Спецпроекты

Какому отделу нужнее СЭД? В России все иначе

Документооборот Интертраст
Финансовые и коммерческие отделы, согласно данным исследования, – лидеры по востребованности "безбумажного офиса" на предприятиях США. Однако представители отечественного рынка не согласны с таким утверждением и по просьбе CNews провели параллели с сегодняшним положением вещей в России.

По данным исследования IntelliChief, ведущего провайдера решений в области безбумажного документооборота для IBM i, финансовые и коммерческие отделы входят в список лидеров по востребованности и по внедрениям "безбумажного офиса" по причине преобладания большого объема бумажных документов (счетов и т.п.). Следующими по востребованности таких решений в компаниях являются отделы кадров и ИТ-департаменты. Российские игроки рынка СЭД с удивлением восприняли результаты исследования IntelliChief и по просьбе CNews провели параллели с сегодняшним положением вещей в России.

Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM в компании Terralink, соглашается с тем, что задачи автоматизация обработки счетов поставщиков и исходящих счетов - это наиболее востребованные области автоматизации управления документами в крупной географически распределенной компании, так как это именно те области, автоматизация которых приносит наибольший экономический эффект и характеризуется минимальными сроками окупаемости. "В России долгое время складывалась прямо противоположная ситуация. В качестве первоочередной задачи рассматривалась только задача управления организационно-распорядительными документами. Под словом "документооборот" понималась только задача контроля исполнения распоряжений руководства и учета корреспонденции, что было связано с административным характером управления обществом, объясняет он. - В настоящее время ситуация в России меняется, все больше компаний начинают автоматизацию управления контентом именно с автоматизации управления финансовыми, производственными, техническими документами, то есть, начинают с управления документами, которые непосредственно связаны с основным бизнесом компании". Эксперт также указывает, что указанный состав задач и порядок их внедрения весьма характерен для новой продуктовой линейки SAP, относящейся к области ECM.

Алексей Рождественский, консультант отдела консалтинга компании "ДоксВижн", считает, что данный в опросе ответ вполне предсказуем для западного рынка, но при этом он неадекватен для отечественной индустрии, так как задачи систем управления документами (СЭД) существенно отличаются, приводя в качестве объяснения схожую с высказываниями Бейдера систему аргументации. "СЭД пока еще наиболее востребована в службах, организующих процессы ДОУ в компаниях и архивных службах, и, только во вторую очередь (после внедрения задач, связанных с ДОУ и КИД (контролем исполнительской дисциплины), речь заходит об автоматизации других процессов обработки документов, в частности процессов финансового контура", - говорит он.

Г-н Рождественский предлагает разделить задачу делопроизводства (ДОУ) и задачу автоматизации других процессов, включающих контур работы с документами. По его словам, задача ДОУ покрывает, как правило, всю компанию (все сотрудники участвуют в контурах КИД), автоматизация данного процесса обычно начинается в специализированных службах (например, в канцелярии), но постепенно захватывает все больше и больше участников; специализированные же процессы зачастую могут быть успешно внедрены лишь в определенных подразделениях. К тому же, отмечает эксперт, существуют компании, в которых доля ДОУ очень несущественна (например, компании с западной традицией управления), поэтому существуют различные подходы к внедрению комплексной СЭД в организации, но, в любом случае, он рекомендует поэтапное внедрение СЭД, которое позволит, во-первых, лучше контролировать процесс внедрения, во-вторых, даст возможность постепенно вовлекать сотрудников различных отделов организации к работе в СЭД.

Павел Житнюк, эксперт-аналитик "Корус Консалтинг", соглашается с мнениями коллег на рынке, отмечая, что сегодняшняя тенденция развития СЭД такова, что в обозримом будущем задачи финансового и бухгалтерского документооборота будут решаться внешними провайдерами таких сервисов. Это касается обеспечения глобального обмена документами, потокового сканирования и хранения документов, предоставления отчетности и этот рынок, по его словам, очень активно развивается.

Елена Иванова, руководитель отдела маркетинга компании ЭОС, удивлена схожестью результатов опроса заказчиков из США и России, но не видит в тренде автоматизации работы финотдела и бухгалтерии ничего особенного. "Традиционно наибольшее количество документов и бумаг сосредоточено именно в финансовой сфере. В России однако же есть еще одна сфера, которая требует автоматизации и коммерческие компании зачастую как раз и начинают внедрение ECM-систем именно с нее - это работа с договорами, согласование договоров и все что с этим связано", - говорит она, выражая недоумение тому, что в опросе не фигурировала тема собственно хранения большого количества накопившихся электронных документов, который стал явным трендом в России.

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик Directum, отмечает, что между тем, что называется "безбумажный офис" и тем, что автоматизируется СЭД, существует разница и в исследовании речь идет о первичных бухгалтерских документах и в случае перевода их полностью в электронный вид, задача по хранению электронных документов уже ляжет на плечи ИТ-службы. "Экономию на бумаге, картриджах и почтовой пересылке очень просто посчитать, гораздо проще, чем стоимость хранения электронных документов и возросшие риски. Большинство неспециалистов всерьез полагают, что стоимость хранения электронных документов равна нулю", - говорит он, не считая российских заказчиков исключением из правила.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, придерживается схожего мнения, полагая, что разделение потоков документооборота в компаниях возможно не только в финансовом отделе, но и в службе поддержки клиентов, управления персоналом, юридическом департаменте, поэтому, наряду с общим документооборотом, в котором они участвуют по единым для всей организации правилам, они могут иметь собственные EDM-решения, ориентированные на поддержку своих изолированных процессов. По его мнению, для России характерно первоначальное обустройство общего документооборота и подключение служб документационного обеспечения с последующим подключением подразделений с наиболее плотными и сложными документопотоками сначала в рамках общего документооборота, а затем собственных процессов.

Наталья Львова, руководитель проекта DOCFLOW, говоря о СЭД как о технологиях, способствующих обеспечению более высокого уровня контроля информации, то и в России, в первую очередь, в таких системах нуждаются финансовый и юридический отделы компаний, потому что эффективность работы отдела до и после внедрения таких систем можно посчитать. По данным исследований, проводимых в России проектом DOCFLOW, можно отметить, что автоматизация финансовой и юридической деятельности компаний чаще реализована лучше других проектов по электронному документообороту и самый высокий уровень контроля обеспечен для бизнес-значимых, "официальных" документов (Records Management), однако если говорить о других технологиях управления корпоративным контентом, то вовлеченность других подразделений в компаниях также очень высока. "На сегодняшний день российские специалисты выделяют среди проблем в управлении данными, которые чаще всего встречаются в организации – сложности с поиском информации и документов и неопределенность бизнес-процессов, а основным фактором развития бизнеса, который влияет на выбор технологий управления документооборотом – создание эффективной для управления инфраструктуры", - заключает она.

В целом опрос CNews показал, что компании-игроки российского рынка проводят параллели развития отрасли с США, но при этом отмечают неразвитость классического в мировом масштабе понимания задач СЭД.



Взгляд месяца

Государство должно получать данные напрямую из информсистем компаний

Савва Шипов

Замминистра Минэкономразвития

Стратегия месяца

Качеством медпомощи по системе ОМС занялся искусственный интеллект

Елена Сучкова

заместитель Председателя ФОМС