и очень приличной производительностью, на уровне 3000 листов в месяц. При этом сканер способен работать с различными типами носителей плотностью от 34 до 128 г/м2 и размерами от 51х86 до 216х956 мм, поэтому может сканировать как тонкие бумажные бланки, так и пластиковые карты.

dm4440_2.jpg

Xerox DocuMate 4440

Технология Kofax VRS дает возможность получить четкие сканы даже из низкокачественных оригиналов, а интеллектуальное ПО обеспечит автоматическое выравнивание, регулировку яркости и очистку краев изображения. Известно, что у посетителей банка некоторые документы бывают мятые, затертые или выцветшие, поэтому функциональные возможности сканера Xerox DocuMate 4440 позволяют получить яркие четкие сканы за один проход, что сокращает временные и экономические издержки на повторное сканирование. У сканера также имеется ультразвуковая функция распознавания подачи двух листов.

Скоростной сканер Xerox DocuMate 4440 прост в использовании, а благодаря интеллектуальному ПО обладает хорошими функциональными возможностями. Например, технология One Touch обеспечивает оперативное сканирование с настройкой 9 сценариев c оптимальными параметрами и отправкой документов в нужное место.

Другая технология под названием Nuance PaperPort помогает сохранить время и средства путем перевода бумажных документов в электронный архив с возможностью поиска. А программное обеспечение OmniPage Pro точно распознает документы и конвертирует отсканированное изображение в текст, который можно обрабатывать в любом текстовом редакторе.

Максимальная скорость оцифровки

Иногда требуется производить оцифровку очень большого количества документов, и здесь на помощь приходят скоростные документ-сканеры. Эти производительные устройства способны отсканировать страницу меньше, чем за секунду. Такими параметрами обладают, например, устройства Xerox DocuMate 4790 и DocuMate 4799. Они имеют скорость сканирования 90 и 100 страниц в минуту соответственно. При этом устройства обладают впечатляющей производительностью. Xerox DocuMate 4790 рассчитан на 10 000 станиц в месяц, а Xerox DocuMate 4799 – на 40 000 станиц. В результате при оцифровке всех необходимых банковских документов не произойдет никакой задержки. Автоподатчики документов вмещают 200 и 250 листов, что позволяет загружать сразу большие пачки документов, а дуплексный модуль в модели Xerox DocuMate 4799 позволяет сканировать двухсторонние документы со скоростью 200 страниц в минуту.

dm4790_2.jpg

Xerox DocuMate 4790

Обе модели скоростных сканеров Xerox обладают всеми функциональными возможностями и снабжены программным обеспечением, которое было рассмотрено выше, в других моделях сканеров. То есть устройства Xerox DocuMate 4790/4799 способны автоматически обрабатывать изображения и устранять дефекты, получая сканы высокого качества, а также отправлять оцифрованные документы в нужные папки или конкретным адресатам. При этом у них довольно простое и удобное управление.

Кроме того, аппараты имеют дополнительные функции, необходимые высокоскоростным сканерам. Например, устройство автоматически определяет скрепленные степлером документы, останавливая процесс сканирования, а также имеет функцию распознавания подачи двух листов. При застревании бумаги ролик подачи отделяется от листа, тем самым предотвращает замятие документа. Для неизменного качества сканирования и уменьшения времени на обслуживание сканер оборудован системой очистки стекла от пыли.

Обычно в высоскоростных устройствах ввиду огромного количества сканируемых документов ролики подачи изнашиваются быстрее, чем в других аппаратах. Конструкция сканеров Xerox DocuMate 4790/4799 сделана таким образом, что обычный пользователь имеет доступ ко всему тракту прохождения бумаги. Поэтому замена роликов, а также профилактическая чистка может производиться самостоятельно, без вызова специалистов, что значительно сокращает время простоя оборудования.

Кстати необходимо отметить, что сканеры Xerox DocuMate 4790/4799 являются устройствами формата А3. Поэтому они позволяют с высокой скоростью сканировать всевозможные документы, размером от 48х70 мм и до размеров А3. То есть устройства, качественно оцифровывают любые нестандартные документы, в том числе и удлиненного формата.

Еще одной полезной функцией этих моделей сканеров является специальное устройство надпечатки – импринтер. С его помощью, как до сканирования так и после, можно добавить на документ различные элементы или фирменные знаки банка. Эта функция значительно упрощает документооборот и облегчает сортировку данных.

Решение для банков

В целом линейка сканеров Xerox является не просто необходимым офисным оборудованием, а решает сразу несколько вопросов, которые являются наиболее критичными в банковской сфере. Это сокращение времени обслуживания клиентов, за счет чего у посетителей значительно снижается томительное время ожидания, а операторам банка комфортнее и удобнее работать.

Уменьшается количество ошибок ввода, которые могут создать проблемы при оформлении документов. Благодаря интеллектуальным встроенным функциям сканера некоторые сканы и копии получаются даже четче и разборчивее оригинала.

Снижаются требования к квалификации банковского персонала, и сокращается время на обучение пользованием устройством. Все необходимые настройки и сценарии сканирования могут производиться администратором или техперсоналом. Сотруднику-оператору достаточно знать несколько простых операций, в результате которых автоматически будет осуществлен полный цикл обработки документа – от корректировки качества изображения, до отправки нужному адресату, архивирования и распечатки копии.

Сегодня сервис является определяющим фактором как в сфере производства так и в сфере услуг, поэтому использование сканеров Xerox для оцифровки документов повышает качество и стабильность сервисных услуг банков и страховых компаний.

Олег Буров

Вернуться на главную страницу обзора